Lösungsansätze für das Backoffice im Vergleich

Managed Services – Mehr als nur Outsourcing 2.0?

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  • 15 Minuten Lesezeit
  • 04 Mrz 2024

Die Relevanz von Managed Services in der heutigen Geschäftswelt

Die Geschäftswelt ist heute geprägt von einem hohen Maß an Dynamik, Komplexität und Unsicherheit. Unternehmen stehen vor vielfältigen Herausforderungen, die von langfristigen Trends wie der Digitalisierung, der Regulierung und dem Fachkräftemangel bis hin zu plötzlichen Ereignissen wie geopolitischen Unruhen reichen. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, suchen Unternehmen nach strategischen Instrumenten, die es ihnen ermöglichen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und gleichzeitig ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Typische Instrumente sind die Digitalisierung interner Funktionen sowie das Outsourcing. Ein weiteres Instrument stellt die Entlastung von Supportfunktionen durch Managed Services dar. 

Managed Services sind eine besondere Form der Dienstleistungserbringung, bei der ein externer Dienstleister, auch Managed-Services-Provider, bestimmte Prozesse für ein Unternehmen übernimmt. Die Auslagerung spezifischer Prozesse an einen Managed-Services-Provider verspricht nicht nur mehr Kosteneffizienz und Skalierbarkeit, sondern eröffnet auch den Zugang zu State-of-the-Art-Technologien, Prozesssicherheit und stets aktuellem Fachwissen. Durch den richtigen Einsatz von Managed Services können Unternehmen daher ihre Abläufe transformieren und optimieren, um eine neue Ebene der Wertschöpfung zu erreichen.

Doch was sind Managed Services konkret und wie unterscheiden sie sich von anderen Lösungsansätzen? Sind sie nur ein altbekanntes Konzept in einem neuen Gewand oder bieten sie etwas gänzlich Neues? Welche Vorteile bringen sie Unternehmen? Und für welche Bereiche kommen sie infrage? Dieser Artikel gibt erste Antworten auf diese Fragen und zeigt die Relevanz von Managed Services für die heutige Geschäftswelt auf. Dazu werden die aktuellen Herausforderungen aufgegriffen, vorhandene Lösungsansätze untersucht und mögliche Einsatzbereiche von Managed Services betrachtet. Ein Praxisbeispiel vertieft die Ausführungen.

Die Herausforderungen von Unternehmen in ihren Supportfunktionen

Supportfunktionen sind jene Abteilungen oder Teams, die andere Bereiche des Unternehmens unterstützen, um den reibungslosen Ablauf der operativen Prozesse sicherzustellen. Dazu gehören beispielsweise die IT, die Buchhaltung, das Personalwesen oder das Risiko- und Compliance-Management. Diese Funktionen sind für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, stehen jedoch gleichzeitig unter dem Druck, ihre Effizienz zu steigern, ihre Kosten zu senken und ihren Wertbeitrag laufend zu erhöhen. Die Managed-Services-Studie 2023 von PwC (vgl. PwC, PwC Managed Services Studie 2023, 2023, S. 5) identifiziert drei zentrale Bereiche, in denen Supportfunktionen Herausforderungen gegenüberstehen:

Die Personalgewinnung wird immer herausfordernder. Ein Beispiel: Besonders ausgeprägt ist der Fachkräftemangel in der Rechts- und Steuerberatung (vgl. Müller, KfW-ifo-Fachkräftebarometer Juni 2023, S. 1 f.). Diese Problematik wird sich verschärfen. So sind, gemäß den Zahlen des Steuerberaterverbands Berlin-Brandenburg 30 % der Berufsträger:innen älter als 61 Jahre und werden somit in den nächsten Jahren aus der Berufstätigkeit ausscheiden (vgl. Steuerberaterverband Berlin-Brandenburg, Modernisierung der Steuerberaterprüfung, 2023). Dieser Verlust an Fachkräften führt in den Unternehmen zum Verlust von wertvollem Wissen, das nur schwer zu ersetzen ist.

Hinzu kommt, dass der Bedarf an Fachwissen und spezifischen Fähigkeiten kontinuierlich steigt. Laut einer Studie geben 73 % der befragten Unternehmen in den USA an, dass mindestens 50 % ihrer Belegschaft in den nächsten drei Jahren aufgrund neuer Technologien substanziell andere Fähigkeiten benötigen werden (vgl. Global Research, EMERGING Managed Services, 2022, S. 13). Zudem erwarten Kunden von internen Unternehmensfunktionen nicht nur umfassende Fachkompetenz, sondern auch eine proaktive Herangehensweise. Die Mitarbeiter:innen müssen daher nicht nur mit den sich regelmäßig ändernden Rechtsvorschriften, regulatorischen Anforderungen und Standards vertraut sein, sondern auch die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen ihrer internen und externen Stakeholder verstehen und erfüllen. Dies bringt die dringende Notwendigkeit kontinuierlicher Schulungen und Weiterbildungen mit sich, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter:innen über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen und stets auf dem neuesten Wissensstand sind.

Unternehmen stehen unter dem Druck, ihre Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, um dem Fachkräftemangel begegnen und im internationalen Wettbewerb bestehen zu können. Gleichzeitig bleiben die Erwartungen an schnelle Lösungen und eine hohe Servicequalität hoch. Daraus resultiert die Notwendigkeit, Prozesse zu standardisieren und zu optimieren. Diese müssen gleichzeitig Compliance-Anforderungen erfüllen und im besten Fall aus Sicht eines Compliance-Management-Systems risikominimierend wirken.

Unternehmen müssen ihre internen Funktionen digitalisieren, um Personalmangel und Kostendruck gleichermaßen zu begegnen und zugleich agiler zu werden. Diese Transformation macht es nicht nur erforderlich, neue Technologien auszuwählen und zu implementieren, sondern auch, die Arbeitsabläufe umfassend neu zu gestalten und eine kontinuierliche Lernbereitschaft der Mitarbeiter:innen zu fördern. Zudem stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Daten besser zu nutzen, um wertvolle Einblicke zu gewinnen und Prozesse zu optimieren. Um diese Daten nutzbar zu machen, müssen sie zunächst zentral und abrufbereit vorhanden sein. Bereits dies stellt eine Herausforderung dar – so haben beispielsweise nur 29 % der Unternehmen alle für die Einhaltung der Steuervorschriften benötigten Daten in einem zentralen Repository gespeichert (vgl. PwC, Steuerfunktion der Zukunft, 2023, S. 13).

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Lösungsansätze für die Bewältigung der Herausforderungen

Um diese Herausforderungen in ihren Supportfunktionen zu bewältigen, stehen den Unternehmen eine Reihe von Werkzeugen zur Verfügung. Nachfolgend werden die drei Lösungsansätze Digitalisierung, Outsourcing und Managed Services jeweils im Hinblick auf die drei Herausforderungsbereiche People, Prozesse und Technologie betrachtet.

1. Digitalisierung der Kernfunktionen 

Einen ersten Lösungsansatz bietet die interne Digitalisierung. Der Kerngedanke liegt in einem Dreischritt: Die Standardisierung von Prozessen erlaubt die Digitalisierung, die wiederum die Voraussetzung für eine Automatisierung schafft. Dies erhöht die Qualität und sichert die Compliance bei gleichzeitiger Steigerung der Effizienz. Im Idealfall werden zudem Daten strukturiert gesammelt und nutzbar gemacht. 

Die interne Digitalisierung bedingt eine ausreichende IT-Kompetenz der Mitarbeiter:innen, die die neuen Technologien einführen und einsetzen sollen. Dies gilt es bei der Personalgewinnung und -entwicklung zu berücksichtigen. Ist die unternehmensinterne IT-Abteilung bereits stark ausgelastet, können die Ressourcen für die Umsetzung neuer Digitalisierungsprojekte eingeschränkt sein. Gleichzeitig werden auch in der Fachabteilung Ressourcen gebunden, denn deren Expertise ist von der Prozessaufnahme bis hin zur Anwender:innenschulung unabdingbar. Häufig ist es daher notwendig, neue spezialisierte Mitarbeiter:innen einzustellen oder vorhandene zu schulen. Um das erforderliche Fachwissen und die Kontinuität in der Umsetzung der Digitalisierung sicherzustellen, ist es wichtig, diese Mitarbeiter:innen langfristig an das Unternehmen zu binden. Eine erfolgreiche interne Digitalisierung bietet folglich auch die Möglichkeit, das damit verbundene Fachwissen dauerhaft vorzuhalten. 

Im Bereich Prozesse erfordert die interne Digitalisierung meist eine Neugestaltung der Arbeitsabläufe und danach häufig eine kontinuierliche Anpassung. Dies stellt eine Herausforderung für die Prozessoptimierung und -standardisierung dar. Einmal erfolgreich umgestellt, sind die Prozesse jedoch effizienter und zeichnen sich durch einen Qualitätsgewinn aus, da sie automatisiert, beschleunigt und transparenter gestaltet werden können. Daraus resultiert eine Kostensenkung. Zudem können gesetzliche Standards und Compliance-Anforderungen direkt in die Prozesse eingebettet und somit ihre Einhaltung gewährleistet werden, da es an den IT-Programmen vorbei kaum noch möglich sein wird, von ihnen abzuweichen.

Bei der internen Digitalisierung verbleibt die Hoheit über die Auswahl und Implementierung neuer Technologien beim Unternehmen. Aufgrund der oft hohen Kosten und Komplexität der Technologien ist die erfolgreiche Technologieauswahl und -integration eine anspruchsvolle Aufgabe (vgl. PwC, PwC Managed Services Studie 2023, 2023, S. 5). Gerade der Zeitaufwand und die Ressourcen für die kontinuierliche Wartung, Updates und Sicherheitsmaßnahmen gegen Cyberbedrohungen sind beträchtlich. Dieser fortlaufende Bedarf an zeitlichen und finanziellen Ressourcen in Bereichen wie IT-Infrastruktur und IT-Sicherheit stellt eine stetige Belastung dar.

Zusammenfassend gilt, dass die Digitalisierung im eigenen Kernbereich ein vielversprechender Ansatz ist, um den beschriebenen Anforderungen gerecht zu werden. Jedoch ist eine realistische Einschätzung der Kosten, der Implementierungszeit sowie der gebundenen Ressourcen vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels für den Erfolg unabdingbar. Ebenso sollten die Risiken nicht unterschätzt werden.

2. Outsourcing

Ein etablierter Lösungsansatz für die Herausforderungen in den Supportfunktionen ist das traditionelle Outsourcing, bei dem Unternehmen definierte Arbeitspakete externen Anbietern übertragen. Die Prozesshoheit und -verantwortung verbleiben beim Unternehmen.

Outsourcing ermöglicht Unternehmen, auf die Ressourcen und das Fachwissen eines externen Anbieters zurückzugreifen. Dies reduziert die Herausforderungen bei der Personalgewinnung und -ausbildung, da weniger eigene Fachkräfte aufgebaut werden. 

Da der Prozess und der fachliche Review der Arbeitsergebnisse in der Verantwortung des Unternehmens bleiben, können Unternehmen jedoch nicht vollständig auf eigene Expertise verzichten. Vielmehr legen die eingesetzten Mitarbeiter:innen im Idealfall ihren Schwerpunkt auf Überwachungs- und Koordinationsaufgaben. In weniger idealen Fällen sind die Mitarbeiter:innen allerdings mit der Informationsbeschaffung für den Outsourcing-Dienstleister beschäftigt und leiten ihn an. Hier spielen die Verfügbarkeit und das Know-how des Dienstleisters eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Modells.

Durch Outsourcing können Unternehmen den Aufwand für interne Prozessbestandteile reduzieren, soweit sie diese auslagern. Auch wenn dies nicht zwingend eine Optimierung oder Standardisierung mit sich bringt, lassen sich Effizienzgewinne erzielen, soweit sich Unternehmen auf ihre Kernkompetenzen fokussieren können. Allerdings besteht das Risiko, dass die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der ausgelagerten Prozesse beeinträchtigt werden. Zudem kann die Einbindung einer externen Partei die Prozesse komplexer machen, da zusätzliche Überwachungs-, Abstimmungs- und Koordinationsaufgaben erforderlich sind. Es ist daher wichtig, die Auslagerung sorgfältig zu planen und dabei ein besonderes Augenmerk darauf zu legen, dass die ausgelagerten Prozesse weiterhin den gesetzlichen Standards und internen Compliance-Anforderungen entsprechen.

Im Bereich Technologie spart das Outsourcing die Kosten und die Ressourcen für die Beschaffung, Implementierung und Wartung der Technologien, die für die ausgelagerten Prozesse benötigt werden. Grundsätzlich richten Unternehmen beim Outsourcing jedoch den Fokus eher auf den Einsatz externen Personals zur Erfüllung einer eng umrissenen Aufgabe. Der Faktor Technologie spielt hier nur eine untergeordnete Rolle.

Insgesamt ist das Outsourcing als Strategie zur Bewältigung der Herausforderungen in den Supportfunktionen vielversprechend. Dabei eignet es sich vor allem für standardisierte und eng abgegrenzte Prozessbestandteile, die wenig Wertschöpfung und Differenzierung bieten und daher mit überschaubarem Aufwand in die Unternehmensprozesse integrierbar sind. Daher bedarf es einer sorgfältigen Abwägung, ob sich Outsourcing für den angedachten Anwendungsbereich eignet.

3. Managed Services 

Ein dritter Lösungsansatz sind Managed Services, bei denen ein Managed-Services-Provider wiederholt bestimmte Prozesse für den Auftraggeber übernimmt. Ein entscheidender Unterschied zum traditionellen Outsourcing besteht darin, dass Managed Services aufgrund ihres hohen Technologisierungsgrads eine umfassende End-to-End-Auslagerung von Prozessketten ermöglichen. Während Outsourcing darauf abzielt, selektive Aufgaben externen Anbietern zu übertragen, ermöglichen Managed Services eine umfassende Transformation, da der Dienstleister eine aktive Rolle in der Gesamtgestaltung und -optimierung der Prozesse einnimmt.

Managed Services decken umfassendere und in der Wertschöpfungskette höherwertige Aufgaben unter Einsatz von Fachkräften ab. Die Zusammenarbeit mit Managed-Services-Providern ermöglicht Unternehmen nach Bedarf den Zugriff auf deren Personal mit Geschäftsverständnis (vgl. Global Research, EMERGING Managed Services, 2022, S. 8), ohne dieses vom eigenen Unternehmen begeistern zu müssen oder sich durch Einstellungen langfristig zu binden.

Im Wettbewerbsumfeld sind Managed-Services-Provider weniger mit Personalknappheit konfrontiert. Dies ist darauf zurückzuführen, dass für gleiche Tätigkeiten weniger Personal benötigt wird, insbesondere aufgrund effizienter und schlanker Prozesse, höherer Auslastung der eingesetzten Mitarbeiter:innen und der Nutzung von Shared-Delivery-Centern auch im Ausland. Ein konsequenter Technologieeinsatz reduziert den Personalbedarf zusätzlich.

Die Implementierung von Managed Services verschafft somit einen Vorteil im „War for Talents“. Darüber hinaus entfällt der Bedarf an umfangreichen Schulungsmaßnahmen für das eigene Personal abseits ihrer Kernbereiche. Unternehmen profitieren stattdessen von einem hoch qualifizierten Team des Managed-Services-Providers, das stets auf dem neuesten Stand ist und sich flexibel an sich verändernde Kundenanforderungen anpasst.

Wie bereits erwähnt, zielen Managed Services als ganzheitlicher Ansatz darauf ab, jeden Prozess von einem Ende zum anderen in den Fokus zu nehmen. Dies bedeutet, dass nicht nur einzelne Bereiche optimiert werden, sondern vielmehr das reibungslose Zusammenspiel aller Komponenten nachhaltig verbessert wird. So lassen sich Synergien nutzen und Effizienzpotenziale heben. Dies wiederum führt zu einer besseren Ressourcennutzung und ermöglicht eine flexible Anpassung an sich wandelnde Marktbedingungen. Durch den Einsatz von Technologie und die ganzheitliche Betrachtung werden Prozesse also nicht nur übernommen, sondern nachhaltig optimiert und können auch auf gesetzliche Standards und Compliance-Anforderungen abgestimmt werden. Durch diese effiziente Gestaltung der Prozesse lassen sich zusätzlich Kosten senken.

Die kontinuierliche Digitalisierung erfordert flexible Anpassungen an neue Technologien. Managed-Services-Provider sind darauf spezialisiert, innovative Tools zu integrieren und Arbeitsabläufe effektiv zu transformieren, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden sowie kosteneffizient und skalierbar zu agieren. Dabei berücksichtigen sie stets auch den Einsatz von Daten, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Geschäftsprozesse zu optimieren. Im Gegensatz zu einzelnen Unternehmen ist für Managed-Services-Provider eine Investition in Technologie allein aufgrund der Größenvorteile lohnender. Unternehmen können daher vom Einsatz modernster Technologien profitieren, ohne selbst in teure Software oder den Aufbau komplexer Infrastruktur investieren zu müssen. Dies führt nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern beschleunigt zudem die Implementierung von Technologielösungen.

Managed Services bieten eine skalierbare und kosteneffiziente Übernahme auch komplexer Aufgaben. Ein zentraler Vorteil liegt in der Kombination tiefgreifender Daten- und Technologiekompetenz mit umfassendem Geschäftsverständnis und Fachwissen (vgl. Global Research, EMERGING Managed Services, 2022, S. 8). Während die Technologie Effizienz und Automatisierung bringt, versetzen die Expertise und das Verständnis des Dienstleisters für die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens den Managed-Services-Provider in die Lage, als vertrauensvoller Partner bestehende Abläufe der Unternehmen nicht nur schnell zu übernehmen und umzusetzen, sondern sie an entscheidenden Stellen zu vereinfachen, nachhaltig zu verbessern und eine höhere Qualität zu gewährleisten. Durch diese partnerschaftliche Zusammenarbeit stärken Managed-Services-Provider die Unternehmen langfristig. Sie unterstützen sie bei der Prozessoptimierung und ermöglichen weiteres Wachstum.

Anwendungsmöglichkeiten von Managed Services

Das Anwendungsspektrum von Managed Services geht mittlerweile weit über IT-bezogene Bereiche, in denen dieses Dienstleistungskonzept historisch entstanden ist, hinaus. Es umfasst sowohl standardisierte Tätigkeiten als auch hoch spezialisierte Fachgebiete und Bereiche wie etwa die Buchhaltung, weite Teile des Personalwesens, die Beschaffung, die Cybersicherheit sowie das Risiko- und Compliance-Management.

Die jüngste Managed-Services-Studie 2023 von PwC (vgl. PwC, PwC Managed Services Studie 2023, 2023, S. 16 f.) hebt hervor, dass deutsche Unternehmen verstärkt standardisierte Aufgaben für den Einsatz von Managed Services im Blick haben. 

Hier liegt jedoch der fundamentale Unterschied zum traditionellen Outsourcing: Managed-Services-Provider sind in der Lage, auch komplexe Aufgaben zu übernehmen.

Ein Beispiel hierfür ist der Steuerbereich, in dem sie sich um sämtliche regulatorischen Anforderungen kümmern und gleichzeitig das Tax Compliance Managementsystem sicherstellen.

Die Studie betont auch, dass der IT-Bereich von allen für Managed Services infrage kommenden Anwendungsbereichen am häufigsten in Betracht gezogen wird. Im Vergleich zu Unternehmen in anderen Ländern wie beispielsweise den USA, wo bereits ein breiteres Bewusstsein für den Einsatz von Managed Services vorhanden ist (vgl. Global Research, EMERGING Managed Services, 2022, S. 18 ff.), erkennen deutsche Unternehmen erst jetzt allmählich die Vorteile und Möglichkeiten von Managed Services (vgl. PwC, PwC Managed Services Studie 2023, 2023, S. 10). Es ist jedoch zu erwarten, dass sich dieser Trend fortsetzen wird, da Unternehmen die Effizienz, Flexibilität und Expertise von Managed-Services-Providern erkennen und nutzen möchten, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Mit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) am 17. Dezember 2023 sind Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeiter:innen dazu verpflichtet, einen internen Meldeweg, ein sogenanntes Hinweisgebersystem, einzurichten. Dieser Mechanismus soll Hinweisgeber:innen die Möglichkeit bieten, Verstöße gegen Rechtsvorschriften sicher zu melden. Unternehmen stehen hier vor der Herausforderung, die IT-Umgebung für einen Kanal einzurichten (z. B. ein Frontend für die Hinweisgeber:innen), rechtssichere Prozesse zu etablieren (z. B. Sicherstellung der Anonymität, Einhaltung von Fristen) sowie Personal zu schulen (z. B. für die Entgegennahme und Bewertung von Hinweisen). Ihnen stehen dafür die Möglichkeiten der internen Digitalisierung, des Outsourcings oder der Managed Services zur Verfügung. 

Entscheiden sich Unternehmen für die interne Digitalisierung, können sie auf ein breites Angebot an Tools zur Lizenzierung und Nutzung zurückgreifen. Über ein solches Tool erhalten Hinweisgeber die Möglichkeit, Hinweise anonym und sicher einzureichen, während Mitarbeiter:innen im Unternehmen die Hinweise entgegennehmen und beurteilen. Da die Lösungen üblicherweise cloudbasiert sind, fallen keine Implementierungskosten an; lediglich Schnittstellen müssen eingerichtet sowie die Nutzer:innen berechtigt werden. Diese müssen geschult werden, damit sie das Tool richtig und rechtssicher verwenden: Eingehende Hinweise müssen fristgerecht überprüft und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Das Unternehmen bleibt in der Prozessverantwortung und trägt die gesamten Prozessrisiken, behält aber das Heft des Handels ganz in eigener Hand.

Durch Outsourcing können Unternehmen selektive Teile des Prozesses externen Anbietern übertragen, während der Betrieb der IT sowie die Prozesshoheit und -verantwortung beim Unternehmen verbleiben. So kann ein:e externe:r Rechtsanwält:in die Aufgabe übernehmen, die Hinweise einzuschätzen und Folgemaßnahmen zu empfehlen. Hierfür muss das Unternehmen zunächst einen geeigneten Dienstleister auswählen, der über die erforderliche Expertise verfügt. Das Unternehmen muss klare Kommunikationswege und -richtlinien mit dem Dienstleister etablieren, um sicherzustellen, dass die Hinweise zeitgerecht übermittelt und anhand vorgegebener Kriterien bearbeitet werden. Im Ergebnis spart sich das Unternehmen die Schulung und den (teilweisen) Einsatz eigener Mitarbeiter:innen.

Als dritte Option können Unternehmen Managed Services nutzen. In einem solchen Fall wird der gesamte interne Meldekanal ausgelagert, das heißt, der Provider stellt das Tool zur Verfügung, richtet den Kanal ein und betreibt ihn vollumfänglich. Das Unternehmen erhält eine laufende Transparenz über eingehende Hinweise und eine zeitgerechte Auswertung inklusive der Einschätzung eventueller Folgemaßnahmen. Unternehmen profitieren somit von der kosteneffizienten Auslagerung des gesamten Prozesses. Mitarbeiter:innen können sich darauf verlassen, dass ihre Hinweise professionell und vertraulich behandelt werden. Der Managed Service ermöglicht es Unternehmen, ohne eigene Ressourcen und ohne eigene IT die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Integrität und Vertraulichkeit bei der Behandlung sensibler Informationen zu gewährleisten.

Fazit

Alle Modelle – die interne Digitalisierung, das Outsourcing und die Managed Services – bieten Unternehmen Möglichkeiten, den Herausforderungen in ihren Supportfunktionen zu begegnen. In den drei Kernbereichen People, Prozesse und Technologie bringen alle Vor- und Nachteile mit sich.

Die interne Digitalisierung ermöglicht es Unternehmen, ihre Kernfunktionen zu optimieren und von Effizienzsteigerungen sowie Kosteneinsparungen zu profitieren. Allerdings erfordert sie eine hohe Qualifikation und IT-Kompetenz der Mitarbeiter:innen sowie kontinuierliche Investitionen in Technologien.

Das traditionelle Outsourcing bietet Unternehmen die Möglichkeit, Kosten zu senken und sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Es reduziert den Fachkräftemangel, birgt jedoch auch das Risiko des Kontrollverlusts und erhöhten Kommunikationsaufwands mit externen Anbietern.

Managed Services bieten eine umfassende Lösung, bei der ein externer Dienstleister auch komplexe Prozesse von einem Ende zum anderen übernimmt. Gleichzeitig sind sie kein Allheilmittel. Für einen Erfolg unabdingbar ist der individuelle Austausch mit einem Managed-Services-Provider dazu, ob die Nutzung eines Managed Services das geeignete Mittel ist.

Managed Services ermöglichen eine umfassende Transformation von Prozessen, die nicht nur auf die Optimierung einzelner Bereiche abzielt, sondern das Gesamtbild in den Fokus nimmt. Dabei profitieren Unternehmen von Fachwissen, Technologien und Ressourcen, die der Managed-Services-Provider bereitstellt, ohne in eigene Software oder den Aufbau komplexer interner Prozesse investieren zu müssen. Managed-Services-Provider sind zudem in der Lage, selbst komplexe und hoch spezialisierte Aufgaben zu übernehmen. Dies verdeutlicht die Wandelbarkeit und Vielseitigkeit von Managed Services als Lösungsansatz für eine breite Palette von Anforderungen. Managed Services bedeuten somit nicht nur eine Neugestaltung altbewährter Dienstleistungsmodelle, sondern sie sind eine neue Dienstleistungsform, die auf die heutigen Herausforderungen reagiert.

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Klaus Schmidt

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Partner, Global Tax and Legal Managed Services / Alliances Leader, PwC Germany

Lukasz Mehl

Lukasz Mehl

Director, Managed Services für die Steuer-, Rechts- und Peoplefunktion, PwC Germany

Tel.: +49 511 5357-5477

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