Ein Financial Shared Service Center als interner Dienstleister für Kärcher

Einige Großkonzerne in Deutschland haben sich bereits dazu entschlossen, ihre Finanzbuchhaltung in sogenannten Shared Service Centern zu bündeln. Doch auch der Mittelstand zeigt Interesse – so wie das Familienunternehmen Kärcher, das Weltmarktführer bei Reinigungsgeräten ist. Das Consulting-Team von PwC hat die Firma dabei unterstützt, ein Financial Shared Service Center für alle europäischen Kärcher-Gesellschaften einzurichten.

Ausgangslage

Berechnen, bezahlen, bilanzieren: Täglich fallen bei der Firma Kärcher europaweit zigtausende Buchhaltungsvorgänge an. Egal, ob ein neues Werkzeug oder Druckerpapier bestellt wird, ob ein an den Kunden gelieferter Hochdruckreiniger berechnet oder Gehälter an die Belegschaft ausgezahlt werden – der Geldfluss muss ständig gelenkt werden. Der Finanz- und Rechnungswesen-Bereich des Familienunternehmens, das weltweit operiert und mit dem Slogan "Kaercher makes a difference" wirbt, war hierzu allerdings nicht optimal aufgestellt.

Ein Beispiel: Die Rechnungen kamen bei Kärcher in Papierform ins Haus. Bis alles geprüft und zur Zahlung angewiesen war, konnten bis zu vier Wochen vergehen. Die Rechnungen wurden eingescannt und zusätzlich in einem Ordner abgeheftet. In der Regel waren mehrere Mitarbeiter beteiligt, bis ein Vorgang abgeschlossen war.

Um sein Finanz- und Rechnungswesen effizienter zu gestalten und stärker zu standardisieren, entschloss sich das Unternehmen dazu, ein Financial Shared Service Center (FSSC) mit Sitz in Deutschland einzurichten. Die neue Einheit soll als interner Dienstleister für alle europäischen Kärcher-Gesellschaften die Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen übernehmen, die standardisierbar sind und ein hohes Transaktionsvolumen haben.

Kärcher suchte sich dazu externe Unterstützung und entschied sich für das Consulting-Team von PwC. Wichtigstes Ziel des Projekts war es, europaweit qualitativ hochwertige und verlässliche Finanzdaten zu erhalten und insgesamt den Finanz- und Rechnungswesen-Bereich strategisch neu auszurichten. Das sollte auf der Basis standardisierter Prozesse und Daten geschehen.

Vorgehensweise

Das Financial Shared Service Center unter Führung des Stammhauses in Deutschland wird künftig für insgesamt 24 europäische Vertriebs- und Produktionsgesellschaften arbeiten. In solch einem FSSC werden alle vergleichbaren Tätigkeiten des Finanz- und Rechnungswesens, die in mehreren Gesellschaften regelmäßig anfallen, unter einem Dach zusammengeführt.

PwC hat dafür ein Vorgehen in vier Schritten empfohlen:

1. Analyse: Erstellung einer Baseline und Analyse der Ist-Situation für alle europäischen Standorte; Interviews und Workshops mit allen wichtigen Stakeholdern; Erfassung rechtlicher Anforderungen und Vorgaben je Land.
2. Design: Festlegung der Soll-Prozesse (inklusive des Prozess-Splits zwischen dem FSSC und den lokalen Einheiten) sowie Definition der Soll-Organisation; Festlegung der Strategie und Vorbereitung eines Kommunikationsplans für relevante Stakeholder-Gruppen; Bewertung möglicher Umsetzungsalternativen in einem Business Case.
3. Aufbau: Organisation des FSSC, basierend auf den Soll-Prozessen; Einführung der Technologie-Tools; Einsatz des künftigen Personals.
4. Implementierung: Migration aller europäischen Gesellschaften in das FSSC gemäß Plan.

Das Financial Shared Service Center arbeitet unterteilt in drei Aufgabenbereiche: Order to cash (Erfassung und Bearbeitung offener Forderungen); Purchase to Pay (Bearbeitung eingehender Rechnungen) und General Ledger (Bilanzierung, Monats- und Jahresabschlüsse). Dort sind Kollegen aus mehreren europäischen Ländern tätig. Thomas Elsner, Vice President Corporate Finance and Accounting bei Kärcher, spricht deshalb gern von einer "hocheffizienten, internationalen Zahlenfabrik". "Die Abteilung" so Thomas Elsner "ist viel mehr als ein auf Buchhaltungsvorgänge spezialisiertes Team. Seine interkulturelle Kompetenz prägt das Financial Shared Service Center mindestens ebenso wie sein fachliches Know-how."

Ergebnis

Die Firma zieht insgesamt ein sehr positives Fazit: "Durch die Bündelung von sich ständig wiederholenden Buchhaltungsvorgängen haben wir ein international einheitliches Qualitäts- und Verlässlichkeitsniveau der Finanzzahlen und erzielen auf Dauer auch noch große Einsparungen", sagt Thorsten Binkert, Head of Financial Shared Service Center Europe. Bereits wenige Monate nach der Gründung konnte das Unternehmen erhebliche Effizienzsteigerungen verbuchen.

Zurück zum Beispiel eingehende Rechnungen: Heute ist der Ablauf deutlich vereinfacht. Ein externer Dienstleister scannt zu Beginn die Rechnungen ein, schickt die elektronischen Datensätze zum FSSC und von dort gehen sie zur Genehmigung in die lokalen Abteilungen. Durch diese elektronische Abwicklung können die Buchungsvorgänge zu Spitzenzeiten doppelt so schnell erledigt werden wie vor Einführung des Shared Service Centers. Ebenso lassen sich deutliche Einsparungen beim Rechnungsausgang erzielen. Auch hier laufen alle Prozesse standardisiert ab. Die gewonnene Zeit können die Mitarbeiter zur Betreuung der europäischen Landesgesellschaften nutzen.