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Dr. Florian Kristof Kaufmann
Partner Public Sector Consulting bei PwC Deutschland
Tel.: +49 160 96387477
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Die Kirchen in Deutschland stehen vor großen Herausforderungen. Angesichts abnehmender konfessioneller Bindung und in Zeiten des Fachkräftemangels müssen sie mit weniger Ressourcen auskommen. Umso wichtiger ist es, die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen.
Ein Mittel dazu ist die Digitalisierung, speziell die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA): Diese Technologie erlaubt es, manuelle und zeitaufwendige Verwaltungstätigkeiten zu automatisieren, sodass sich Fachkräfte wichtigeren Aufgaben widmen können – etwa der Bearbeitung komplexer Themen oder der Betreuung von Endanwender:innen.
Bei der RPA führen Softwareroboter – sogenannte Bots – Geschäftsprozesse aus, indem sie gewissermaßen nachahmen, wie Menschen Software bedienen. So lassen sich Prozesse effizienter gestalten und Kosten senken. Ein weiterer Vorteil: Mit RPA lassen sich die Oberflächen ganz unterschiedlicher Datenquellen und Systeme automatisieren sowie systemunabhängig verbinden.
„Mit Unterstützung von PwC und unter Einsatz von RPA haben wir eine automatisierte Lösung für umfangreiche und zeitaufwändige Importe implementiert. Sie entlastet unsere Mitarbeitenden erheblich.“
Robotergesteuerte Prozessautomatisierung setzt genau dort an, wo Organisationen aktuell stehen. Mit der Technologie lassen sich bestehende Abläufe und Systeme so automatisieren, als hätte die Organisation einen neuen digitalen „Mitarbeiter“ eingestellt. Denn die Technologie setzt an der Benutzerschnittstelle an und kann die dahinterliegenden Systeme weiternutzen. Es braucht also nicht notwendigerweise neue Systeme.
RPA lässt sich beispielsweise in der Sachbearbeitung, für Finanzen und Buchhaltung, im Personalwesen, für IT-Services und Schnittstellen generell nutzen. Prozesse, für die RPA geeignet ist, zeichnen sich durch folgende Eigenschaften aus:
Mit RPA steigern Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Organisation, sondern auch die Ergebnisqualität der automatisierten Aufgaben. Denn bei Bots ist die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich geringer, als wenn menschliche Mitarbeiter:innen diese Aufgaben erledigen. Und weil das RPA-Tool einen vollständigen Prüfplan der automatisierten Prozesse bietet und regelbasiert agiert, verbessert sich zugleich die Compliance Ihrer Organisation.
Arbeitsspitzen können Sie mit RPA einfacher abfangen, denn die Bot-Belegschaft lässt sich leicht skalieren. Die digitalen „Mitarbeiter:innen“ sind 24 Stunden an sieben Tagen pro Woche im Einsatz – und dies zu Betriebskosten, die einen Bruchteil zusätzlicher Vollzeitäquivalente betragen.
Das System erfasst alle Tätigkeiten, die die Bots ausführen, und kann sie übersichtlich visuell aufbereiten. So erkennen Sie auf einen Blick, wo es in Ihrer Organisation Optimierungsbedarf gibt.
Die Diözese Rottenburg-Stuttgart beispielsweise verwaltet die Beiträge und Verpflegungskosten für Kindertagesstätten in einem eigenen System. Bisher mussten Mitarbeiter:innen diese Daten am Monatsende manuell in ein ERP-System einpflegen. Bei 850 von der Diözese betriebenen Kitas waren monatlich circa 1.300 Schnittstellendateien zu importieren. Der Einsatz von RPA hat diesen Prozess automatisiert. Damit hat die Diözese einen Arbeitsaufwand von etwa 76 Stunden pro Monat bzw. 9,5 Vollzeitäquivalente eingespart.
Im Finanzsystem der Evangelischen Landeskirche in Württemberg sind beim Aufsetzen neuer Mandanten spezifische Teilworkflows für jede Kirchengemeinde einzurichten. Der Prozess sieht eine sachliche und rechnerische Richtigzeichnung, eine Anordnung und die anschließende Verbuchung vor. Diese Aufgaben haben die RPA-Bots übernommen. Dadurch sind insgesamt mehr als 3.000 Teilworkflows im System hinterlegt. Einen Teilworkflow anzulegen, dauert jeweils etwa 30 Minuten. Dies übernimmt nun ein Bot – was den manuellen Aufwand erheblich reduziert.
RPA erlaubt es außerdem beispielsweise, neue Nutzer:innen der internen Systeme automatisch anzulegen, wenn deren Daten strukturiert hinterlegt sind, etwa in Form von Share-Point-Listen oder Excel-Dateien. Richten Organisationen Systeme neu ein und fehlt diesen eine Standard-Import-Möglichkeit, können RPA-Bots Massendaten automatisch importieren. Die Technologie kann zudem wiederkehrende Batchabläufe, etwa bei Periodenabschlüssen, und sich wiederholende Testfälle, beispielsweise bei neuen Software-Versionen, automatisieren.
„PwC hat in einer kritischen Projektphase rasch und über Feiertage hinweg mit hohem persönlichen Einsatz eine RPA-Lösung für uns implementiert. Dank ihr konnten wir unseren Zeitplan halten und wie geplant produktiv gehen.“
Evangelische Landeskirche Württemberg