Das Potenzial ist längst nicht ausgeschöpft
Intelligent umgesetzte Digitalisierung und Automatisierung ermöglichen es Unternehmen, Ressourcen effizienter einzusetzen und Mitarbeiter zu entlasten. Dabei ist Robotic Process Automation (RPA) ein wichtiger Baustein, um Arbeitsprozesse zu beschleunigen und die Ergebnisqualität zu erhöhen. Die dafür nötigen Software-Roboter, auch Bots genannt, übernehmen immer häufiger zeitaufwändige, repetitive und regelbasierte Aufgaben. Ein Kernergebnis der PwC-Studie „Robotic Process Automation 2020 in der DACH-Region – Analyse mit Blick auf Finance und Accounting“ lautet aber auch: Das Potenzial, das die RPA-Technologie bietet, ist noch längst nicht ausgeschöpft.
Wie steht es um den Einsatz von Bots in Unternehmen? Wie verbreitet ist die Technologie genau und bei welchen konkreten Aufgaben sind die digitalen Helfer besonders häufig im Einsatz? Diese und mehr Fragen haben wir 141 Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz gestellt. Sie sind im verarbeitenden Gewerbe, dem Handel und dem Dienstleistungssektor aktiv. Der Großteil von ihnen erwirtschaftete 2019 einen Umsatz von 100 bis 500 Millionen Euro (61 Unternehmen) beziehungsweise mehr als 500 Millionen Euro (54 Unternehmen).
Die Studie im Überblick
RPA-Einsatz in Unternehmen
Die Einschätzungen der Entscheider umfassen die folgenden Schwerpunkte:
- Status quo der Automatisierung
- Gründe für den RPA-Einsatz und erste Erfahrungen
- Robotic Process Automation im Accounting
1. Status quo der Automatisierung
Informationsbedarf und Sorgen vor aufwendiger Implementierung
Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen (54 Prozent) aus allen drei Ländern setzen Bots ein – über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg. Der Anteil der RPA-Anwender ist in der Schweiz (63 Prozent), in Österreich (57 Prozent) sowie bei mittelgroßen Unternehmen (57 Prozent) etwas höher als im Durchschnitt.
Die Studie zeigt jedoch auch: Die Unternehmen, die bislang auf den RPA-Einsatz verzichten, haben sich noch nicht mit der Technologie beschäftigt – dies nannten 57 Prozent von ihnen als Grund für ihren Verzicht. Insbesondere mittelgroße Unternehmen geben dies als Begründung an (81 Prozent). Während rund ein Drittel (34 Prozent) bald ebenfalls Software-Roboter einsetzen möchte, zögern die übrigen zwei Drittel noch – vor allem, weil sie mit einem für sie zu hohen Implementierungsaufwand rechnen (44 Prozent).
Das sagt PwC dazu
Aus unserer Projektarbeit wissen wir, dass viele Unternehmen sich noch zu wenig mit der Technologie befassen. Deswegen überschätzen sie den Implementierungsaufwand, die Komplexität und die Kosten in aller Regel. So bleibt viel Potenzial zur Effizienzsteigerung und zur Kostenersparnis ungenutzt.
Am häufigsten unterstützen Bots im Controlling
Robotic Process Automation kommt insbesondere im Controlling (63 Prozent), im Berichtswesen (61 Prozent), in der Qualitätssicherung (41 Prozent) sowie bei der Datenvalidierung, zum Beispiel zum Abgleich von Haupt- und Nebenbuch (41 Prozent), zum Einsatz.
Das sagt PwC dazu
Der Anteil der Bots in der Qualitätssicherung und der Datenvalidierung ist immer noch vergleichsweise gering. Das ist bedauerlich, schließlich gibt es auch hier viele einfach strukturierte, wiederkehrende Prozesse – beste Voraussetzungen, um gezielt Automatisierungspotenzial zu heben.
2. Gründe für den RPA-Einsatz und erste Erfahrungen
Effizienz- und Zeitgewinne haben oberste Priorität
Befragt nach den Gründen für den RPA-Einsatz nannten die Befragten am häufigsten Effizienzgewinne (87 Prozent), Zeitersparnis (83 Prozent) und Qualitätserhöhung (66 Prozent). Und unsere Studie zeigt auch, dass diese strategischen Ziele meist erreicht werden: So gaben 84 Prozent der Studienteilnehmer an, dass sie dank der Technologie viel Zeit sparen.
Das sagt PwC dazu
Die Ziele, die Unternehmen mit RPA verbinden, sind realistisch. Denn oft brauchen Bots lediglich wenige Minuten für Aufgaben, für die menschliche Mitarbeiter mehrere Tage benötigen – und sie reduzieren die Fehlerquote drastisch, weil typisch menschliche Fehler wie Zahlendreher bei Dateneingaben nicht passieren. In vielen unserer Projekte werden die anfänglichen Erwartungen sogar übertroffen.
Bots entlasten die Mitarbeiter und ersetzen sie nur selten
Eine häufig geäußerte Sorge lautet, dass RPA Mitarbeiter ersetzen könnte. Dies bestätigt unsere Studie nicht: Rund sieben von zehn Unternehmen (72 Prozent) verzichten explizit nicht auf Angestellte. Direktes Reduktionspotenzial sehen lediglich 18 Prozent der Befragten. Und von diesen wiederum erwägt die große Mehrheit, höchsten zwei Vollzeitstellen zugunsten der Software-Roboter abzubauen.
Das sagt PwC dazu
Unsere Studie belegt, dass die im Zusammenhang mit der Automatisierung häufig geäußerte Sorge des Stellenabbaus zugunsten von Bots in aller Regel unbegründet ist. Beim RPA-Einsatz steht im Vordergrund, Effïzienzpotenziale zu nutzen und vor allem, Mitarbeiter zu entlasten. Denn diese stehen aufgrund von zunehmenden Regelungen, neuen Steuergesetzen und wegen des Fachkräftemangels unter hohem Druck. Gleichzeitig steigen die Qualitätsanforderungen. Bei diesem Spagat können Bots eine sehr wirkungsvolle Unterstützung sein.
3. Robotic Process Automation im Accounting
Bots übernehmen Buchungen und Berichterstellung
Das interne und externe Rechnungswesen (Accounting) gehört zu den Bereichen, in denen Unternehmen RPA besonders häufig einsetzen. Vor allem bei Buchungen (75 Prozent) und Berichterstellungen (70 Prozent) hilft die Technologie bereits häufig. Und mehr als 72 Prozent der RPA-Anwender setzen die Bots in der Kreditorenbuchhaltung ein. Auch bei der Debitorenbuchhaltung spielt RPA eine Rolle, mit 51 Prozent der Nennungen aber deutlich seltener.
Das sagt PwC dazu
Den RPA-Einsatz in der Kreditorenbuchhaltung sehen wir in der Praxis häufig. Viele Aufgaben dort sind belegintensiv und repetitiv. Hilfreich ist hier auch, dass viele der Prozesse in Shared Service Center ausgelagert wurden und deswegen bereits weitgehend harmonisiert sind. Das erleichtert die Automatisierung.
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WP StB CPA Prof. Dr. Rüdiger Loitz
COO Assurance und Leiter Kapitalmarkt- und Rechnungslegungsberatung, PwC Germany
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