Accounting Compliance
18 August, 2021
Alle bilanzierenden Unternehmen stehen seit Jahren vor der stetigen Herausforderung, die Einhaltung ihrer Rechnungslegungsvorschriften und gff. interner Richtlinien sicherzustellen und einen Beitrag im Rechnungswesen zu den Unternehmenszielen zu leisten (sog. „Accounting Compliance“) – das ist nichts Neues. Mit der Einführung des einstufigen Enforcement-Verfahrens rückt das Thema wieder zusehends in den Vordergrund. Verantwortlich für das nunmehr einstufige Enforcement ist fortan allein die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin).
Es löst das bisher zweistufige Enforcement ab und betrifft alle kapitalmarktorientierten Unternehmen mit Herkunftsstaat Deutschland. Die BaFin erhält damit ein erheblich erweitertes Instrumentarium: Sie darf beispielsweise Vorlagen einfordern, Vorladungen aussprechen, Vernehmungen ansetzen sowie Durchsuchungen anordnen und Beweise beschlagnahmen, bei den Unternehmen selbst und bei Dritten.
Das Wichtigste in 30 Sekunden
Das deutsche Enforcement wird ab dem 1. Januar 2022 vom vormals zweistufigen zum einstufigen Verfahren und obliegt allein der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin).
Unternehmen müssen sich darauf einstellen, dass Enforcement-Verfahren künftig stärker formalisiert ablaufen. Damit steigt auch der zeitliche Druck. Deshalb sollten sie für eine optimale Compliance im Accounting sorgen und dafür zunächst analysieren, wie gut ihr Aufstellungsprozess vorbereitet ist („preparation quality“) und diesen falls nötig gezielt verbessern. Dabei sollten Unternehmen insbesondere darauf achten, ob bilanzielle Sachverhalte zum Aufstellungszeitpunkt gründlich dokumentiert sind und wie schnell sie auf diese Unterlagen zugreifen können.
Unternehmen sollten ihre Accounting Compliance regelmäßig überprüfen
Unternehmen sind daher gut beraten, die Compliance ihres Accountings regelmäßig zu überprüfen und zu sichern – durch Zentralisierung und Standardisierung bis hin zur Automatisierung der Abläufe. Sie sollten auch dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter:innen ausreichend Fachwissen aufbauen und es fortlaufend aktualisieren.
Gerade bei komplexen, ermessensbehafteten Bilanzierungssachverhalten ist es wichtig, dass die Personen bzw. Abteilungen entscheiden, die über ausreichend Erfahrung und Wissen verfügen.
Verantwortlichkeit für Bilanzentscheidungen festlegen
Unternehmen sollten festlegen, wer bestimmte Bilanzierungsentscheidungen trifft oder ob diese fest definiert sind. Entscheidungen müssen dann bei der Verarbeitung von Geschäftsvorfällen nur noch durch die Mitarbeiter:innen oder IT-Systeme ausgeführt werden.
Neben IT-Systemen eignen sich dafür Shared Service Center (SSC) oder Center of Excellence (CoE), sofern Entscheidungen zentralisiert werden. Wie und wem diese Entscheidungskompetenzen zugewiesen und wie sie ausgestaltet werden sollten, hängt davon ab, welche Kenntnisse für den abzubildenden Sachverhalt erforderlich sind, welche Regelungen anzuwenden sind und wie komplex diese sind. Von diesen Faktoren hängt auch ab, inwieweit sich Vorgänge automatisieren lassen.
Standards, Schulung, Anreizsysteme
Entscheiden sich Unternehmen gegen die Zentralisierung bzw. Automatisierung, müssen sie die Standardisierung von Bilanzierungsentscheidungen mit Hilfe klarer Richtlinien erreichen. Zudem müssen sie ihre Mitarbeiter:innen schulen, damit diese stets richtig entscheiden und ihre Ermessensspielräume angemessen ausüben und dokumentieren. Leitbilder und Anreizsysteme im Rechnungswesen können ebenfalls eine optimale Compliance im Accounting sicherstellen helfen.
Unternehmen haben also insgesamt verschiedene Möglichkeiten, ein adäquates Accounting-Compliance-System aufzubauen. Sie sollten sich des Themas wieder verstärkt annehmen – und können so einem BaFin-Verfahren gelassen entgegensehen.
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