Flex Desks erobern die Bürowelt

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David Rouven Möcker
Partner und Head of Real Estate Consulting & Transformation bei PwC Deutschland
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Homeoffice – Flexibilität die sich etabliert hat

Das Homeoffice als flexibler Arbeitsort hat sich 2023 in Deutschland fest etabliert: 80 % der Arbeitnehmenden arbeiten regelmäßig von zuhause aus, knapp die Hälfte (48 %) der Befragten an mindestens zwei Tagen die Woche. Branchenübergreifend möchten die meisten dies auch weiterhin an zwei bis drei Tagen die Woche tun.

Die Erfahrungen der Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden mit dem Homeoffice sind seit der Pandemie überwiegend positiv: Immer mehr Führungskräfte und Teams berichten, dass sie im Homeoffice produktiver arbeiteten. Außerdem hebt eine bessere Work-Life-Balance die Zufriedenheit.

Da immer mehr Menschen regelmäßig von einem frei gewählten Arbeitsort aus arbeiten, wurden 2023 die Hälfte der angemieteten Büroflächen nicht genutzt. Ein Großteil der Unternehmen möchte ihre Büroflächen künftig flexibler nutzen oder tut dies bereits. Die ergriffenen Maßnahmen sind dabei sehr vielfältig. Flächenreduzierungen zur Kosteneinsparung sind nicht immer der Hauptgrund.

Zu diesen Ergebnissen kommt die 3. Auflage unserer repräsentativen, branchenübergreifenden Homeoffice-Studie zu neuen Arbeitskonzepten und Büroflächenbedarfen bei Unternehmen in Deutschland.

Nach der Kalkulation unserer Real-Estate-Experten lohnt sich eine Büroflächenreduktion bereits ab fünf Prozent, vorausgesetzt die Räume sind hochwertig und erfordern keine Umbaumaßnahmen. Bei Modernisierungsbedarf sollten die Umbaukosten bei Mietobjekten 650 Euro/m² und Eigentum 750 Euro/m² nicht übersteigen, damit langfristig Einsparungen erzielt werden können.

Die Studie im Überblick

Homeoffice is here to stay

Das Homeoffice ist seit dem Ende der Pandemie in Deutschland zu einem festen Bestandteil flexibler Arbeitsmodelle geworden: Die Mehrzahl der Arbeitnehmenden (86 %) profitiert bereits von flexiblen Arbeitsmodellen, ein Drittel kann ohne Einschränkungen oder Vorgaben von zuhause aus oder an einem frei gewählten Arbeitsort arbeiten.

Heimarbeit macht produktiver

Die Mehrzahl (54 %) der Arbeitgeber:innen erklärt, ihre Teams arbeiteten im Homeoffice produktiver als im Büro (2021: 38 %). Der Anteil der Arbeitnehmenden, die ihre Leistungen am Heimarbeitsplatz als produktiver bewerten, steigt auf 41 Prozent (2021: 30 %).

Vor allem in größeren Unternehmen wird eine höhere Produktivität wahrgenommen. Demnach haben viele Firmen seit der Pandemie die Rahmenbedingungen für ein flexibles und konzentriertes Arbeiten im Homeoffice kontinuierlich verbessert.

Schwindende Herausforderungen im Homeoffice

Zu den größten Herausforderungen im Homeoffice zählen die Ablenkung in der häuslichen Umgebung (38 %) und häusliche oder familiäre Pflichten (25 %). Weiterhin werden Probleme beim Informationsaustausch, Datenzugriff und die Zusammenarbeit im Team als Grund für geringere Produktivität genannt. Im Vergleich zu den Vorstudien berichten allerdings deutlich weniger Mitarbeiter:innen von diesen Erschwernissen.

Flexiblere Work-Life-Balance

Als wesentliche Vorteile des Homeoffice nennen die befragten Arbeitnehmenden vor allem den Wegfall des Arbeitsweges (63 %), eine Fahrtkostenersparnis (51 %) sowie einen flexibleren Arbeitstag (48 %) und eine verbesserte Work-Life-Balance (47 %).

Am meisten vermissen Mitarbeiter:innen am Heimarbeitsplatz die spontane Interaktion (45 %) und die Zusammenarbeit (37 %) mit den Kolleg:innen bei der Präsenzarbeit, weitere 31 Prozent nennen Mängel bei der technischen Ausstattung wie veraltete Bildschirme oder Drucker als Nachteile bei der Heimarbeit. Karriere- und Aufstiegsmöglichkeiten werden dagegen überwiegend neutral bewertet (57 %).

Als Bedingung dafür, wieder ausschließlich im Büro zu arbeiten, nennen 38 Prozent der befragten Arbeitnehmenden einen Fahrkostenzuschuss, 36 Prozent flexiblere Arbeitszeiten und 28 Prozent die Anrechnung des Fahrtweges als Arbeitszeit.

Junge Talente wollen freie Arbeitsplatzwahl

Das Homeoffice entpuppt sich zunehmend auch als ausschlaggebendes Kriterium für die Job-Wahl: 39 Prozent der Befragten geben an, die Möglichkeit zur Nutzung des Homeoffice sei entscheidend dafür (2021: 20 %).

Vor allem die Generation der Arbeitnehmenden bis 39 Jahre nennt das Homeoffice als wesentliches Entscheidungskriterium für die Wahl eines neuen Arbeitgebers. Demnach können Unternehmen mit modernen Arbeitsplatzkonzepten und flexiblen Arbeitsmodellen im Wettbewerb um neue Talente punkten.

Bürowelt im Wandel

Zahlreiche Unternehmen reagieren bereits und passen ihre Arbeitskonzepte und die Büroorganisation an die neuen Anforderungen der Arbeitnehmenden an: Nach Angaben der Arbeitgebenden arbeitet ein Großteil (92 %) der Mitarbeiter:innen im Schnitt bereits an 2,6 Tagen die Woche im Homeoffice.

In 72 Prozent der Unternehmen dürfen die Mitarbeiter:innen an bestimmten Tagen im Homeoffice arbeiten und diese Tage frei wählen. In 38 Prozent der Firmen können Arbeitnehmende komplett frei entscheiden, wann und von wo aus sie arbeiten.

Eine Abstimmung von Bürozeiten im Team ist dabei aber insbesondere bei geteilten Arbeitsplätzen (Flex Desk) von Bedeutung, damit jede:r Mitarbeiter:in an Präsenztagen einen Arbeitsplatz zur Verfügung hat. Dadurch können Flächen auch in Spitzenzeiten effizienter genutzt und Arbeitsplätze optimal ausgelastet werden.

Jedes zweite Büro bleibt leer

Aufgrund der verstärkten Nutzung des Homeoffice und anderer Arbeitsorte stehen immer mehr Büros leer: Derzeit wird im Durchschnitt mehr als die Hälfte der angemieteten Büroflächen (55 %) nicht genutzt. In Spitzenzeiten liegt die Auslastung bei 63 %, wobei in kleinen Firmen die Flächen stärker ausgelastet werden als in Großunternehmen. Allerdings steht dann immer noch mehr als ein Drittel der Flächen (37 %) leer.

Ein Branchenvergleich zeigt, dass die Industrie mit durchschnittlich 40 Prozent die niedrigste Auslastung verzeichnet, gefolgt vom Handel und Dienstleistungssektor (durchschnittlich 51 % bzw. 70 %). Im öffentlichen Dienst beträgt die Auslastung im Durchschnitt 60 Prozent und steigt in Spitzenzeiten auf 76 Prozent.

Dennoch rechnet die Hälfte der Arbeitgebenden auch weiterhin mit einem gleichbleibenden Flächenbedarf. Lediglich 21 Prozent gehen von einer Reduzierung der Büroflächen aus. 2021 taten dies noch 31 Prozent und ein Jahr davor 60 Prozent.

Flex Desks kommen gut an

Entsprechend setzen nahezu alle Unternehmen (93 %) auf flexible Arbeitskonzepte – die teilweise auch von den Mitarbeiter:innen sehr positiv bewertet werden. Lediglich acht Prozent haben ihre Bürofläche etwa durch Weitervermietung reduziert, nur zehn Prozent planen dies.

48 Prozent der Arbeitgebenden haben die Arbeitsplätze mit neuen Monitoren oder Schreibpulten ausgestattet, 45 Prozent wollen dies kurzfristig tun.

Knapp die Hälfte der Unternehmen (48 %) hat außerdem Flex Desks oder Desk Sharing eingeführt, weitere 31 planen dies kurzfristig. Die Mehrzahl (53 %) der Arbeitnehmenden begrüßt dieses Konzept der Wechselarbeitsplätze, gut ein Drittel lehnt es ab.