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Gunnar Hasselmann
Partner Pension Consulting bei PwC Deutschland
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Betriebliche Altersversorgung wird wichtiger – ihre Verwaltung bleibt anspruchsvoll
Bundeskanzler Friedrich Merz sagte im Frühjahr 2026, die gesetzliche Rentenversicherung werde „allenfalls noch die Basisabsicherung für das Alter sein“. Umso wichtiger ist die betriebliche Altersversorgung als Säule der Altersvorsorge. Für Unternehmen ist sie zudem Teil ihrer Arbeitgeberattraktivität und ein wichtiger Baustein der Absicherung von Beschäftigten im Alter. Allerdings ist die bAV-Verwaltung für Unternehmen anspruchsvoll – dies und mehr zeigt das bAV-Benchmarking 2026 von PwC. 95 Prozent der 300 befragten bAV-Verantwortlichen messen der bAV künftig hohe Bedeutung bei, 75 Prozent bewerten ihre Verwaltung als komplex bzw. sehr komplex.
Gewachsene Versorgungspläne, unterschiedliche Durchführungswege, diverse Dienstleister und zahlreiche Schnittstellen erfordern breite und tiefe bAV- und Steuerungskompetenz. Aufbringen müssen sie eher kleine Verwaltungsteams; entsprechend groß ist der Bedarf an Fortbildung und externer Unterstützung.
„Unternehmen sollten ihre betriebliche Altersversorgung viel stärker als Ökosystem verstehen und steuern, als es bislang der Fall ist.“
Die Studie im Überblick
Hohe Relevanz trifft auf komplexe Strukturen
Die bAV-Landschaften vieler Unternehmen sind über Jahrzehnte gewachsen. Unterschiedliche Durchführungswege, Versorgungspläne und Finanzierungsarten treffen auf diverse Versorgungsträger, Versicherer sowie Aktuariats-, Administrations- und IT-Dienstleister. Hinzu kommen Schnittstellen zu Beschäftigten, Finance, Tax und Legal. Unternehmen müssen diese Schnittstellen durchgängig steuern und Verantwortlichkeiten eindeutig zuordnen.
Kleine Teams tragen große Verantwortung
Die operative Arbeit bleibt trotz externer Unterstützung stark im Unternehmen verankert. 58 Prozent der Befragten geben an, die Verwaltung ihrer Beitragszahlungen ganz oder teilweise inhouse zu erledigen; jeweils 47 Prozent nennen die Leistungsberechnung und die Kommunikation mit externen Dienstleistern. Allerdings sind die internen Kapazitäten häufig knapp: Nur 46 Prozent der Befragten halten ihre Ressourcenausstattung für ausreichend, 47 Prozent für grundsätzlich ausreichend, aber mit Einschränkungen.
In 40 Prozent der Unternehmen kümmern sich zwei bis drei Vollzeitäquivalente um die bAV, in 24 Prozent lediglich ein bis zwei Vollzeitäquivalente. Der Studienverantwortliche, PwC-Partner Gunnar Hasselmann, verweist zudem auf eine hohe Abhängigkeit vom Spezialwissen einzelner Teammitglieder, was beim Ausscheiden entsprechender Teammitglieder problematisch werden kann.
Fachwissen wird zum Engpass
Eine funktionierende bAV-Verwaltung verbindet Aktuariat, Arbeits- und Steuerrecht, Bilanzierung, Finanzen, Personal, Entgeltabrechnung, Sozialversicherung und Kommunikation. 80 Prozent der Befragten sind zwar optimistisch, bei Bedarf Fachkräfte mit den dafür erforderlichen Qualifikationen zu finden. PwC ist hier jedoch weit weniger optimistisch, denn gerade kleine Teams können die notwendige Kompetenzbreite selten vollständig selbst abdecken.
Fortbildung und Wissenstransfer gewinnen damit an Bedeutung – besonders dann, wenn erfahrene Mitarbeiter:innen ausscheiden. Die Fortbildungswünsche zeigen die Breite: 63 Prozent nennen die steuerliche Behandlung aus Sicht der Beschäftigten als erforderliches Qualifizierungsthema, 62 Prozent Vorsorgebedarf und Rentenlücke, 50 Prozent rechtliche Schulungen.
Operative Risiken verlangen Spezialwissen
Die größten Herausforderungen liegen in besonders fachintensiven Prozessen. 50 Prozent nennen die Rentenanpassungsprüfung, 38 Prozent die Rentenverwaltung inklusive Auszahlung und 33 Prozent die Kommunikation mit Beschäftigten und Versorgungsberechtigten. Zu Recht: Denn Fehler bei Beitragszahlungen und Fristen können negative operative, rechtliche und steuerliche Folgen haben. Unternehmen brauchen deshalb ein Betriebsmodell, das Fachwissen, Zuständigkeiten und Kontrollen zusammenführt sowie bei Personalwechseln stabil bleibt.
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Alle Ergebnisse, Benchmarks und Handlungsfelder im Detail
KI und Managed Services können bAV-Teams deutlich entlasten
Spürbare Entlastung können Technologie sowie Managed Services bringen – künstliche Intelligenz (KI) vor allem bei der Datenverarbeitung, der Administration und bei standardisierbaren Abläufen. 48 Prozent der Befragten bewerten den KI-Anteil ihrer bAV-Prozesse bereits als hoch oder sehr hoch. PwC hält diese Selbsteinschätzung im Durchschnitt für zu positiv. Am häufigsten setzen Unternehmen KI bei Datenverarbeitung und Prozessautomatisierung ein (48 Prozent der Nennungen), gefolgt von der Bestandsverwaltung (42 Prozent). Entscheidend ist jedoch nicht das einzelne Tool, sondern eine klare Digitalstrategie, belastbare Daten, strukturierte Prozesse und messbare Qualitätsziele.
Die nächste Entwicklungsstufe der digitalen Transformation erhöht jedoch die Anforderungen an Systeme und Prozesse. 65 Prozent der Befragten erwarten einen hohen oder sehr hohen zusätzlichen Unterstützungsbedarf – wobei 80 Prozent mit der Steuerung, Kommunikation und Kontrolle ihrer Dienstleister zufrieden sind.
Anbieter von Managed Services können wiederkehrende, standardisierbare Aufgaben übernehmen, Spezialwissen verfügbar machen und bestehende Anbieter koordinieren. Für PwC bedeutet der Ansatz nicht unbedingt ein Voll-Outsourcing: Unternehmen können operative Leistungen gezielt abgeben und die Kontrolle behalten. Dafür braucht es klare Rollen, Datenformate, Service Levels, Eskalationswege und Qualitätskriterien. So entsteht ein belastbares Betriebsmodell, das interne Teams entlastet, Schnittstellen besser steuert und technologische Weiterentwicklung ermöglicht. PwC kennt Best Practices aus der täglichen Managed-Service-Praxis.
Auf fünf Handlungsfeldern die bAV-Verwaltung zukunftsfähig gestalten
- Komplexität beherrschen
- Fachwissen sichern
- Prozesse digitalisieren
- KI gezielt nutzen
- Services orchestrieren
Komplexität beherrschen
Gewachsene Versorgungspläne, mehrere Durchführungswege und zahlreiche interne und externe Schnittstellen machen die bAV-Verwaltung anspruchsvoll. Unternehmen können Strukturen vereinfachen, Versorgungspläne konsolidieren und Verantwortlichkeiten eindeutiger ordnen. Entscheidend ist eine durchgängige Steuerung über HR, Finance, Tax, Legal, Aktuariat und externe Partner hinweg. So sinkt das Risiko, dass Informationen oder Entscheidungen zwischen Zuständigkeiten verloren gehen.
Fachwissen sichern
bAV-Teams brauchen Know-how aus mehreren Disziplinen – von Arbeits- und Steuerrecht über Aktuariat und Bilanzierung bis zur Entgeltabrechnung. Gerade kleine Teams können diese Breite selten dauerhaft selbst vorhalten. Unternehmen sollten kritisches Wissen dokumentieren, Übergaben bei Personalwechseln vorbereiten und gezielt qualifizieren. Wo Spezialkompetenz nur punktuell benötigt wird, kann externe Unterstützung den Zugriff auf Fachwissen sichern, ohne jede Rolle intern besetzen zu müssen.
Prozesse digitalisieren
Automatisierung beginnt mit belastbaren Prozessen und Daten. Medienbrüche, manuelle Bestände oder uneinheitliche Datenformate begrenzen den Nutzen moderner Technologien. Unternehmen sollten deshalb zuerst Datenflüsse, Verantwortlichkeiten und Qualitätsanforderungen klären. Standardisierbare Abläufe lassen sich anschließend gezielt digitalisieren. Das reduziert wiederkehrende manuelle Arbeit und schafft die Grundlage dafür, KI-Lösungen kontrolliert und nachvollziehbar in der bAV einzusetzen.
KI gezielt nutzen
KI wird in der bAV bereits eingesetzt, vor allem bei Datenverarbeitung, Prozessautomatisierung und Bestandsverwaltung. Das Potenzial reicht jedoch weiter. Statt einzelne Tools isoliert zu pilotieren, sollten Unternehmen Anwendungsfälle nach Nutzen, Datenqualität und Risiko priorisieren. Eine klare Strategie, Qualitätsziele und definierte Kontrollen helfen, Effizienzgewinne zu realisieren, ohne fachliche Verantwortung aus der Hand zu geben. KI unterstützt Spezialist:innen, ersetzt sie aber nicht.
Services orchestrieren
Externe Dienstleister ergänzen Kapazität und Spezialwissen, reduzieren Komplexität aber nicht von selbst. Entscheidend ist die Orchestrierung: Wer verantwortet welchen Prozess, welche Daten werden wann geliefert, wie wird Qualität gemessen und wie laufen Eskalationen? Managed Services können wiederkehrende Aufgaben übernehmen und mehrere Beteiligte koordinieren. Unternehmen behalten Steuerung und Kontrolle und nutzen Expertise sowie Kapazitäten flexibler.
„Jemand muss die ‚Inseln‘ verbinden, damit die richtigen Informationen in die richtigen Kanäle fließen, Entscheidungen getroffen werden und nichts zwischen den Zuständigkeiten stecken bleibt.“
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Die Methodik
Für das bAV-Benchmarking 2026 befragte PwC Deutschland Anfang Juli 2026 insgesamt 300 bAV-Verantwortliche in Deutschland. Alle Teilnehmer:innen waren in ihren Unternehmen haupt- oder mitverantwortlich für die betriebliche Altersversorgung. Vertreten waren Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größenklassen. Die Erhebung betrachtet vier Themenfelder: Bedeutung, Komplexität und Ressourcen; Fachkräfte und Qualifizierung; KI-Einsatz und KI-Potenzial; Dienstleister, technische Umsetzung und Unterstützungsbedarf. Je nach Frage kamen Skalen-, Einzel- oder Mehrfachauswahlfragen zum Einsatz. Bei Mehrfachauswahlfragen können sich die Nennungen deshalb auf mehr als 100 Prozent summieren.
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