Internes Kontrollsystem (IKS)

Ihre Expertin für Fragen

Kathrin Kersten
Partnerin bei PwC Deutschland
Tel.: +49 69 9585-1201
E-Mail

Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser

Ein Internes Kontrollsystem (IKS) gilt als Rückgrat eines Unternehmens. Entsprechend erfährt das Instrument seit Jahren eine verstärkte Aufwertung, sowohl auf Seiten der Geschäftsführung und der Aufsichtsorgane als auch auf Seiten von Regulatoren und Gesetzgebern. Durch ein modern ausgestaltetes IKS kann es Unternehmen gelingen, Risiken – gerade angesichts immer komplexerer Geschäftsprozesse – zu minimieren und Schäden oder Verstöße zu vermeiden.

In der Praxis verzichten viele Unternehmen jedoch auf die Implementierung und Überwachung eines standardisierten und dokumentierten Internen Kontrollsystems. Die Gründe sind vielfältig: Die Firmen sind personell zu knapp aufgestellt oder sie befürchten, dass es sich bei der Implementierung eines IKS um ein kompliziertes und aufwendiges Verfahren handelt. Ebenso haben viele Organisationen die Sorge, dass ein solches System von den Mitarbeitenden intern als „Überwachung“ verstanden wird. Eine Hürde ist oftmals auch die Unkenntnis der rechtlichen Anforderungen.

Weiterhin gehen viele Unternehmen irrtümlich davon aus, dass der Jahresabschlussprüfer das IKS prüft und so eine Überwachungsaufgabe wahrnimmt. Die Abschlussprüfungstätigkeiten beziehen sich jedoch nur auf ausgewählte rechnungslegungsbezogene Risiken und damit nur Teilaspekte des IKS. Eine Überwachung des IKS erfolgt durch den Abschlussprüfer nicht.

Der Verzicht ist mit einem großen Risiko verbunden

Wenn Unternehmen auf ein funktionsfähiges IKS verzichten, müssen sie mit schwerwiegenden Auswirkungen rechnen, wie folgende Beispiele aus der Geschäftspraxis zeigen:

• Der mehrfache Versand falscher Rechnungen führte zu einem Reputationsschaden und enormen prozessualen Korrekturkosten.
• Ein beträchtlicher finanzieller Schaden entstand im Rahmen von Abrechnungsbetrug.
• Die Entscheidungsfindung auf Basis ungenauer Fakten führte zu Fehlentscheidungen und wirtschaftlichen Schäden.
• Eine Unterschlagung im hohen sechsstelligen Bereich sorgte für Prozesskosten und Rufschädigung.

Wie die Beispiele belegen, ist der Verzicht auf ein Internes Kontrollsystem mit einem großen Risiko verbunden. Für Unternehmen sollte es daher oberste Priorität sein, ein IKS dauerhaft im Unternehmen zu implementieren und seine Qualität zu überwachen. Damit stellen sie sicher, dass sie Risiken identifizieren, entsprechend reagieren und den regulatorischen Anforderungen nachkommen.

Die Vorteile: Mehr Transparenz, weniger Risiken

Ein ordnungsgemäßes und effektives IKS hat für Unternehmen enorme Vorteile. Mit einer risikoorientierten Prozessanalyse und der Definition von Kontrollen stärken Unternehmen ihre Prozesssicherheit – und das ohne nennenswerte Mehrarbeit. Damit verschafft sich das Management Transparenz über Abläufe, Prozesse und Schnittstellen. Das ist die Voraussetzung für einen ganzheitlichen Blick über die Risikosituation in den Prozessen sowie im Unternehmen insgesamt. Die so geschaffene Risikotransparenz erleichtert zudem mögliche Wechsel im Management oder die Unternehmensnachfolge. Die Mitarbeitenden erhalten darüber hinaus eindeutige Vorgaben für die Abläufe im Unternehmen. Das wirkt sich positiv auf die Compliance aus. Nicht zuletzt führt ein ordnungsgemäßes und wirksames IKS zu einer aktiven Risikosteuerung beziehungsweise Mitigation. Aktiv gelebt, überwacht und dokumentiert, erfüllt das Interne Kontrollsystem alle Anforderungen etwaiger Aufsichtsgremien.

Kosten einsparen durch Harmonisierung und Automatisierung

Weitere Argumente für ein Internes Kontrollsystem: Durch die Harmonisierung und Automatisierung von manuellen Prozessen lassen sich Kosten einsparen und Prozesse effizienter gestalten. Ebenfalls können Unternehmen ihre Kosten im Zusammenhang mit externen Prüfungen reduzieren, weil sie über eine dokumentierte Nachweisführung von Prozessen und Kontrollen verfügen.