Upskilling im öffentlichen Sektor - Herausforderungen und Strategien für die digitale Zukunft

09 März, 2020

Gesellschaftliche Megatrends verändern die Arbeitswelt grundlegend. Insbesondere der demographische Wandel und technologische Neuerungen im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung stellen Verantwortliche vor entscheidende Herausforderungen, in der Privatwirtschaft und im öffentlichen

Sektor gleichermaßen. Letzteren betrifft diese Entwicklung in besonderer Weise: So hat etwa eine PwC-Studie ermittelt, dass dem öffentlichen Sektor im Jahr 2030 mehr als 800.000 Fachkräfte fehlen werden – deutlich mehr als in anderen Branchen.

Die Herausforderungen im Überblick

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Dr. Wolfgang Zink
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Upskilling muss ganz oben auf der Agenda stehen

Sollen öffentliche Einrichtungen und Verwaltungen auf Bund-, Länder- und kommunaler Ebene handlungsfähig bleiben, braucht es dringend eine zukunftsfähige Personalstrategie. Dabei genügt es nicht, fehlendes Personal zu rekrutieren – denn dies steht für viele Jobprofile am Markt auf absehbare Zeit nicht ausreichend zur Verfügung. Umso wichtiger ist das Upskilling, also die kontinuierliche und strukturierte Weiterentwicklung der vorhandenen Mitarbeiter. Es sollte bei Entscheidern höchste Priorität haben, um ihre Organisationen fit für die (digitale) Zukunft zu machen. PwC selbst geht hier voran und investiert weltweit drei Milliarden US-Dollar in Tools, Technologien und die Weiterentwicklung der rund 276.000 Mitarbeiter.

Aber wie stehen die Menschen zur Zukunft der Arbeitswelt? Wie blicken sie auf technologische Veränderungen und wie sieht es mit ihrer Lernbereitschaft aus? Diese und weitere Fragen zum Thema Upskilling hat PwC rund 22.000 Menschen aus elf Ländern gestellt.

Jede neunte Stelle im öffentlichen Sektor bleibt unbesetzt

Eine der größten Herausforderungen für den öffentlichen Sektor ist schon jetzt der eklatante Fachkräftemangel, und innerhalb der kommenden zehn Jahre wird sich das Problem noch verschärfen. So werden dem öffentlichen Sektor bis 2030 unserer Prognose zufolge allein bei lehrenden Berufen 194.000 Fachkräfte fehlen. In der Verwaltung sind es 151.000 Stellen.  Das bedeutet: Im Durchschnitt bleibt jede neunte Stelle im öffentlichen Sektor unbesetzt. 

Gleichzeitig treibt die Politik die Digitalisierung immer weiter voran, und die öffentliche Verwaltung digitalisiert sich immer stärker. Dadurch verändern sich – zum Teil grundlegend – die Jobprofile der Mitarbeiter, die Fähigkeiten sowie das Mindset, die sie benötigen. So benötigen der PwC-Prognose zufolge etwa 30 Prozent aller Berufstätigen digitale Handlungskompetenz, wozu technische und soziale Fähigkeiten zählen. Manche Tätigkeiten werden künftig sicherlich entfallen; vor allem aber werden Mitarbeiter von Routinetätigkeiten entlastet, und es werden neue Tätigkeiten entstehen. Ohnehin sind öffentliche Einrichtungen aufgrund des Wirtschaftlichkeits- und Sparsamkeitsprinzips dazu verpflichtet, ihren Personalbedarf regelmäßig zu überprüfen. Deshalb überprüfen viele Institutionen ihre Prozesse anhand von Szenarien und zukunftsorientierten Modernisierungsprogrammen. Aus solchen Zielbildern lässt sich der künftige Personalbedarf ableiten – sowohl qualitativ im Sinne neuer Tätigkeiten als auch quantitativ im Sinne des benötigten Personals.

Zudem müssen sich Verwaltungsmitarbeiter darauf einstellen, dass Bürger ihre Behördengänge vermehrt digital erledigen (wollen) – entsprechende Technologien und Prozesse werden gefragt, Verwaltungsmitarbeiter müssen sie beherrschen lernen. Hinzu kommen neue Formen der Beteiligung, und auch steigende Anforderungen an Datenschutz und Cyber-Sicherheit erfordern von Mitarbeitern zusätzliche Kompetenzen.

„New World – New Skills“ – auch für den öffentlichen Sektor

Klar ist: Um auch in Zukunft handlungsfähig zu sein, muss der öffentliche Sektor auf diesen Wandel reagieren. Welche Fähigkeiten werden dazu besonders dringend benötigt? Eine Studie des Weltwirtschaftsforums nennt folgende wesentliche Aspekte:

  • Technologiekompetenz: Automatisierung, komplexe Datenanalyse, Künstliche Intelligenz – diese Technologien werden auch den öffentlichen Sektor schon in naher Zukunft entscheidend prägen. Um den wachsenden Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern zu decken, braucht es zwar IT-Fachkräfte. Doch es reicht nicht aus, wenn Mitarbeiter nur für bestimmte Technologien geschult werden – denn diese sind möglicherweise schon wenige Jahre später veraltet. Vielmehr geht es um den Erwerb grundsätzlicher Technologiekompetenz, also die Fähigkeit und die Bereitschaft zum dauerhaften digitalen Lernen.
  • Problemlösung, Kreativität und Social Skills: Je mehr Routineaufgaben „intelligente“ Maschinen übernehmen, desto wichtiger werden genuin menschliche Fähigkeiten wie Problemlösung, Empathie und Kreativität. Denn neue Technologien verändern auch Prozesse. Die Arbeitsorganisation wird so in vielen Fällen agiler und flexibler. Wichtig ist ebenso, dass Mitarbeiter Vertrauen und Transparenz schaffen und dass sie menschliche Arbeit und Wohlbefinden wertschätzen.
  • Fehler- & Innovationskultur: Um solche neuen, flexiblen Arbeitsprozesse zu ermöglichen, braucht es außerdem einen positiven Umgang mit Fehlern. Dominiert in Organisationen die Angst vor Misserfolgen, fehlt der Spielraum für innovative Lösungen. Hier sind insbesondere Fach- und Führungskräfte gefordert, eine wertschätzende Fehler- und Innovationskultur vorzuleben und an ihre Mitarbeiter weiterzugeben.

Upskilling-Strategien und Handlungsoptionen für den öffentlichen Sektor

Um Mitarbeiter rechtzeitig auf künftige Herausforderungen vorzubereiten und so die Leistungsfähigkeit öffentlicher Institutionen zu erhalten oder gar zu verbessern, brauchen Entscheider eine geeignete Upskilling-Strategie. Wie kann eine solche Strategie aussehen, welche Handlungsoptionen stehen zur Verfügung? Grundlegend sind unserer Erfahrung nach folgende Aspekte:

Analyse: Fähigkeiten und künftiger Bedarf

Welche Fähigkeiten haben die Mitarbeiter aktuell? Was prägt die Organisationskultur aktuell und welche Fähigkeiten werden künftig besonders benötigt? Antworten auf diese und weitere Fragen bilden die Basis, um Mitarbeiterrollen (neu) zu definieren, Veränderungsprozesse zielgerichtet einzuleiten und Karriere- und Weiterbildungswege neu zu definieren. Wichtig dabei: Mit einer einmaligen Analyse ist es nicht getan. Stattdessen müssen Organisationen Profile und Entwicklungswege immer wieder definieren – angepasst an gesamtgesellschaftliche, wirtschaftliche und technologische Entwicklungen, Regulierungsanforderungen und die eigene Geschäftsstrategie.

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Festlegung: Upskilling-Strategie

Um in Zeiten rasanten (technologischen) Wandels jederzeit handlungsfähig zu bleiben, muss eine Upskilling-Strategie ausreichend flexibel bleiben. Nur so können Institutionen des öffentlichen Sektors schnell auf interne und externe Veränderungen reagieren und Upskilling-Maßnahmen rechtzeitig anpassen. Dabei spielt die richtige technische Unterstützung eine zentrale Rolle. So hat etwa Luxemburg im Zuge der Luxembourg Digital Skills Bridge, bei dem PwC als Projektpartner mitwirkte, ein Tool entwickelt, um Anforderungen an Kompetenzen und Qualifikationen zu ermitteln.

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Schaffung: Notwendige kulturelle Basis

Damit Veränderungen in Organisationen erfolgreich und nachhaltig implementiert werden, ist oft ein grundlegender Wandel der Arbeitskultur notwendig. Flexible, innovative Prozesse sind nur möglich, wenn Fach- und Führungskräfte sowie alle Mitarbeiter die neuen Verhaltensweisen regelmäßig anwenden. Dazu gehört es auch, Ideen und Anregungen seitens der Mitarbeiter systematisch, zum Beispiel in kollaborativen Workshops oder Design Sprints, einzubeziehen und für die Organisation zu nutzen. Wichtig für die langfristige Bindung, Motivation und Leistungsfähigkeit sind zudem gesundheitsfördernde Maßnahmen.

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Implementierung: Upskilling-Maßnahmen

Veränderungen gewohnter Rollen verunsichern Mitarbeiter oftmals. Unsere Untersuchungen zeigen auch: Mehr als drei Viertel der Befragten sind bereit, neue Fähigkeiten zu erlernen oder sogar komplett umzuschulen. Und mehr als ein Drittel (34 Prozent) der insbesondere älteren Befragten möchten sich neue Technologien anzueignen. Jüngere fokussieren eher darauf (32 Prozent), Experte für bestimmte Technologien und Skills zu werden. Upskilling-Maßnahmen sollten daher die unterschiedlichen Bedürfnisse und Voraussetzungen der Mitarbeiter berücksichtigen und individuelle Entwicklungswege und Module beinhalten. Einen innovativen Ansatz hierfür stellt die PwC Digital Fitness App dar. Mit Hilfe von Gamification-Elementen finden Mitarbeiter ihren individuellen Digital Fitness Score. Auf Basis dieses Ergebnisses erhält jeder Beschäftigte seinen individuellen Lernplan.

Transparente Kommunikation und die Einbeziehung aller Stakeholder von Beginn an können zudem helfen, Ängste und Unsicherheiten zu lindern und das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen. Damit Weiterbildungsmaßnahmen und digitales Lernen langfristig fruchten, benötigen Mitarbeiter neben ihren täglichen Aufgaben ausreichend Zeit für ihren individuellen Lernplan.

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Durchführung: Wirksamkeitsanalysen

Um herauszufinden, welche Upskilling-Maßnahmen erfolgreich sind, bedarf es einer regelmäßigen Evaluation. Entscheidend sind hierbei nachvollziehbare Messkriterien sowie das Engagement der Mitarbeiter. Denn eines steht fest: Upskilling-Maßnahmen können nur dann langfristig wirksam sein, wenn alle Beteiligten eine hohe intrinsische Motivation zum kontinuierlichen (digitalen) Lernen entwickeln.

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