Die neue FS POLARSTERN: Vergabeverfahren und Projektbegleitung bis zur Übergabe des neuen Polarforschungsschiffes

Die Herausforderung

Mit der neuen FS POLARSTERN entsteht ein zukunftsweisendes, multifunktionales und eisbrechendes Forschungs- und Versorgungsschiff für die Arktis/Antarktis, das die seit 1982 betriebene POLARSTERN ablösen wird. Um dies zu realisieren, hat das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) das Alfred-Wegener-Institut, Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung (AWI) in die Lage versetzt, den Bau des Nachfolgeschiffs auszuschreiben und zu koordinieren. Im Dezember 2024 wurde das europaweite Vergabeverfahren erfolgreich abgeschlossen: Das AWI erteilte den Neubauauftrag an die TKMS AG & Co. KGaA. Der Bau des Forschungsschiffs erfolgt am TKMS-Standort in Wismar, die Übergabe ist für das Jahr 2030 vorgesehen.

Die Vorgehensweise

In der ersten Phase des Projekts lag der Schwerpunkt auf der Beratung während des Vergabeverfahrens. Dazu gehörte zunächst die Unterstützung bei der Konzeptionierung sowie die Erstellung der Vergabeunterlagen. Besonderes Augenmerk lag auf der Strukturierung einer geeigneten Finanzierungs- und Absicherungsstruktur sowie auf der Definition geeigneter Eignungs- und Zuschlagskriterien, um ein effizientes Verfahren sicherzustellen und eine gesamtwirtschaftlich erfolgreiche Vergabe im Sinne der forschungspolitischen Ziele zu ermöglichen.

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs wurden die Bieterwerften regelmäßig hinsichtlich ihrer wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit evaluiert. Zudem erfolgte eine Bewertung ihrer Angaben sowohl aus ökonomischer Perspektive als auch im Hinblick auf das Projektmanagement.

In der anschließenden Angebots- und Verhandlungsphase standen die Auswertung und Bewertung der Angebote sowie die Vorbereitung der Verhandlungen im Vordergrund. Dabei ging es insbesondere um wirtschaftliche Fragestellungen und die Beurteilung der technischen Leistungsfähigkeit im Projektmanagement. Ergänzend wurden geeignete Absicherungsmechanismen entwickelt, um Risiken für Auftraggeber und Auftragnehmer zu minimieren und unnötige Kosten zu vermeiden.

In sämtlichen Phasen des Vergabeverfahrens haben wir das AWI bei der Berichterstattung an den Zuwendungsgeber BMFTR und der Abstimmung zu ausgewählten betriebswirtschaftlichen und vergaberechtlichen Sachverhalten begleitet.

In der aktuell laufenden Bauphase leisten wir unseren Beitrag zur erfolgreichen Realisierung des Projekts: Dazu gehört die betriebswirtschaftliche Beratung in ausgewählten Themenbereichen sowie die Unterstützung des Projektteams des AWI bei Fragen der Projektsteuerung und in rechtlichen Sachverhalten. Ziel ist es, die Realisierung des Schiffsbaus innerhalb der definierten Vorgaben zu Qualität, Terminen und Kosten sicherzustellen. Ein konkretes Beispiel ist die Entwicklung eines Kostencontrolling-Dashboards in PowerBI sowie die Übernahme des Projektrisikomanagements.

Der Mehrwert

Vergabeverfahren auf verlässlicher Grundlage
Durch die unabhängige Begleitung von PwC hatte das Alfred-Wegener-Institut während des gesamten Vergabeverfahrens eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für alle betriebswirtschaftlichen, juristischen und Projektmanagement Fragestellungen im Zusammenhang mit dem Vergabemanagement.

Öffentlich finanziertes Großprojekt
Durch die unabhängige Begleitung von PwC konnten Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit im gesamten Vergabeprozess gewährleistet werden.

Ad-hoc Stellungnahmen
Durch die Bereitstellung von betriebswirtschaftlichen Stellungnahmen während des abgeschlossenen Vergabeverfahrens als auch während der aktuellen Konstruktions- und Bauphase wird das Projektteam des Alfred-Wegener-Instituts entlastet sowie verlässlich beraten und kann sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

Proaktives Risikomanagement
Unser Risikomanagement-Ansatz stellt die frühzeitige Identifikation, integrierte Bewertung und vorausschauende Mitigation der Risiken sicher, um einen erfolgreichen Projektverlauf zu gewährleisten.