Interview: Wie Tools Vergabeverfahren effizienter machen

Ganz grundsätzlich: Welche Anforderungen gelten bei Vergabeverfahren der öffentlichen Hand?

Die rechtlichen Vorgaben für öffentliche Auftraggeber sind da ganz klar. Bei Ausschreibungen müssen Bietern vorab alle Informationen zur Verfügung stehen, die sie benötigen, um ihr Angebot einzureichen. Außerdem muss die Leistungsbeschreibung abschließend und eindeutig sein, ein Vertrag muss vorliegen und die Eignungs- und Zuschlagskriterien müssen von Beginn an transparent sein. 

Inwiefern spielt dabei die Digitalisierung eine Rolle?

Sie wirkt deutlich als Treiber bei der öffentlichen Auftragsvergabe. Seit der Reform des Vergaberechts von 2016 müssen öffentliche Auftraggeber elektronische Vergabeplattformen einsetzen und ermöglichen, dass Angebote auf digitalem Wege eingereicht werden.

Funktioniert das bereits gut?

Was das Frontend, also die Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Bieter, betrifft: ja. Da hat sich in den vergangenen ein bis zwei Jahren viel getan. Im Backend hingegen, also auf Seiten der vergebenden Institutionen, ist der Bedarf noch groß.

Wo hakt es besonders?

Oftmals arbeiten die Institutionen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge, etwas überspitzt formuliert, noch mit Papier und Bleistift. Die Nutzung der Möglichkeiten IT-gestützter Tools zur Standardisierung und damit auch Professionalisierung ist noch sehr begrenzt. Der Vorbereitung der Verfahren erfolgt sehr umständlich und es passieren zu viele Fehler. Inzwischen wächst aber auch bei der öffentlichen Hand der Wille, sich hier deutlich zu verbessern und das Prozedere zu verschlanken. Das Thema steht zum Beispiel auch ganz oben auf der Agenda der „Forum Vergabe Gespräche 2019“, die traditionell wieder Ende September in Fulda stattfinden und die PwC Legal seit vielen Jahren unterstützt.

Wie kann PwC Legal in diesem Punkt unterstützen?

Wir setzen eine Software für das Vergabemanagement ein, mit der wir unsere Beratungsleistung deutlich effizienter gestalten. Und davon profitieren unsere Mandanten in großem Maße.

Inwiefern?

Die Vergabeverfahren, egal ob auf Bundes-, Länder- oder kommunaler Ebene, sind oftmals kaum standardisiert, vor allem was die Anforderungen und Verfahrensbedingungen angeht. Bei vielen dieser Ausschreibungen wäre es aber möglich, auf Best Practices im eigenen Haus, aber auch zum Beispiel aus vergleichbaren Beschaffungsvorhaben anderer Auftraggeber zurückzugreifen. Das betrifft das gesamte Spektrum von Vergaben von Infrastrukturprojekten über Schulen und Kindergärten bis hin zu IT-Beschaffungen. Diese Prozesse der Verfahrensvorbereitung und -durchführung einschließlich Dokumentation lassen sich vereinfachen, beschleunigen und trotzdem rechtssicher gestalten – genau das leistet unser Tool.

Wie groß ist etwa der Anteil dieser standardisierbaren Vergaben am gesamten Vergabevolumen? 

Es ist der bei Weitem überwiegende Teil der Aufträge, schätzungsweise 80 bis 90 Prozent. Die milliardenschweren Großprojekte erhalten zwar deutlich mehr öffentliche Aufmerksamkeit, sind aber die absolute Speerspitze der Verfahren. 

Lässt sich das Tool auch bei Vergabeverfahren mit geringerem Beschaffungsvolumen mit Gewinn einsetzen? Da dürfte doch die Standardisierung weiter fortgeschritten sein …

Ich möchte es einmal so ausdrücken: Bei den sogenannten Unterschwellenvergaben ist die Standardisierbarkeit der öffentlichen Ausschreibungen sehr hoch. Unseren Mandanten können wir die Effizienzgewinne, die wir durch das Tool auf unserer Seite erzielen, weitergeben. Das macht sich insbesondere bei häufig wiederkehrenden, relativ ähnlichen Vergaben bemerkbar.

Inwiefern hat sich die Erwartungshaltung auf Seiten der Mandanten verändert?

Einerseits haben unsere Mandanten in den letzten Jahren selbst Kompetenz im Vergaberecht aufgebaut. Andererseits spüren wir, dass gerade in Bezug auf die effiziente Durchführung von Projekten noch viel Unterstützung benötigt wird. Und genau darauf reagieren wir mit unserem softwarebasierten Vergabemanagement, gepaart mit unserem Projekt-Know-how. Genau in dieser Kombination liegt die Zukunft der vergaberechtlichen Beratung und genau darin sind wir hervorragend aufgestellt.