Workation, Remote Work & Co.: Unser Beratungsansatz

Ihre Expertin für Fragen

Dr. Jana-Denise Weber
Partnerin bei PwC Deutschland
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Mit grenzüberschreitender Remote-Work-Flexibilität Mitarbeitende gewinnen und binden

Wir stehen Unternehmen in ihrer Rolle als Arbeitgeber dafür ganzheitlich zur Seite: Mit globaler rechtlicher Expertise und technischer Lösungskompetenz unterstützen wir Sie, New-Work-Flexibilität in Ihrem Unternehmen zu schaffen, ohne zusätzliche rechtliche Risiken einzugehen. Damit „Workation“ und „Homeoffice im Ausland“ auch in Ihrer Organisation Realität werden.

Wir haben die richtige Lösung für die Megatrends Workation und Homeoffice im Ausland

Der Arbeitsort spielt in der Arbeitswelt von heute häufig eine nachgeordnete Rolle, weil dank der Digitalisierung in vielen Berufen ein Laptop mit Internetzugang als Arbeitsmittel genügt. Work-Life-Blending, wörtlich die Vermischung von Arbeit und Leben im Sinne von Freizeit, und Remote Work, also das ortsunabhängige Arbeiten, werden immer mehr zur Normalität. 

Diese Entwicklung hat die Corona-Pandemie noch einmal verstärkt – viele Unternehmen haben ihre Unternehmenskulturen angepasst. Die anfänglichen Bedenken der Unternehmen eines Verlusts an Kontrolle, Effizienz und Produktivität haben sich überwiegend als unbegründet. Dieser Wunsch nach Flexibilität macht mittlerweile auch vor Landesgrenzen nicht halt: In der PwC-Studie „Workation zwischen Wunsch und Wirklichkeit" gaben fast zwei Drittel von 1.000 befragten Beschäftigten an, dass Workation im Ausland grundsätzlich für sie infrage kommt. Und bereits vier von zehn Arbeitnehmer:innen haben bereits Erfahrungen mit Workation gemacht. 

Noch wichtiger für Arbeitgeber ist die Relevanz eines solchen Angebots: Für acht von zehn Beschäftigten unter 40 Jahren ist mobiles Arbeiten im Ausland bei der Jobwahl ein wichtiges Kriterium – und insofern ein essentieller Benefit, über den jede HR-Abteilung nachdenken sollte.

Arbeitgeber benötigen rechtliche und steuerliche Sicherheit für Workation und Homeoffice aus dem Ausland

Was bedeutet Workation und Homeoffice im Ausland für Arbeitgeber? Neben dem Trendbegriff Workation ist vor allem der Begriff „Homeoffice im Ausland“ irreführend, findet das Homeoffice doch von zuhause aus statt. Im steuerlichen und rechtlichen Sinne handelt es sich bei solchen Angeboten für Arbeitnehmer:innen um das temporäre mobile Arbeiten aus dem Ausland. Relevant für die Besteuerung ist neben der Grenzüberschreitung vor allem die zeitliche Begrenzung.

Doch während Unternehmen diese Entwicklung einerseits vorantreiben, um sich auf der Suche nach neuen Talenten und zur Stärkung der Bindung ihrer bestehenden Mitarbeitenden als attraktive Arbeitgeber zu positionieren, sehen sich andererseits die Steuer- und Rechtsabteilungen mit erheblichen Risiken konfrontiert. Im schlimmsten Fall drohen Doppelbesteuerung und Strafen, wenn Mitarbeitende ohne Einzelfallprüfung aus dem Ausland tätig werden. Für die Unternehmen entstehen in jedem Fall zusätzliche Aufwände in der steuerlichen wie auch rechtlichen Prüfung.

Potenzielle steuer- und arbeitsrechtliche Risiken durch Workation und Homeoffice im Ausland

Unternehmenssteuern

• Begründung einer Betriebsstätte mit ertrags- und umsatzsteuerlichen Konsequenzen
• Potenziell höhere Steuerbelastung durch Besteuerung anteiliger Betriebsstättengewinne im Ausland
• Hoher Aufwand durch steuerliche Registrierung und Steuererklärungspflichten

Arbeitgeberpflichten

• Registrierung im Ausland für lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Zwecke
• Lohnsteuereinbehaltungspflicht im Ausland als ausländischer Arbeitgeber oder bei Vorliegen einer Betriebsstätte
• Antragsgebundene Freistellung des Arbeitslohns in Deutschland

Aufenthalts-/Arbeitsrecht

• Bestimmungen des Aufenthalts- und Arbeitsrechtes
• Tätigkeiten außerhalb der EU bzw. von Nicht-EU Bürgern sind stärker risikobehaftet
• Beteiligungsrechte des Betriebsrates

Sozialversicherung

• Wechsel in das ausländische Sozialversicherungssystem
• Begründung des Status eines „Multi-State-Worker“
• Höhere Beitragszahlungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Steuerpflicht des Mitarbeitenden

• Begründung einer beschränkten oder unbeschränkten Steuerpflicht im Ausland
• Besteuerungsrecht könnte dem Ausland zugewiesen werden
• Mögliche unterjährige Doppelbesteuerung
• Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung im Ausland

Unser „Remote Work Assistant“ vereinfacht die Prüfung

Echte Flexibilität für Workation und Homeoffice im Ausland geht nur digital

Für eine valide Prüfung von grenzüberschreitender Remote Work bedarf es konkreter Vorabinformationen zu dem funktionalen, aktivitätsbasierten Vorhaben des Mitarbeitenden, dessen bisherigen (berufsbedingten) Aufenthalten im jeweiligen Land und konkreter Informationen zu den Sichtweisen des gewünschten Landes. Eine reine Policy-basierte Umsetzung in den Unternehmen ist meist überaus pauschal, da die andernfalls zwingend erforderlichen einzelfallbezogenen Prüfaufwände nicht leistbar sind. Typischerweise sind die Policies daher auf wenige Länder und eine kurze Aufenthaltsdauer in Verbindung mit festen Ausschlusskriterien beschränkt. Dies jedoch läuft dem Ziel entgegen, eine möglichst große Flexibilität in Sachen Homeoffice und Remote Work für die Mitarbeitenden zu ermöglichen. 

Die Lösung: Mit dem „Remote Work Assistant“ hat PwC ein Tool geschaffen, das eine einzelfallbasierte, landesspezifische Prüfung in bis zu 40 Ländern nach Betriebsstätten, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Arbeitsrecht und Migrationsrecht unter einer einfach nutzbaren Oberfläche vereint. Dies erlaubt größtmögliche Flexibilität für Ihre Mitarbeitenden, ohne dass Ihr Unternehmen zusätzliche Risiken eingeht. Ca. 80% aller Anfragen werden vollautomatisiert entschieden, so dass manuelle Prüfungsaufwände minimiert werden. Weitere Länder außerhalb der bestehenden Länderliste sind auf Wunsch ebenso möglich.