Was jetzt für Sie wichtig ist – Beschlussempfehlung zum Hinweisgeberschutzgesetz

31 Januar, 2023

Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten sind dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Dabei gilt diese Verpflichtung für Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten unmittelbar; für Unternehmen von 50 bis 249 Beschäftigten gilt eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023. Nachstehend möchten wir Sie über die wesentlichen Aspekte des Gesetzes zum Hinweisgeberschutz informieren und aufzeigen, was nun wichtig ist.*

*UPDATE: Der Bundesrat verweigerte dem Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes am 10. Februar 2023 seine Zustimmung. In der Folge kann das Gesetz nicht wie geplant im zweiten Quartal 2023 in Kraft treten. Der nachfolgende Beitrag basiert auf den Anforderungen des Gesetzesentwurfs, der am 16. Dezember 2022 vom Bundestag beschlossen wurde. Im weiteren Verlauf des Gesetzgebungsverfahrens können sich hierzu Änderungen ergeben, über die wir Sie entsprechend informieren werden.

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Gleichwertige und verpflichtende Meldestellen

Auch wenn das Ziel ist, dass sich hinweisgebende Personen in Zukunft zu erkennen geben, ist im HinSchG vorgesehen, dass interne Meldestellen auch anonyme Meldungen annehmen und bearbeiten müssen (spätestens ab 01. Januar 2025). Dazu müssen Meldewege bereitgestellt werden, die eine anonyme Kontaktaufnahme und eine anonyme Kommunikation für die meldende Person zwischen der meldenden Person und der internen Meldestelle ermöglichen. Dies kann z. B. durch technische Vorrichtungen oder die Einschaltung einer Ombudsperson gewährleistet werden.

Grundsätzlich müssen Unternehmen die interne Meldestelle ihren Beschäftigten gegenüber zur Verfügung stellen. Es steht den Unternehmen jedoch frei, die Stelle auch für Dritte zu öffnen. Eine solche Öffnung ist insbesondere dann angezeigt, wenn Unternehmen aufgrund anderweitiger Regelungen (z. B. aufgrund der Verpflichtung zur Einrichtung einer Beschwerdestelle nach dem LKSG) oder aufgrund einer Selbstverpflichtung (z. B. durch einen Nachhaltigkeits- oder Governance-Kodex) verpflichtet sind, auch Dritten eine entsprechende Möglichkeit zur Meldung zu bieten.

Die Aufgaben einer internen Meldestelle können durch Mitarbeitende des Unternehmens wahrgenommen werden (z. B. Rechtsabteiltung). Dabei ist sicherzustellen, dass die Tätigkeiten unabhängig durchgeführt werden und kein Interessenkonflikt mit etwaigen weiteren Tätigkeiten der Personen besteht. Zudem ist die notwendige Fachkunde sicherzustellen. Unternehmen können auch die Aufgaben an externe Dritte auslagern, wie z. B. Rechtsanwält:innen oder Ombudspersonen.

Zusätzlich werden auch behördliche Meldestellen (sog. „externe Meldestelle“) zur Entgegennahme von Hinweisen geschaffen. Die zentrale externe Meldestelle wird beim Bundesministerium der Justiz eingerichtet. Dazu werden weitere externe Meldestellen bei zuständigen Behörden gechaffen.
Hinweisgebende Personen haben ein Wahlrecht, ob sie sich an die unternehmenseigene, also interne Meldestelle oder an die externe Meldestelle wenden. Dabei sollen die Unternehmen Anreize dafür schaffen, dass sich hinweisgebende Personen vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden. Auch können hinweisgebende Personen unter bestimmten Voraussetzungen Informationen über Verstöße offenlegen. Unter welchen Voraussetzungen dies möglich ist, ist in §§ 32 ff. HinSchG geregelt. Die Offenlegung unrichtiger Informationen ist hierbei verboten.

Auch kann die Einrichtung des Hinweisgebersystems Beteiligungsrechte des Betriebsrats auslösen. Die allgemein geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen, insbesondere die datenschutzrechtlichen Bestimmungen der DSGVO, sind dabei zu beachten.

Aufgaben der internen Meldestelle

Eine hinweisgebende Person muss innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung über den Eingang einer Meldung erhalten. Anschließend müssen gemäß § 18 HinSchG geeignete Folgemaßnahmen ergriffen werden. So kann das Verfahren auch an eine für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit des Unternehmens zum Zwecke weiterer Ermittlungen weitergeleitet werden (§ 18 Nr. 4 HinSchG). Darüber hinaus besagen die Erläuterungen, dass Informationen auch an Arbeitseinheiten des Unternehmens zur Durchführung interner Ermittlungen weitergegeben werden können, unter Wahrung der Vertraulichkeit.

Die interne Meldestelle muss der meldenden Person innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs des Hinweises eine Rückmeldung geben. Die Rückmeldung muss die Mitteilung geplanter und bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe dafür enthalten.

Aufgrund der strengen Vertraulichkeit ist die interne Meldestelle so auszugestalten, dass ausschließlich die beauftragten Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Alle eingehenden Meldungen sind zudem in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren. Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

Verbot von Repressalien und Beweislastumkehr

Der Gesetzesentwurf sieht verschiedene Schutzmaßnahmen für hinweisgebende Personen vor. Zentrales Element ist das Verbot von Repressalien, d. h. von Nachteilen wie Kündigungen, Abmahnungen, Rufschädigung oder Mobbing. Schmerzensgeld für immaterielle Schäden ist nunmehr ebenfalls vorgesehen. Betroffene Unternehmen müssen dafür sorgen, dass die Identität der hinweisgebenden Person gewahrt wird. Dementsprechend müssen Maßnahmen getroffen werden, dass nur ein bestimmter Personenkreis Zugriff auf die eingehenden Meldungen hat. Zusätzlich müssen die Anforderungen der DSGVO eingehalten und umgesetzt werden.

Insgesamt gilt eine Beweislastumkehr zu Lasten der Beschäftigungsgeber. Im Falle einer Kündigung stehen ab sofort die Unternehmen in der Pflicht zu belegen, dass eine Kündigung nicht im Zusammenhang mit gemeldeten Vorfällen oder Hinweisen steht. Sollten hinweisgebende Personen Repressalien ausgesetzt sein, können diese Schadensersatzansprüche geltend machen.

Bei Offenlegung von Verstoß-Informationen ist die hinweisgebende Person allerdings nur dann geschützt, wenn sie zuvor erfolglos eine externe Meldung erstattet und bei Anonymität eine Kontaktaufnahme ermöglicht hat. Wenn eine hinweisgebende Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen weitergibt, soll sie für den entstandenen Schaden aufkommen müssen und wird nicht geschützt.

Konzernregelung

Grundsätzlich ist die interne Meldestelle bei jedem Unternehmen einzurichten. Nach dem in Deutschland geltenden Grundsatz der Trennung von Konzerngesellschaften durch eigene Rechtspersönlichkeiten kann auch bei einer anderen Konzerngesellschaft eine unabhängige und vertrauliche Stelle als „Dritte“ im Sinne der Hinweisgeberrichtlinie eingerichtet werden, die auch für mehrere unabhängige Gesellschaften innerhalb des Konzerns tätig werden kann.

Die Verantwortung für die Behebung und Weiterverfolgung eines festgestellten Verstoßes muss stets bei der jeweiligen auftraggebenden Stelle verbleiben.

Hinweise müssen dabei auch in der im jeweiligen beauftragten Tochterunternehmen vorherrschenden Arbeitssprache möglich sein. Durch die Beauftragung einer zentralen Meldestelle dürfen keine zusätzlichen Hürden für hinweisgebende Personen aufgebaut werden.

Die Expertise für die Bearbeitung von Meldungen liegt dann konzentriert bei der internen Meldestelle, die beispielsweise über technische Meldekanäle und Personal verfügt und auch interne Ermittlungen in den jeweils betroffenen Konzernteilen durchführen kann. Soweit eine Berichterstattung an die Konzernleitung erforderlich erscheint, hat dies unter Wahrung der Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person durch oder im Auftrag des jeweiligen Konzernunternehmens zu erfolgen.

Bußgeld

Das HinSchG sieht für Verstöße gegen die gesetzliche Regulierung Bußgelder vor. Soweit eine interne Meldestelle nicht eingerichtet oder betrieben wird, sieht das Gesetz ein Bußgeld von bis zu EUR 20.000 vor.

Auch stellt es eine Ordnungswidrigkeit dar, wenn eine Meldung oder die Kommunikation verhindert oder eine Repressalie ergriffen wird oder eine dieser Handlungen versucht wird oder wenn das Vertraulichkeitsgebot vorsätzlich oder fahrlässig missachtet wird. Diese Fälle werden mit einem Bußgeld von bis zu EUR 100.000 geahndet.

Für Unternehmen und juristische Personen und Personenvereinigungen droht eine Verzehnfachung für bestimmte Verstöße z. B. bei vorsätzlicher Verhinderung einer Meldung (§ 40 Abs. 6 S. 2 HinSchG).

Sollten Sie Fragen zu den Anforderungen des Gesetzes und deren Umsetzung haben, sprechen Sie uns jederzeit gerne an.

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Interne Meldestelle als Managed Service

Bei PwC bieten wir Ihnen mit dem Whistleblower and Ethics Reporting Channel sowohl die Einrichtung des Hinweisgebersystems als auch den Betrieb der internen Meldestelle als Managed Service an. Mit der standardisierten und digitalen Lösung erfüllen Sie die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes sowie alle gesetzlichen Fristen und stellen Compliance-Anforderungen sicher. Zudem bieten wir Hinweisgeber:innen die Möglichkeit, Meldungen sowohl anonym als auch mit Angabe persönlicher Daten zur Kontaktaufnahme abzugeben.

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