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Prozesse optimieren mit Hilfe von Process Mining

05 August, 2021

Ihr Experte für Fragen

Christian Bartmann

Christian Bartmann
Partner Risk Assurance Solutions und Co-Lead Kompetenz-Center Process Mining, PwC Germany
Tel.: +49 69 9585-2848
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Digitale Prozessanalysen mit Process Mining oder
Process Mining revolutioniert die Prozessgestaltung von morgen

Komplexe Abläufe, viele unterschiedliche Schnittstellen, menschliche Fehler und sich verändernde Geschäftsumgebungen führen dazu, dass nicht alle Prozesse so laufen, wie sie sollten. Ineffiziente und langsame Abläufe sind zentrale Kostentreiber für jedes Unternehmen und wirken sich negativ auf die Leistung aus. Umso wichtiger ist die laufende Prozessoptimierung.

Innovative Technologien aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz oder des Machine Learnings bieten neue Möglichkeiten für den Bereich Business Intelligence.

Ein besonders wirkungsvoller Ansatz ist Process Mining. Diese innovative Methode zielt darauf ab, die Abläufe im Unternehmen transparent zu machen und die real gelebten Ist-Prozesse mit Zielmodellen zu vergleichen.

So lassen sich Abweichungen und Optimierungspotenziale durch Prozessanalysen effizient und kostengünstig erkennen und in gezielte Maßnahmen übersetzen.

Process Mining hilft, Komplexität zu bewältigen

Was ist Process Mining und wie funktioniert die Technologie?
Process Mining ist eine Methode aus dem Bereich des Data Mining. Im Kern geht es darum, Informationen, d.h. digitale Spuren der durchgeführten Transaktionen aus IT-Systemen zu nutzen, um die realen Prozesse in Unternehmen zu visualisieren.

Und so funktioniert es: Im ersten Schritt werden aus den Systemen definierte Daten abgezogen, um die gesamte Prozesslandschaft in Form von End-to-End-Prozessen zu visualisieren. Anhand aller Transaktionsdaten aus den Kernsystemen erhalten Unternehmen einen vollständigen und unverfälschten Blick auf ihre Prozesse.

Mit modernsten Technologien kann jede einzelne Abweichung von Soll-Prozessen schnell offengelegt und bis auf Einzelfallebene analysiert werden. Diese Form des „Process Discovery“ kann Unternehmen unabhängig von der Branche bei zahlreichen IT-basierten Geschäftsprozessen unterstützen.

Prozesse für Process Mining

Process Mining hilft, Komplexität zu bewältigen

„Mit Process Mining machen wir die tatsächlichen Prozesse sichtbar. Wir durchleuchten die Abläufe und können die detaillierten Analysen auf Basis der real gelebten Geschäftsprozesse durchführen.“

Christian Bartmann, Partner Risk Assurance Solutions und Co-Lead Kompetenz-Center Process Mining

Einsatzgebiete

1. Bewertung des Automatisierungspotenzials

Robotic Process Automation, RPA

Mit Process Mining bewerten die PwC-Expertinnen und Experten, ob ein Unternehmen die Voraussetzungen für RPA erfüllt und priorisieren mögliche Projekte und Tools. Auf Basis der Erkenntnisse der Process-Mining-Auswertung lassen sich Prozesse bereits im Vorfeld verschlanken und Prozessvarianten reduzieren. Nach Umsetzung der Automatisierung werden durch kontinuierliche Prozessanalyse weitere Automatisierungspotenziale identifiziert, um damit operative Kosten zu senken und Ressourcen effektiv zu nutzen sowie die Effektivität der bereits eingesetzten RPA-Tools zu beurteilen.
 

2. Monatliche Abschlussprozesse

Record-to-Report

Die Process-Mining-Technologie hat ihre Stärken nicht nur im Bereich Analytics von Massenprozessen und großen Datenmengen (Big Data), sondern auch in der Durchleuchtung von komplexen Prozessketten, wie sie im (Perioden-) Abschluss vorkommen. So ist es möglich, Flaschenhälse im Periodenabschluss zu identifizieren und zu eliminieren, das Buchungsverhalten nach Stichtagen zu analysieren und zielgerichtet Prozessoptimierungen abzuleiten.

3. Effizienzsteigerung im Einkauf und der Kreditorenbuchhaltung

Das Ziel einer Prozessanalyse auf der Basis von Process Mining besteht darin, die Performance der einzelnen Prozessschritte zu steigern. Die Prozessanalyse des Bereichs „Accounts Payable“ gibt einen tiefen Einblick in die Prozessabläufe von Rechnungen unterschiedlicher Herkunft und bietet so die Möglichkeit, Harmonisierungs- und Automatisierungspotenziale einfach zu ermitteln. Die PwC-Expertinnen und Experten beurteilen anhand individueller Benchmarks und eigener KPIs die aktuelle Datenqualität bei Stammdaten. Sie geben Empfehlungen zu Quick Wins wie der Skonto-Realisierungsquote.

4. Analyse von Massendaten

Mit Process Mining lassen sich insbesondere Prozesse im Bereich der Massendatenverarbeitung analysieren. In der Energie- oder Telekommunikationsbranche überwachen die PwC-Expertinnen und Experten Prozesse End-to-End. Ein Beispiel ist der Order-to-Cash-Prozess von der Umsatzrealisierung bis zum Zahlungs-/Forderungsmanagement. Alle einzelnen Schritte (Stornierung, Aussteuerung, Reklamationsgründe etc.) werden berücksichtigt. Dadurch steigen u. a. die Kundenzufriedenheit und die Liquidität.

5. Transformation von IT und Prozessen

Im Rahmen von IT-Transformationsprojekten (z.B. ERP-Rollout oder S/4HANA-Einführung) spiegeln die PwC-Expertinnen und Experten die Prozesse gegen einen vorher festgelegten Standard, etwa in Form definierter Soll-Templates. Auf diese Weise arbeiten wir heraus, wie hoch die Konformitätsrate ist und in welchen Fällen Prozessoptimierungen möglich sind.

6. Interne Revisionsprüfungen auf Basis digitaler Fußspuren

Neben den Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Prozessautomatisierung eignet sich Process Mining auch zur Analyse von Compliance-Sachverhalten und der Prüfung der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems (IKS). Von Hauptprozessen wie dem Einkaufsprozess und dem Rechnungseingangsprozess bis hin zur Reisekostenprüfung kann jeder Prozessschritt grafisch dargestellt und relevante Kennzahlen ermittelt werden.

Häufigste Formen der Prozessanalyse

1. Analyse der Prozessvarianten
In der Praxis folgen Prozesse selten dem gleichen, idealen Ablauf. Es kann beispielsweise vorkommen, dass eine Einkaufsbestellung aufgrund verschiedenster Gründen mehrmals geändert wird. In der Variantenanalyse wird leicht ersichtlich, welche verschiedenen Pfade der Prozess annimmt. Benutzer können dadurch den am häufigsten vorkommenden Pfad – den so genannten Happy Path – sowie alle potenzielle Schwachstellen erkennen.

2. Durchlaufzeit-Analyse
Durchlaufzeiten können direkt im interaktiven Prozessgraph dargestellt und analysiert werden. So lassen sich die exakte Position und mögliche Gründe für Stillstand oder Verzögerungen im Prozess darstellen.

3. Root Cause Analysis
Wenn Nutzer die analytischen Fähigkeiten der Process-Mining-Software komplett ausschöpfen, können sie die Rohdatenobjekte, die zur Prozessanalyse gehören, genau nachverfolgen. Auf diesem Weg können Schwachstellen entdeckt und erhoben werden.

4. Continuous Process Monitoring
Viele Process-Mining-Tools nutzen den Zugang zu Echtzeitdaten aus zentralen Systemen für die bestmögliche Prozessanalyse. Anwender können ohne großen Aufwand intuitive Analyseansichten erstellen und dadurch spezifische Fragen zu Prozessen beantworten.

Industriebezogene Process Mining Lösungen

Lösungen Energiewirtschaft

Die Energiebranche steht vor der Aufgabe, große Datenmengen nicht nur zu verarbeiten, sondern aus diesen Daten auch die richtigen Schlüsse zu ziehen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Kunden. Diese wünschen sich auch von Energieversorgern ein Kundenerlebnis, wie zum Beispiel aus dem Internethandel. Dazu kommen die sich verschärfende Regulierung, ein erhöhter Wettbewerbsdruck – und damit sinkende Margen.

Um in diesem Umfeld erfolgreich zu sein, sollten Versorger ihre Prozesse im Griff haben. Wer durch digitaler Transformation exzellente Prozesse vorweisen kann, verschafft sich einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Für Verbrauchsstellen hat PwC auf der Basis von Process-Mining-Technologie maßgeschneiderte Prozessanalysen entwickelt, beispielsweise für den Neukunden- oder den Abrechnungsprozess. Die PwC-Energieexperten verfügen über tiefes Branchen Know-how und wissen, wie die idealen Prozesse laufen sollten – und können auf dieser Basis schnell Optimierungsmaßnahmen ableiten.

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Lösungen Financial Services

Finanzinstitute setzen den Fokus auf erhöhte Profitabilität und Kostenreduktion. Maßgeschneiderten Angebote helfen noch besser auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden einzugehen und das eigene Geschäftsmodell weiterzuentwickeln.

Ein Ansatz, um diese Herausforderungen zu meistern, sind datenbasierte Prozessanalysen für Kredit-, Handels-, Investment- und weitere operative Prozesse. Damit lassen sich zum einen Prozessschwächen und Optimierungspotenziale identifizieren, andererseits Transparenz über Prozessrisiken und Erfüllung der Compliance-Anforderungen gewinnen. Durch maschinelle Verarbeitung können manueller Aufwand und Durchlaufzeiten von Daten während einer Transaktion drastisch sinken. Solche Automatisierungsinitiativen lohnen sich insbesondere, wenn ein hohes Volumen an Transaktionen bewältigt werden muss.

Ein Beispiel ist die Digitalisierung interner Kontrolltätigkeiten wie bspw. der Überprüfung von Einhaltung von Vier-Augen-Prinzipien. Zielsetzung ist in diesem Zusammenhang die Überprüfung von regulatorischen Anforderungen an das Prozessdesign von Finanzdienstleistern. Der Einsatz von Process Mining Methoden unterstützt dabei, die herkömmliche, stichprobenbasierte Überwachung dieser verpflichtenden Prozessdesigns durch eine kontinuierliche Prozessanalyse zu ersetzen. Vor diesem Hintergrund ist die Technologie Process Mining insbesondere für das Prozessmanagement und für Abteilungen, die sich mit der Erfüllung der regulatorischen Anforderungen beschäftigen, wie bspw. Compliance oder Revision, interessant.

Mit umfassender Marktexpertise unterstützen wir Finanzinstituten und dessen Prozessmanagement dabei, Skalierbarkeit in Prozessen herzustellen. Aus zahlreichen Projekten sind wir mit Best-Practice-Prozessen und der geeigneten Methodik ebenso vertraut wie mit den gängigen IT-Systemen und Software.

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Die PwC-Dienstleistungen im Überblick

  • Durchführung einmaliger Process-Mining-Analysen (Standortbestimmung beispielsweise in Vorbereitung auf Automatisierungsprojekte)
  • Roll-out und Implementierung von Process Mining Software auf weitere Prozesse
  • Unterstützung bei der Einführung und Etablierung von Process Mining in der eigenen Organisation
  • Regelmäßige Auswertung der Daten mit Process Mining as a Service (PROMaaS) durch PwC ohne eigene Process Mining Lizenz.

„Durch die Kombination unserer Fachexpertise mit Branchen Know-how und detaillierten Kenntnissen der innovativen Process-Mining-Technologie unterstützen wir Unternehmen dabei, rationale und datenbasierte Entscheidungen zu treffen, die Transparenz zu erhöhen, Kosten zu senken und Gewinne zu realisieren.“

Christian Bartmann, Partner Risk Assurance Solutions und Co-Lead Kompetenz-Center Process Mining
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Partner Financial Services und Process Mining Financial Services Experte, PwC Germany

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