Transformation und Management im Krankenhaus

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Dr. Benedict Gross

Jörg Asma
Partner bei PwC Deutschland
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Krankenhaus-Digitalisierung verändert die gesamte Organisation

Der Erfolg von Digitalisierungsvorhaben in Krankenhäusern hängt nicht nur von der IT ab. Ohne ein gutes Projektmanagement und die Einbeziehung aller betroffenen Menschen einer Organisation in Veränderungsprozesse scheitern selbst die besten digitalen Technologien und neue Prozesse an Widerständen und fehlender Akzeptanz.

Leistungsfähiges Projekt- und Change Management sind unabdingbar, um die digitale Transformation im Krankenhaus erfolgreich zu gestalten.

Bei der Planung und Einführung digitaler Lösungen muss das System Krankenhaus in seinen Zusammenhängen verstanden werden. Dazu gehören die klinischen Abläufe, die Prozesse der Verwaltung, die Architektur der IT, die Bedürfnisse der jeweiligen Fachdisziplinen und Interessen der involvierten Berufsgruppen sowie das Erlösmodell und die übergeordnete Strategie des Krankenhauses.

Digitale Transformation erfolgreich managen

Projekt- und Programmmanagement als Motor der Veränderung etablieren

Die Digitalisierung von Krankenhäusern heißt Hand anlegen an ein komplexes System. Es gibt vielschichtige Herausforderungen und Fallstricke. Hier muss interdisziplinär und ganzheitlich gedacht werden, zumal die meisten Häuser aktuell unter dem Schirm des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG) mehrere Digitalisierungsvorhaben parallel angehen. Die Strukturen zum Projekt- und Programmmanagement müssen entsprechend performant aufgestellt sein, damit sich die Projekte effizient koordinieren lassen.

Wie geht das in der Praxis? Es hat sich ein mehrschichtiger Ansatz bewährt, bei dem oberhalb der Projektsteuerung einzelner Digitalisierungsprojekte (z.B. der Fördertatbestände des KHZG oder entlang von Prozessgruppen bei SAP Transformationen) eine übergeordnete Programmebene zur Unterstützung und Koordination eingezogen ist. So lassen sich einzelne Vorhaben vernetzen, Zeitpläne abstimmen, und Synergien durch Querschnittsfunktionen schaffen. Gleichzeitig findet die Projektumsetzung dort statt, wo die größte Fachexpertise ist. Wir setzen dabei auf eine Vorgehensweise, die von Anfang an auch übergeordnete Aspekte rund um Sicherheit, Recht und Compliance berücksichtigt sowie die Anwendersicht und Benutzbarkeit konsequent in den Fokus stellt.

Mit Change Management die Veränderungen um Menschen zentriert gestalten

Die Einführung digitaler Lösungen hat nicht nur Auswirkungen auf die IT- und administrative Prozesslandschaft, sondern vor allem auf tägliche Routinen und Arbeitsabläufe des Krankenhauspersonals. Das Krankenhausmanagement muss die die Belegschaft in dem Veränderungsprozess einbinden, mitnehmen und richtig adressieren. Ein Kernbestandteil und Erfolgsfaktor von Digitalisierungsvorhaben besteht darin, den Menschen und sein Arbeitsumfeld klar in den Mittelpunkt zu stellen und den Wandel mit einem zielgerichteten Change-Prozess zu gestalten. Deswegen haben wir ein eigenes Team aus Change-Expert:innen, die auf die sozialen und kommunikativen Aspekte von Digitalisierungsprogrammen spezialisiert sind. Gutes Change Management ist ein Erfolgsfaktor für Digitalisierung aber auch angewandtes Risikomanagement.

Mit Change Management die Veränderungen um Menschen zentriert gestalten

Perspektiven für eine langfristige Finanzierung der Maßnahmen

Der Einsatz von digitalen Technologien geht mit Lizenz-, Wartungs- und Betriebskosten einher. Eine fokussierte Portfolioplanung und realistische Kostenkalkulation – auch über 2024 und die Mittel des Krankenhauszukunftsfonds hinaus – stellen sicher, dass Krankenhäuser nicht in eine wirtschaftliche Zwangslage stolpern. Finanzierung von Digitalisierung kann smart gestaltet werden, wenn sie Veränderungen von Organisationsformen und Erlösmodelle der Zukunft einbezieht:

Verbesserung von Bestehendem

Welche Abläufe und Methoden verändert das Digitalisierungsprojekt in Hinblick auf die bestehende Organisation? Lassen sich Abläufe beschleunigen oder Personalaufwände reduzieren? Werden das medizinische Personal von administrativen Tätigkeiten entlastet, die Patientensicherheit gesteigert oder Fehlerquellen reduziert? Antworten auf diese Fragen geben Hinweise auf messbare Entlastungen und eine erhöhte Durchlaufgeschwindigkeit von Prozessen.

Neue Formen der Organisation

Die digitale Transformation des Gesundheitswesens eröffnet nicht nur die Chance, bestehende Methoden und Abläufe effizienter zu gestalten. Sie verändert potenziell auch die Modelle, wie Medizin erbracht wird. Bei der finanziellen Planung sind deshalb auch neue Formen der Krankenhausorganisation zu berücksichtigen, die auf Innovationen und neuen Methoden wie KI, Analytics, und Big Data beruhen. Ein spezialisiertes KI-basiertes Entscheidungsunterstützung- oder Behandlungsplanungssystem kann beispielsweise ein Alleinstellungsmerkmal und Anziehungspunkt für das Krankenhaus werden.

Neue Formen der Arbeitsteilung

Im Zuge der Digitalisierung sind Veränderungen der Schwerpunkte und Erlösmodelle von Krankenhäusern absehbar. Geographische Kriterien verlieren durch fortschreitende telemedizinische Anwendungen an Bedeutung. Insbesondere für kleine und mittlere Häuser stellt sich die Frage nach (digitaler) Arbeitsteilung, neuer Schwerpunktbildung und tragfähigen Geschäftsmodellen. Die Netzwerkbildung über mehrere Träger ist hier eine vielversprechende Option, die auch ein förderbarer Tatbestand des Krankenhauszukunftsfonds ist.

Mit einem übergeordneten Vorgehensmodell Veränderungen systematisch meistern

Bei der Einführung neuer Prozesse und Veränderungen an bestehenden Systemen empfehlen wir ein bewährtes Phasenmodell. Zunächst geht es darum, aktuelle Prozesse und relevante Nutzergruppen aufzunehmen. Dann werden Anforderungen und Ziele definiert und die Auswirkungen der Maßnahmen untersucht. Mit Hilfe von passenden Tools lassen sich anschließend Prototypen erstellen, um die Tauglichkeit von Softwarelösungen und angepassten Prozessen im Hospital schnell zu validieren. Die Umsetzung und Einführung einer Lösung erfolgt schließlich in mehreren Wellen – eng begleitet durch kommunikative Maßnahmen im Rahmen des Change Managements. Um sicherzustellen, dass sich die Veränderung im Betrieb verankert und nachhaltig Nutzen stiftet, folgt nach dem Einführungsprozess eine Phase der intensiven Anwenderbetreuung.

Mit einem übergeordneten Vorgehensmodell Veränderungen systematisch meistern

„Ein sicheres und effektives Digitalisierungsvorhaben ist nie ein reines IT-Projekt. Ohne ein leistungsfähiges Projektmanagement und eine menschenzentrierte Herangehensweise scheitert die beste Technologie.“

Jörg Asma,Partner bei PwC Deutschland

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