Procurement-Hebelworkshop

08 Juni, 2022

Ihr Experte für Fragen

Dirk Nothhelfer ist Ihr Experte für Einsparpotenziale im Bereich des indirekten Einkaufs bei PwC Deutschland

Dirk Nothhelfer
Manager bei PwC Deutschland
Tel.: +49 170 2831662
E-Mail

Die richtigen Hebel finden, um Kosten nachhaltig zu senken

Angesichts von Lieferengpässen, zunehmend knapper Rohstoffe und geopolitischer Krisen kommt dem Einkauf eines Unternehmens eine Kernfunktion zu, wenn es darum geht, kostengünstig zu wirtschaften. Indirekte Warengruppen bilden dabei einen Bereich, der im Procurement oft ein Schattendasein fristet und hohe Einsparpotenziale birgt. Unser Procurement-Hebelworkshop bietet Verantwortlichen aus dem Einkauf die Möglichkeit, zusammen mit Stakeholdern ein Maßnahmenpaket zu entwickeln, um Kosten bei der Beschaffung nachhaltig zu senken. Mit Unterstützung von unseren PwC-Expert:innen spielen Sie anhand von zwei bis drei Warengruppen konkret durch, welche Strategien und Optimierungen nötig sind, um Ausgaben effizient zu minimieren.

Am Ende des vierstündigen Workshops können Sie das Kostensenkungspotenzial jeder einzelnen Warengruppe abschätzen und haben ein strategisches Konzept vor Augen, an welchen Hebeln Sie am besten ansetzen.

In vier Stunden zum fertigen Plan: Ablauf und Inhalt des Workshops

Um die vier Stunden des Workshops optimal zu nutzen, klären wir im Vorfeld einige Fragen: In einem ersten Schritt legen wir in Absprache mit Ihnen zwei bis drei Warengruppen fest, die in Ihrem Unternehmen eine zentrale Rolle beim indirekten Einkauf spielen. Wir unterstützen Sie dabei, wichtige Daten wie Ausgaben, Vertragslaufzeiten und eventuell schon getroffene Maßnahmen zur Kostensenkung aufzubereiten, um sie als Grundlage für die weitere Arbeit zu nutzen.

Wir setzen bei diesem Workshop auf crossfunktionale Teams. Verantwortliche der jeweiligen Warengruppen, PwC-Expert:innen und Stakeholder des Unternehmens suchen gemeinsam nach Ansatzpunkten, mit denen sich Abläufe und Strategien im Einkauf verbessern und Kosten reduzieren lassen. Alle Teilnehmer:innen entwickeln gemeinsam ein Handlungskonzept zur Optimierung, einigen sich auf klar definierte Maßnahmen inklusive Zeitplan und benennen Verantwortliche für die Realisierung. Wir dokumentieren das mit allen Beteiligten abgestimmte Vorgehen schriftlich.

Sie profitieren beim Workshop von der Erfahrung unserer PwC-Expert:innen aus vielen vergleichbaren Projekten. Wir stellen Ihnen für das Ausarbeiten des Maßnahmenpakets geeignete Tools und Templates zur Verfügung ebenso wie Benchmarks zu ausgewählten Warengruppen.

Der Workshop kann direkt bei Ihnen im Unternehmen, in Räumen von PwC oder online stattfinden.

Wie Sie im Procurement-Hebelworkshop Ihren indirekten Einkauf optimieren

Datenerfassung und -aufbereitung

Wir erfassen Ihre relevanten Einkaufsdaten je Fokus-Warengruppe (zum Beispiel Spend-Daten, Vertragslaufzeiten, laufende Maßnahmen et cetera) und bereiten sie auf, um über eine saubere Datenübersicht je Warengruppe inklusive Addressable Spend zu verfügen. Das bildet eine sinnvolle Grundlage, um im Workshop selbst Einsparpotenziale relativ schnell einzuschätzen und passende Maßnahmen zu entwickeln.

PwC-Tools und -Templates

Die Tools und Templates, die wir für diese Zwecke entwickelt haben, werden von uns in der Praxis immer wieder erprobt und optimiert. Sie leisten nicht nur bei der Aufbereitung der Daten im Vorfeld des Workshops gute Dienste. Sie bieten auch beim Erarbeiten von Konzepten sowie später bei der Realisierung im Unternehmen eine verlässliche Struktur, um alle wichtigen Themen und To-Dos im Blick zu behalten.

PwC-Expertise

PwC verfügt in nahezu allen Bereichen über ein riesiges internationales Netzwerk von Expert:innen. Diese Expertise kommt Ihnen vor, während und im Nachgang des Workshops zugute. Das PwC-Procurement-Team besteht aus erfahrenen Fachleuten, die mit Kompetenz und Know-how auf jede Frage eine Antwort und für jedes Problem eine Lösung haben – egal, ob es bei der Beratung um die Beschaffung von Dienstleistungen und Waren, um einzelne Warengruppen oder Verhandlungsstrategien geht.

Individuelle Konzepte

Die Zusammenarbeit von PwC-Expert:innen, Stakeholdern und Einkäufer:innen zielt darauf, erfolgreiche Lösungen zu entwickeln, die genau auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sind. Noch im Workshop werden in gemeinsamer Absprache Verantwortliche benannt und Zeitschienen festgelegt. Das sorgt erfahrungsgemäß für eine gute Akzeptanz und eine erfolgreiche Umsetzung der geplanten Maßnahmen.

Indirekte Warengruppen

Informieren Sie sich über aktuelle Trends, Herausforderungen und Indizes in Ihren indirekten Warengruppen und erfahren Sie, wie unsere PwC Expert:innen Sie bei der erfolgreichen Bewältigung unterstützen können.

Trends

Krisen rücken bilaterale Verhandlungen in einen neuen Fokus u.a. um Liefersicherheit zu gewährleisten und Preiserhöhungen abzuwehren.

Unternehmen setzen vermehrt auf die gezielte Schulung von Mitarbeitern, um diese für strategische Verhandlungsvorbereitungen und -durchführungen zu befähigen und damit erfolgreichere Verhandlungsabschlüsse zu erzielen.

Einführung von Centern of Competence zur Optimierung des Verhandlungserfolgs.

Herausforderungen

In Unternehmen sind oft nur wenige Mitarbeitende im Verhandeln geschult. Es herrscht eine Learning-by-Doing Kultur.

Einkäufern stehen oft keine bis wenige Tools und Templates für die strategische Vorbereitung und Durchführung von Verhandlungen zur Verfügung.

In vielen Unternehmen gibt es keinen einheitlichen etablierten Prozess zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Verhandlungen.

PwC Expertise

Verhandlungserfahrung aus >20 Projekten mit signifikanten Savings und mehr als 150 durchgeführte Trainings in verschiedenen Industrien.

„Tailored Negotiation Toolbox“ für ein methodisches Vorgehen mit standardisierten Tools und Templates.

„Train the Trainer“ zum Weitertragen von Wissen im Unternehmen und zur Befähigung der Organisation.

Trends

Heute verwandeln neue Mobilitätsgewohnheiten die TCO (Total Cost of Ownership) zunehmend in TCM (Total Cost of Mobility). Unternehmen ändern ihre Geschäftsmodelle und werden zu Mobilitätsdienstleistern.

Trend zu Hybrid- & Elektrofahrzeugen und allgemein zu umweltfreundlicheren Lösungen.

Trend weg vom Autobesitz: Nutzung von Car-sharing, Pay-per-Use und anderen Methoden, um maximale Flexibilität zu ermöglichen.

Herausforderungen

Das Wachstum des Flottenmanagementmarktes litt unter der Pandemie (weniger Mobilität erforderlich, Produktion rückständig).

Full-Service-Leasingverträge bieten keine  Kostentransparenz. Durch versteckte Margen der Leasinggeber entstehen hohe Kosten.

Probleme bei der Umstellung auf Elektro-Fahrzeuge: hohe Anschaffungskosten, Einrichtung einer Ladeinfrastruktur, fehlendes Know-How.

PwC Expertise

Agieren als neutraler Partner bei der strukturierten Ausschreibung von Fuhrparkdienstleistung und Unterstützung dabei, die richtige Entscheidung zu treffen.

Hebung von Prozesseffizienzen durch die Erfassung sämtlicher Kosten und Ermittlung von Optimierungs- & Kostensenkungspotenzialen in Zusammenarbeit mit den Fuhrparkdienstleistern.

Internes Expertennetzwerk zu Themen wie Steuern, E-Mobilität, Business Modelle, etc.

Trends

Steigende Nachfrage nach nachhaltigen Büroartikeln. Umweltfreundliche Materialien entwickeln sich immer mehr zum Standardangebot.

Lieferanten setzen zunehmend auf eine Omnichannel-Einzelhandelsstrategie für den Vertrieb von Bürobedarf.

Zunehmender Vertrieb über Onlineplattformen, auf Grund von einfachen Produktvergleichen und Beschaffungsmöglichkeiten.

Herausforderungen

Starker pandemiebedingter Rückgang des welt-weiten B2B-Marktes für Büromaterial und -bedarf.

Große heterogene Produktpalette mit einem stark fragmentierten Markt und einer Vielzahl an Lieferanten.

Durch eine fortschreitende Digitalisierung ist der Bedarf an herkömmlichen Büroartikeln rückläufig.

Steigende Materialkosten durch steigende Papier-preise und Umstieg auf nachhaltige Alternativen.

PwC Expertise

Strukturierte Optimierung des Produktportfolios und des Sourcings durch umfassende Projekterfahrung.

Markttransparenz hinsichtlich Lieferanten und Durchführung eines strukturierten Analyse- und Ausschreibungsprozesses.

Digitalisierung eines kleinteiligen Einkaufsprozesses mittels E-Procurement-Tools und E-Catalogs sowie Verhindern von Maverick Buying.

Trends

Die Nachfrage für nachhaltige Verpackungen ist stark gestiegen. Verpackungen sollen erneuerbar, wiederverwertbar sowie biologisch abbaubar sein. Mit einem besonderen Augenmerk auf Transparenz und Verfolgbarkeit beim Recycling.

Individualisierter Digitaldruck als flexibles, umweltfreundliches und schnelles Druckverfahren, welches die schnelle Bedruckung von Wellpappe-Verpackungen in erstklassigen, vielfarbigen Druckbildern ermöglicht.

Herausforderungen

Steigende Preise am Papier- und Holzmarkt aufgrund von Versorgungsengpässen und gestiegenen Energiepreisen. Dadurch bedingte hohe Materialteuerungszuschläge.

Eingeschränkte Vergleichbarkeit der Kosten für Verpackungsmaterialien, da die Materialien und Spezifikationen oft nicht identisch sind.

EU Ziel bis Ende 2025 65 Prozent aller Verpackungs-abfälle zu recyceln, erhöht Druck recyclebare Verpackungen zu verwenden.

PwC Expertise

Kenntnis der Branche und der wichtigsten Player durch zahlreiche Projekte. Erfahrung in der Identifikation von Kostentreibern zur Bewertung der Preiserhöhung des Lieferanten.

Durch tiefgreifendes Marktverständnis kann PwC optimal bei der Suche und Auswahl des richtigen Partners unterstützen.

Kostenoptimierung durch Redesign und bedarfsorientierte Verpackung (Stärke, Wellen).

Trends

Geplante Zusammenführung der Entgeltstufen 1 bis 2b.

Eine durch Corona bedingte hohe Fluktuationsrate und die mangelnde Bereitschaft in die „alten“ Jobs zurückzukehren, führen aktuell zu einem Kräftemangel im Blue Collar Bereich.

Vermehrter Einsatz von Managed Service Providern zur vollständigen Abdeckung sämtlicher Belange im Fremdpersonalbereich.

Herausforderungen

Steigende Mindest- & Basislöhne, die teilweise die Löhne von internen Mitarbeitern übersteigen.

Die Zusammenlegung der unteren Entgeltstufen inkl. Zahlung des gleichen Stundenlohns führt zu einer steigenden Unzufriedenheit des qualifizierteren Personals (ehemals EG 2b).

Mangelnde Kenntnisse der Unternehmen hinsichtlich Subsidiärhaftung.

Massive Probleme bei der Rekrutierung deutschsprachiger Fachkräfte.

PwC Expertise

Erfahrung in der Betreuung von mittelständischen und großen Unternehmen, insbesondere im Bereich Zeitarbeit.

Expertise in Bedarfsanalyse inkl. Peak, Qualität, Anforderungen etc. sowie in Verhandlungen mit Fremdpersonalfirmen.

Lieferantenbewertungssystem zur detaillierten und neutralen Bewertung von Fremdpersonalfirmen.

Umfangreiche Ausschreibungsunterlagen.

Trends

Optimierung des Rest- und Wertstoffmanagements (RWM).

Übernahme und Optimierung des bestehenden Rest- und Wertstoffmanagements durch spezialisierte Unternehmen.

Entwicklung von neuen Recyclingkonzepten.

Nachhaltigkeit – CO2-Footprint; Übernahme und Steuerung durch Fachfirmen im Verbund mit dem RWM.

Herausforderungen

Die Umsetzung von Projekten binnen kurzer Zeit sowie das Erzielen kurzfristiger Ergebnisse.

Zielgerichtete Umsetzung des Rest- und Wertstoffmanagements ohne Einbindung interner Personalressourcen.

Abschluss von zuverlässigen Partnerschaften, die eine komplette Betreuung und Abrechnung aus einer Hand bieten.

PwC Expertise

Durch tiefgreifendes Marktverständnis kann PwC optimal bei der Suche und Auswahl des richtigen Partners unterstützen.

Kurzfristiges Aufzeigen von Lösungen und Einsparpotenzialen.

Unterstützung bei der Verbesserung der Unternehmensbilanz und der Liquidität durch Einsparungen und vorgezogene Zahlungsziele.

Trends

Digitalisierung und dezentrales Arbeiten stehen seit Corona nachhaltig im Fokus und stärken die Position der Technologiekonzerne.

IT-Sicherheit war 2021 Top Thema und erfordert nach jüngsten Cyberattacken ein Nachrüsten in vielen Bereichen.

Durch die immer stärkere Datenspeicherung in lokalen, cloud-basierten und hybriden Systemen, steigen die Herausforderungen an den Datenschutz enorm.

Herausforderungen

Lieferengpässe von (Mikro-) Chips verursachen seit 2021 enorme Probleme bei der Produktion von Computern, Smartphones und weiteren Elektronikgeräten und können Lieferzeiten >100 Tagen verursachen.

Durch steigende (Mindest-)Löhne steigen auch die Kosten für IT-Dienstleistungen. Problematische Einschätzung, ob Lizenzpreise und Preissteigerungen gerechtfertigt sind, da die  Wertschöpfung in der Entwicklung wenig transparent ist.

PwC Expertise

Erfahrung in der Betreuung von Unternehmen und Großprojekten, insbes. im Bereich IT-Einkauf. Internationales PwC Expertennetzwerk mit Spezialisten im Bereich IT-Security & Cyberkriminalität.

Expertise in Bedarfsplanung, Unternehmensapplikationen und Data & Analytics inkl. Anforderungskatalogen, Toolauswahl etc.

Umfangreiche Datenbank für Preisbenchmarks, Ausschreibungsunterlagen und IT-Rahmenverträge.

Trends

Zunehmende Clusterung und Outsourcing von Facility Management (FM) Aktivitäten, da sich Unternehmen auf ihre Kernaktivitäten fokussieren, aber zeitgleich eine Kostenreduzierung anstreben.

Bündelung von FM in Shared-Service-Organisationen mit Unterstützungsfunktionen wie Operations & HR zur Kosten/ Serviceoptimierung.

Dienstleister bieten verstärkt die selbständige Planung, Koordination und Ausführung sämtlicher Tätigkeiten zur FM-Optimierung an.

Herausforderungen

Zusätzliches Outsourcing von internen Wartungs- und Gebäudedienstleistungen verlagert die Kosten statt sie zu senken.

Bedingt durch einen großen Personalbestand im Facility Management machen die Personalkosten den größten Anteil der Kosten aus (~60%).

Oft werden mehrere Verträge mit unterschiedlichen Bedingungen anstelle eines allgemeinen Rahmenvertrages geschlossen.

PwC Expertise

Erfahrung in der Erstellung und Anpassung von SLA's, sowie in der Ausschreibung und Verhandlung von Leistungen und Verträgen.

Vielseitige Projekterfahrung in diversen Branchen sowie Verfügbarkeit von Benchmarks zur Bewertung verschiedenster Angebote.

Deutschlandweite Marktkenntnis in allen Sub-Warengruppen des Facility Management sowie Benchmarks zu Stärken & Schwächen (über-)regionaler Dienstleister.

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Dirk Nothhelfer

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