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ZEISS transformiert Tax Compliance Management mit PwC

10 Juni, 2021

Die Situation. Entstanden aus einer Werkstatt für Feinmechanik und Optik im Jahr 1846, ist ZEISS heute ein weltweit führender Hersteller in der optischen und optoelektronischen Industrie. Das internationale Technologieunternehmen mit Sitz im baden-württembergischen Oberkochen ist in fast 50 Ländern vertreten und betreibt weltweit rund 30 Produktionsstandorte. Mehr als 90 Prozent des Umsatzes wird dabei im Ausland erwirtschaftet. Ein transparentes, sicheres und grenzüberschreitendes Tax Compliance Management ist aus diesem Grund entscheidend für den Erfolg des Unternehmens.

Die Herangehensweise

Das Steuerberatungs-Team von PwC betreut ZEISS gemeinsam mit der PwC Legal AG Rechtsanwaltsgesellschaft bereits seit 2013. Die eigens von PwC entwickelte neue Tax Compliance-Plattform ‘Engagement Center’ (EC) kommt seit September 2020 zum Einsatz, um das Unternehmen bei der Vereinfachung globaler Compliance-Anforderungen zu unterstützen. Es sorgt für mehr Transparenz, einen einfachen kollaborativen Service, beschleunigte Datenerfassung und einen besseren Überblick für ZEISS und PwC als zuständige Steuerberatung gleichermaßen.

Kunde: Carl Zeiss AG
Branche: Optische und optoelektronische Industrie
Dienstleistungen: Tax Compliance Management
Land: Deutschland

Funktionsweise des Engagement Centers

Die digitale Analysefunktion des Engagement Centers unterstützt ZEISS bei der Erledigung von Aufgaben, indem es manuelle Arbeitsschritte automatisiert. Eine schnelle und effiziente Datenerfassung sowie genaue Einblicke in komplexe Sachverhalte innerhalb des Unternehmens werden dadurch ermöglicht. Das Engagement Center wickelt als webbasierte Plattform alle relevanten Interaktionen ab und bietet ein transparentes, sicheres und nahtloses Tax Compliance Management. Das System deckt beispielsweise Körperschaftsteuererklärungen, Umsatzsteuererklärungen und die gesetzlich vorgeschriebenen Abschlüsse in allen Geschäftseinheiten ab. Durch diesen Automatisierungsprozess erlebt auch das Compliance-Team eine neue, verbesserte Work-Experience.

„Mit dem Engagement Center sind wir in der Lage, die Tax Compliance von Unternehmen in verschiedenen europäischen Ländern in kürzerer Zeit und mit mehr Effizienz durchzuführen. Das versetzt ZEISS in die Lage, mehr Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten einzusetzen.“

Wolfgang Weckenmann,Direktor Policies & Guidelines, ZEISS Gruppe

Der Mehrwert

Implementierung und Nutzen

Zunächst erhielten die Compliance-Mitarbeiter:innen von ZEISS eine Schulung im Umgang mit der Engagement Center-Plattform. Die PwC-Steuerexpert:innen unterstützten während der gesamten Implementierung mit ihrem fundierten Fachwissen und Kenntnissen des Systems. Unser Ziel war es, ZEISS durch die Verwendung des Engagement Centers mehr Sicherheit und Konsistenz bei der Einhaltung von Steuergesetzen in ganz Europa zu geben.

Mit Hilfe des Systems können ZEISS-Teams virtuell über Ländergrenzen hinweg zusammenarbeiten und unkompliziert einheitliche Ergebnisse erzielen sowie Fristen einhalten. Das ersetzt nicht nur überflüssigen E-Mailverkehr, sondern reduziert auch das Risiko von Datenschutzverletzungen, denn Daten und andere relevante Dokumente werden sicher gespeichert. Das Dashboard des Engagement Centers ermöglicht ZEISS einen sofortigen Zugriff auf alle Datenanalysen für die Steuergebiete, in denen das Unternehmen tätig ist. In verschiedenen Ländern gibt es beispielsweise unterschiedliche gesetzliche Fristen für die Abgabe von Körperschaftsteuererklärungen. Das Engagement Center speichert diese Fristen automatisch und generiert daraus einen Projektplan. Dieser beginnt bei der Planung und dem Umfang des Projekts, beinhaltet eine Zeitleiste für die Datenerfassung, den ersten Entwurf der Körperschaftsteuererklärung und der endgültigen Steuererklärung sowie der Einreichung bei der zuständigen Steuerbehörde.

Die ZEISS-Zentrale kann mit Hilfe des Engagement Centers außerdem erkennen, wann einzelne Schritte eines Prozesses abgeschlossen sind. Wird eine Körperschaftsteuererklärung nicht fristgerecht eingereicht, kann das Team vor Ort eine Erklärung in das System eingeben. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn die Verzögerung auf eine rechtliche Frage oder eine beantragte Fristverlängerung zurückzuführen ist. Das Engagement Center erleichtert somit auch die Zusammenarbeit zwischen PwC und ZEISS und beschleunigt die Datenerfassung erheblich, denn unnötige Anfragen und doppelter Aufwand werden vermieden.

Effekte und Potenziale

Während des gesamten Mandats konnten die Teams von ZEISS und PwC Dokumente effizienter austauschen, Fortschritte überwachen sowie auf Anfragen und Antworten zugreifen. Hierdurch entfiel das Durchsuchen von E-Mails zum Abrufen von Informationen. Mithilfe von Datenanalysen verschafft PwC ZEISS zudem einen Überblick über alle kritischen Steuerrisiken und Steuerplanungs-Möglichkeiten.

Zukünftig bietet das Engagement Center ZEISS zwei langfristige Vorteile: Zum einen kann das Unternehmen durch den schnelleren und effizienteren Reportingprozess der Plattform den Zeitaufwand für Compliance-Themen reduzieren und damit Zeit und Ressourcen freisetzen, die das Unternehmen stattdessen für strategische und wertschöpfende Aktivitäten einsetzen kann. Zum anderen sollen die im Engagement Center eingebetteten Analysen helfen, künftige Risiken und Chancen schneller zu erkennen. Insgesamt bietet das Engagement Center einen digitalen One-Stop-Shop, der sowohl für ZEISS als auch für PwC eine einfachere und transparentere Praxis ermöglicht.

„Mit dem Engagement Center sind wir in der Lage, die Tax Compliance von Unternehmen in verschiedenen europäischen Ländern in kürzerer Zeit und mit mehr Effizienz durchzuführen. Das versetzt ZEISS in die Lage, mehr Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten einzusetzen.“

Wolfgang Weckenmann, Direktor Policies & Guidelines, ZEISS Gruppe

„Mit der Engagement Center Plattform geben wir ZEISS mehr Sicherheit in Bezug auf die Tax Compliance des Unternehmens in ganz Europa. Außerdem reduzieren wir unseren Arbeitsaufwand bei der Datenerfassung, da wir über das EC mit dem Mandanten Informationen in Echtzeit austauschen können.“

Matthias Walz,Tax Partner bei PwC Deutschland
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Matthias Walz

Matthias Walz

Partner Tax & Legal, Tax Reporting & Strategy, PwC Germany

Tel.: +49 711 25034-3203

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