Qualitätssicherung der Finanztransformation im ERP

Vertrauen durch eine projektbegleitende Prüfung

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Peter Kopizenski, Partner bei PwC Deutschland

Peter Kopizenski
Partner bei PwC Deutschland
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Erwartungen und Herausforderungen einer SAP S/4HANA Umstellung

SAP S/4HANA ist mehr als ein IT-Projekt. Viele unserer Kunden nutzen den technologischen Sprung auf die neueste SAP-Generation vor allem dazu betriebswirtschaftliche Vorteile zu erzielen und sich historisch gewachsener Datenstrukturen und Prozesse zu entledigen. Hierbei ist oftmals die Finanzfunktion ein Treiber des SAP S/4HANA Implementierungsprojekts.

Neben einer Vielzahl an potenziellen neuen Funktionen und Benutzererlebnissen müssen Unternehmen sich im Projektverlauf auch weiteren Themen stellen:

  • Überleitung bestehender Prozesse in den SAP Standard
  • Definition neuer Prozesse auf der grünen Wiese
  • Konvertierung von Individual-Code
  • Einführung und/oder Wegfall von Funktionalitäten (Simplifikation Items)
  • Neue Datenstrukturen und Datenqualität

Dabei ist das Zusammenspiel zwischen Fachabteilung, IT und dem Management enorm wichtig. In sämtlichen Projektphasen warten technische sowie legal-rechtliche Risiken, die ihre zukünftigen Prozesse erschweren, das Projekt verlängern oder zu höheren Kosten führen können.

„Damit Sie zu hohe Kosten vermeiden und um Vertrauen in die Umsetzung zu haben, bieten wir eine projektbegleitende Prüfung nach ,ISAE3000 revised‘, einem international anerkannten Standard für rechnungslegungsrelevante Aspekte. Sie erhalten eine unabhängige Qualitätssicherung aller Projektphasen und haben stets einen kritischen Freund an Ihrer Seite, der Sie auf legal-rechtliche Anforderungen hinweist.“

Peter Kopizenski,Partner bei PwC Deutschland

Kontinuierliche Bewertung der Projektergebnisse

In unserer empfohlenen Rolle als „kritischer Freund“ hinterfragen wir das funktionale Lösungsdesign und die Durchführbarkeit der Implementierung um die Erwartungen im Hinblick auf S/4HANA realistisch zu beurteilen. Wir haben in vielen Projektkonstellationen mit Systemintegratoren zusammengearbeitet und machen transparent, falls Entscheidungen oder Umsetzungen vom Projektauftrag abweichen.

Infografik: Qualitätssicherung der Finanztransformation im ERP - PwC

Prüfung Projektmanagement

Qualitätssicherung beginnt bei Projektinitialisierung

Im Rahmen der Prüfung des Projektmanagements betrachten wir verschiedene Aspekte wie bspw. Projektplanung & -Organisation, Risikomanagement und Reporting. Die ordnungsmäßige Umsetzung dieser Aufgaben ist Voraussetzung für den weiteren Projekterfolg bei der Transformation auf das S/4HANA-System.

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Prüfung fachliche Konzepte

Fachkonzeptionelle Schwächen früh identifizieren

Im Rahmen des Reviews der Fachkonzeption prüfen wir, ob die fachlichen Vorgaben geeignet sind, die im Projektauftrag formulierten Ziele umzusetzen. Das Lösungsdesign wird dabei auf Konsistenz und Einhaltung regulatorischer Vorgaben gewürdigt.

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Prüfung IT-Konzepte & Einstellungen

Sicherstellen qualitativ geeigneter IT-Konzepte

Wir betrachten die Ebene der technischen Konzeption und stellen so die Durchgängigkeit der Vorgaben vom Projektauftrag bis zur Umsetzung sicher.

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Prüfung der Umsetzung

Sachgerechte Umsetzung technischer und regulatorischer Vorgaben

Im Rahmen der Umsetzungsphase fokussieren wir uns auf die ordnungsgemäßen Systemeinstellungen, der Anbindung von Schnittstellen sowie Funktionstrennungskonflikten in den Berechtigungen.

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Prüfung der Testdurchführung

Erfolgreiche Umsetzung der Geschäftsprozesse und Funktionen

Im Rahmen der Prüfung der Testphase beurteilen wir, ob die Testverfahren geeignet sind, die Geschäftsprozesse ordnungsgemäß zu testen und die definierten Testfälle alle fachlichen Funktionen abdeckt und Fehler entsprechend dokumentiert und behoben werden.

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Prüfung der Test- & Datenmigration

Effektive Tests der Daten prüfen

Im Rahmen der Prüfung der Datenmigration beurteilen wir, sowohl in der Testphase als auch für die Produktivmigration, ob die Datenüberleitung korrekt definiert und angewendet wurde, um die Daten vollständig und richtig zu migrieren.

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Echtbetrieb & Stabilisierung

Risiken im Übergang auf S/4HANA minimieren

Im Rahmen der Produktivsetzungsphase beurteilen wir, ob die Voraussetzungen (bspw. Cut-Over Planung, Bewertung offener Risiken) für eine Produktivsetzung vorliegen und die notwendigen Maßnahmen für die Umsetzung der Hypercare Aktivitäten getroffen wurden.

Unsere Tool-Lösungen unterstützen die Prüfung in den folgenden Bereichen

Stammdatenanalyse

Master Data Managing Exceptions – MADAME

MADAME ist eine Lösung für das effektive Management von Stammdaten. Die Software umfasst Module für ein Dateninventur sowie zur Analyse der Stammdatenqualität wesentlicher Objekte. Ein interaktives Dashboard ermöglicht die Visualisierung der Stammdatenqualität und möglicher Auffälligkeiten.

Systemeinstellungen

CUSTOMIZING CHECK

Der PwC Customizing Check validiert, ob es Abweichungen zwischen Customizing-Spezifikation und der technischen Umsetzung gab. Diese können so frühzeitig behoben werden und ermöglichen eine vereinfachte Testphase und einen fehlerfreien Betrieb.

Berechtigungen

ACE-S

ACE-S ist eine Abkürzung für „Auditing and Consulting Engine for SAP“. SAP enthält viele Kontrollen, die in das System eingebettet sind. ACE-S extrahiert Konfigurationskontrollen, Rollen und Berechtigungen aus SAP und analysiert sie, um festzustellen, ob diese angemessen konzipiert und in SAP implementiert wurden.

Datenmigration

Data Validation Solution – DVS

Die Data Validation Solution (DVS) ist eine vielseitige und rundum intelligent durchdachte Lösung zur Datenvalidierung. Im Rahmen von Migrationsprojekten entfällt damit die bisher übliche manuelle und fehleranfällige Validierung von Daten. Stattdessen wird es mit der DVS möglich, Daten vollständig automatisiert und nahezu in Echtzeit zu validieren. Für Sie und Ihr Unternehmen ergeben sich damit enorme Vorteile in zeitlicher, qualitativer, rechtlicher, personeller und finanzieller Hinsicht.


Top 5 Projektrisiken

  • Unzureichende (angewandte) Implementierungsmethodik
  • Qualitätssicherungsprozess ist nicht hinreichend eingerichtet
  • Unklare Abhängigkeiten im Projekt und zu Parallelprojekten
  • Unzureichende Transparenz innerhalb des Scope-Change Prozesses
  • Verantwortlichkeiten für die zentralen Projektelemente sind unzureichend zugeordnet

Top 5 Fehler

  • Funktionale Spezifikationen werden nicht wie definiert implementiert
  • Die Kontenzuordnung / Kontierung ist nicht ausreichend definiert und gecustomized
  • Unvollständige Konzepte, bspw. mit fehlenden Organisationseinheiten
  • Die Datenselektionskriterien und –zuordnung sind nicht hinreichend implementiert
  • Fehlerhafte bzw. intransparente Definitionen im Testkonzept und –management führen zu Fehlern innerhalb der Tests

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Ihr Nutzen je Projektphase bei einer projektbegleitenden Prüfung

  • Einschätzung der Angemessenheit des organisatorischen Projektaufbaus mit der Möglichkeit Verbesserungen frühzeitig vorzunehmen
  • Hinweise auf planerische Unzulänglichkeiten in der Methodik und Vorgehen mit der Option diese anzupassen
  • Identifikation, Aufzeichnung, Kommunikation zur Verminderung von Risiken, die zu einem verbesserten Risikomanagement und letztendlich zu einer erhöhten Projekterfolgsquote führen
  • Hinweise auf konzeptionelle Lücken oder Inkonsistenzen innerhalb der Fachkonzeption
  • Feedback zur Identifikation der Anforderungen und des Änderungsbedarfs mit der Möglichkeit etwaige Defizite zeitnah zu erkennen und zu beheben
  • Hinweise auf Verstöße gegen die Ordnungsmäßigkeit bereits auf Ebene der konzeptionellen Vorgaben mit der Möglichkeit der Korrektur vor Umsetzung der Implementierung
  • Hinweise auf unvollständige Identifikation von anzupassenden oder zu erstellenden IT-Konzepten (z. B. RICEFWs) und damit Vermeiden von Verzögerungen im Projekt durch späte Nacharbeiten
  • Einschätzung der Qualität der Aktivitäten zur technischen Konzeption mit der Option Fehlentwicklungen auf dem Projekt zu korrigieren
  • Hinweise auf eine abweichende Umsetzung der Systemeinstellungen auf Basis der fachlichen und technischen Konzeption
  • Beurteilung des Endes zu Ende Datenflusses auf Vollständigkeit und Richtigkeit unter Berücksichtigung von Schnittstellen
  • Hinweise auf Funktionstrennungskonflikte innerhalb von Benutzern und Rollen
  • Zeitnahes Feedback zu den Vorgaben hinsichtlich Aufbau und Ablauf von Tests sowie der Handhabung von Defects, dadurch Vermeidung von nicht sachgerechter Anleitung
  • Zeitnahe Aufdeckung fachlich ungenügender Testfälle und unzureichender Testfallabdeckung
  • Hinweise zur nachvollziehbaren und angemessenen Durchführung und Dokumentation der Testverfahren mit dem Nutzen, dass nicht sachgerecht durchgeführte Tests nachgeholt und etwaige Fehler aufgedeckt werden können
  • Hinweise zum Migrationsvorgehen zur Minimierung von Planungs- und Durchführungsrisiken
  • Rückmeldung zu Inkonsistenzen beim Mapping der Quell- und Zieldatenstruktur
  • Beurteilung der vollständigen und richtigen Überleitung der Daten von der Test- bis zur Produktivmigration
  • Zeitnahes Feedback zur Umsetzung des Cut-Over und dadurch Vermeiden von Fehlern, welche Einschränkungen in der Aufzeichnung der Geschäftsprozesse zur Folge haben können
  • Minimierung von Risiken für das operative Geschäft im Go-Live
  • Aufdecken von Schwachstellen in den Hypercare-Aktivitäten hinsichtlich       Behebung später Fehler

Weitere Services im Bereich ERP Transformation mittels S/4HANA

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Peter Kopizenski

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Benjamin Uellendahl

Benjamin Uellendahl

Senior Manager, PwC Germany

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