HR Assurance Services

Der härter werdende Wettbewerb zwingt Unternehmen dazu, auch in administrativen Bereichen wie dem Personalwesen schneller und besser zu werden. Wollen sie ihre Qualität halten – trotz gleich bleibender oder sinkender Budgets –, sollten sie ihre HR-Strukturen, -Prozesse und -Systeme überdenken. Das darf allerdings nicht auf Kosten der Compliance geschehen – zur Verschärfung des Wettbewerbs kommt ein grundlegender Wandel der gesetzlichen Standards hinzu.

HR Shared Service Center Assurance

Zunehmend entscheiden sich Unternehmen für HR Shared Service Center (HR SSC), um im Wettbewerb bestehen zu können. Die Ziele: Kosten einsparen, die Effizienz steigern. Unternehmen müssen auf diesem Weg allerdings einige Hürden meistern, die auch das Thema Compliance betreffen:

• HR SSC sind meist in Form von rechtlich selbständigen Einheiten organisiert. Um das Aufgabenfeld eines HR SSC abzugrenzen und klar zu definieren, sind Service Level Agreements zu vereinbaren. Sie bilden das Vertragsrahmenwerk, nach dem ein HR SSC agiert.
• HR SSC arbeiten häufig international. Somit ist es notwendig, ein klar strukturiertes und durchdachtes Berechtigungskonzept zu installieren, um die Zugriffe länderübergreifend auf das erforderliche Maß zu begrenzen.
• HR SSC arbeiten mit sehr sensiblen Daten. Daher ist eine hohe Datensicherheit mit Blick auf die zum Teil heterogenen Datenschutzanforderungen in den betreuten Ländern zu gewährleisten.
• HR SSC nutzen häufig ein einheitliches HR-System. Daher sind alle Prozesse der IT darauf abzustimmen, um den Betrieb nach den relevanten gesetzlichen Vorschriften und Verlautbarungen zu gewährleisten.

Hinzu kommt, dass die Aspekte eines internen Kontrollsystems bei der Einrichtung eines SSC häufig in Vergessenheit geraten.

Wenn auch bei Ihnen komplexe Strukturen im HR-Bereich existieren, ein HR SSC aufgebaut wird oder bereits besteht, bietet unser Leistungsspektrum rund um die Prozessanalyse, -optimierung und -prüfung zur Erfüllung der Compliance-Anforderungen unternehmensspezifische Lösungen. Wir helfen Ihnen beim Aufbau eines Compliance-Managements und stellen mit Ihnen zusammen sicher, dass Ihre Organisation effizient, flexibel und schnell agieren beziehungsweise auf neue gesetzliche Anforderungen reagieren kann.

Kritische Erfolgsfaktoren für eine SSC-Einführung:

HR Assurance Services und Compliance

Compliance-Check der HR-Prozesse und -Kontrollen

Die Prozesse innerhalb der Personalabteilung haben Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen und unterliegen aus diesem Grund vielen Beschränkungen. PwC hilft Unternehmen, ihre internen Kontrollsysteme so zu gestalten, dass alle geltenden Anforderungen berücksichtigt werden, und die Prozesse so zu steuern und zu standardisieren, dass ein Höchstmaß an Effektivität sichergestellt wird. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die Automatisierung von Prozessen und die Reduzierung manueller Aktivitäten.

Im Fokus steht immer das individuelle Unternehmen. Die beschlossenen Maßnahmen müssen umsetzbar sein, von den Beteiligten getragen werden und nachhaltig zu mehr Qualität und Sicherheit führen. Aus diesem Grund arbeiten die PwC-Spezialisten sehr nah und intensiv mit den Prozessverantwortlichen zusammen. Bei der Umsetzung begleitet PwC sowohl die Prozessdokumentation als auch die Kommunikation und den Aufbau von Controlling-Werkzeugen. Darüber hinaus unterstützen die Teams Unternehmen dabei, die Prozesse und Regelwerke in der Organisation zu verankern, um Nachhaltigkeit zu erzielen.

Compliance-Check der HR-Systeme

PwC prüft das HR-System der Mandanten im Hinblick auf die notwendigen Einstellungen und Verfahren nach dem PwC-Best-Practices-Ansatz zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen, produktiven und nachhaltig verfügbaren HR-Instanz. Alle IT-Prozesse müssen so aufeinander abgestimmt sein, dass die Personalabteilung nach den gängigen Gesetzen, Normen, betriebsinternen Regeln und Qualitätsstandards arbeiten kann.

Ist ein größerer Releasewechsel oder eine Systemumstellung geplant? Oder möchte der Mandant eine vollständig neue HR-Systemlandschaft aufbauen? Dann müssen die Personaldatenbestände richtig überführt werden. Ebenso sind diverse Testverfahren durchzuführen, um die Funktionsfähigkeit der Prozesse und die Abrechnungsergebnisse zu überprüfen. Verlaufen die Tests erfolgreich? Sind die einzelnen Schritte im Cut-over gut geplant? Erfolgt die Migration richtig und vollständig?

Die PwC-Experten begleiten diese Arbeitsschritte. Der Erfolg oder Misserfolg einer Systemänderung ist vor allem abhängig von den Konzepten, der Planung, den Testphasen und der technisch und fachlich richtigen Durchführung. Die PwC-Experten haben in diesem Bereich langjährige Erfahrung und unterstützen Mandanten beim HR-Projekt – von der Planungsphase bis zur erfolgreichen Umsetzung.

Compliance-Check der HR-Security

Viele Unternehmen nutzen ihre Systeme über Ländergrenzen oder Unternehmensteile hinweg. Gerade im Umgang mit personenbezogenen Daten ist dabei jedoch eine erhöhte Sensibilität in puncto Datenschutz geboten. Neben der Sicherung des physischen Zugriffschutzes auf HR-Daten besteht aus Sicht der Gesetzgeber auch die Gefahr einer nicht sachgemäßen und missbräuchlichen Nutzung von systemgespeicherten HR-Daten.

Die Benutzer- und Berechtigungsverwaltung im SAP Modul HCM ist sehr komplex. Entsprechend anspruchsvoll gestalten sich das Datenmodell und die vorhandenen Steuerungs-/Customizing- und Rollenfunktionalitäten. Daher ist es notwendig, ein klar strukturiertes, durchdachtes und revisionssicheres Berechtigungskonzept zu installieren, um die Zugriffe auf das erforderliche Maß zu begrenzen. PwC überprüft das Berechtigungskonzept der Mandanten auf Schwachstellen oder erstellt mit ihnen zusammen ein Benutzer- und Berechtigungskonzept, das auf das Unternehmen zugeschnitten und revisionssicher ist. Die Experten für SAP HR-Berechtigungskonzepte unterstützen Mandanten dabei, deren Personalverwaltung unter Effizienz-, Compliance- und Datenschutz-Aspekten zu optimieren.

Elektronische Personalakte

Personaldaten sind sensible Informationen, die jederzeit aktuell verfügbar sein müssen. Eine papierbasierte Personalakte erfüllt diese Voraussetzung nur bedingt. So werden in dezentralen Organisationen papierbasierte Personalakten häufig zur Bearbeitung von einem Sachbearbeiter zum anderen transportiert. Jeder Vorgang – vom Lebenslauf über den Anstellungsvertrag bis zum Zeugnis – lässt die Papierflut in der Personalakte anschwellen. Die Kapazitäten von Aktenarchiven sind jedoch begrenzt. Im modernen Umfeld des Human Resource Managements bestimmen daher elektronische Dokumente die Prozesse. Die digitale Personalakte ist mehr als nur eine Dokumentensammlung: Sie stellt eine Alternative zur zeit- und platzaufwendigen Papier-Personalakte dar.

Die Vorteile einer elektronischen Personalakte: Transport- und Lagerkosten können gespart und Recherchezeiten optimiert werden. Mit der Anbindung der E-Personalakte an ein führendes Personalwirtschaftssystem sind alle Mitarbeiterinformationen in der Personalverwaltung jederzeit digital abrufbar.

PwC-Experten unterstützen Unternehmen bei der Einführung einer E-Personalakte, bei der Zieldefinition, der darauf basierenden Entwicklung eines effizienten und rechtskonformen Soll-Konzeptes, bei der Auswahl der erforderlichen Software sowie bei deren Einführung und Integration in das bestehende Personalprozessmanagement.

Das PwC-Leistungsangebot umfasst:

• Unterstützung beim Aufbau des HR-Compliance-Managements
• Durchführung von Aufgaben der Innenrevision
• Erstellung von Bescheinigungen nach ISAE 3402 Type I/II oder nach IDW PS 951 Typ A/B
• Identifizierung von Ansatzpunkten zur Entwicklung optimierter Prozessstrukturen
• Unterstützung bei der Einführung elektronischer Personalakten
• Überprüfung von HR-Prozessen zur Erfüllung der Anforderungen nach BilMoG, KonTraG, AktG §91 (2) oder nach dem Sarbanes-Oxley Act Section 404
• Bewertung der Kontrollen für die Bereiche Personalmaßnahmen, Stammdatenpflege, Zeitwirtschaft, Abrechnung, Auszahlung und Accounting Überprüfung von IT-Prozessen zur Sicherstellung einer korrekten und termingerechten Abrechnung
• Unterstützung bei der Erfüllung von Ordnungsmäßigkeitsanforderungen im Rahmen von Systemänderungen und Migrationen
• Bewertung des Customizing anhand der Kriterien Unternehmensstruktur, Steuerungsdaten, Lohnarten und Tarife, Tabellenprotokollierung, IT-Programmpflege und SAP Change Management
• Überprüfung aller Konzepte und systemseitigen Einstellungen zum Schutz sensibler HR-Daten
• Erstellung und Einrichtung von Benutzer- und Berechtigungskonzepten
• Überprüfung von kritischen Berechtigungskombinationen
• Bewertung der SAP-Berechtigungen für die Anwendungsfälle Basis, Organisationsmanagement, Personaladministration, Zeitwirtschaft, Abrechnung, Sondersachverhalte und Portal-/Self-Services.