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Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2021

PwC-Studie: Und was sie für die Zukunft der Abschlussprüfung bedeutet

Ihr Experte für Fragen

Prof. Dr. Rüdiger Loitz

Prof. Dr. Rüdiger Loitz
Partner Assurance Technology & Innovation bei PwC Deutschland
Tel: +49 211 981-2839
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Im Accounting bleibt noch viel Automatisierungspotenzial ungenutzt

Auch in der sechsten Auflage dieser Studie haben wir Unternehmen zum technologischen Wandel im Finanz- und Rechnungswesen und speziell der Abschlussprüfung befragt. In der diesjährigen Fassung wird deutlich, dass COVID-19 die Lücken der Digitalisierung auch im Finanz- und Rechnungswesen – mitunter schonungslos – offengelegt hat. Der Vorteil: Mit größerer Transparenz und Vergleichbarkeit lassen sich Schwächen gezielt beheben.

Teilgenommen an der Studie haben exakt 100 große und mittelständische Unternehmen in Deutschland. Die intensiven Befragungen fanden im Frühjahr 2021 statt. Die Studie enthält auch ein Wortlaut-Interview mit Dr. Milena Brütting, Head of Corporate Accounting, Tax und Insurance bei der Deutschen Bahn AG. Sie erläutert unter anderem, wie Europas größtes Eisenbahnunternehmen mit Technologien wie Robotic Process Automation Effizienzpotenziale hebt.

Wie digital ist die Abschlussprüfung heute? Worin bestehen Hürden, welche Trends und Tendenzen zeichnen sich ab? Das wollten wir genauer wissen und haben die Verantwortlichen des Finanz- und Rechnungswesens befragt.

Die Studie enthält neben dem Interview eine Übersicht über PwC-Tools für die digitale Abschlussprüfung. Lesen Sie im Folgenden mehr zu einigen der Kernergebnisse.

Download Studie (PDF, 0,8 MB)

Die Studie im Überblick

Status quo des Finanz- und Rechnungswesens

COVID-19 macht Digitalisierungsdefizite transparenter

29 Prozent halten den Technologieeinsatz ihres Unternehmens für progressiv oder sehr progressiv (2020: 35 Prozent), 18 Prozent für konservativ oder sehr konservativ (2020: 24 Prozent). Die Mehrheit (52 Prozent) sieht sich im Durchschnitt vergleichbarer Unternehmen.

Dass COVID-19 Nachholbedarf bei der Digitalisierung in vielen Bereichen offengelegt, war und ist für viele Unternehmen ein schmerzhafter Prozess. Dass sich mehr Unternehmen im Durchschnitt sehen, liegt unserer Ansicht nach daran, dass die Krise für mehr Transparenz und damit Vergleichbarkeit gesorgt hat. So lassen sich Schwächen gezielt beheben und Stärken gezielter als vorher ausbauen.

1 von 3 Unternehmen vernachlässigt Transformation der Finanzfunktion

Bereits rund 6 von 10 Unternehmen transformieren ihre Finanzfunktion umfassend. Bei 72 Prozent von ihnen gehört dazu die Digitalisierung der Abschlussprüfung. Aber: Ein Drittel der Befragten hat noch nicht mit einer umfassenden Transformation der Finanzfunktion begonnen.

Die Mehrheit hat erkannt: Die Transformation der Finanzfunktion ist eine Daueraufgabe. Das ist erfreulich. Nachdenklich stimmt uns allerdings, dass mit einem Drittel noch nicht einmal mit der Transformation begonnen hat – aus unserer Sicht ein deutlich zu hoher Anteil. Diese Unternehmen laufen damit Gefahr, gegenüber dem Wettbewerb ins Hintertreffen zu geraten – zumal das interne und externe Reporting mehr und mehr über das Finanz- und Rechnungswesen hinausgeht und die Finanzfunktion künftig eine wichtige Steuerfunktion in Unternehmen übernehmen wird.

Digitale Zukunft der Abschlussprüfung

Unternehmen unterschätzen mögliche Erkenntnisgewinne

Nur 9 Prozent der Befragten meinen, dass eine stärker digitale Anschlussprüfung ihnen wesentliche bis dato unbekannte Unternehmensinformationen liefern könnte. 46 Prozent erwarten eher wenige neue Erkenntnisse, 45 Prozent rechnen nicht mit neuen Informationen.

Wir sehen viel größeres Potenzial, etwa für aussagekräftige Branchenvergleiche und vorausschauende Aussagen. Voraussetzung ist der Datenzugriff, weshalb wir, auch durch neue Partnerschaften, die Datenanonymisierung immer weiter verbessern.

Zur Prüfung eingesetzte Technologie gilt zunehmend als zeitgemäß

Rückständig finden die zur Prüfung einzelner Sachverhalte eingesetzte Technologie deutlich weniger Befragte als im Vorjahr: 44 ggü. 61 Prozent. Für den Austausch wesentlicher Informationen zu Regulierung und Praxis äußerten sich so 42 Prozent (2020: 46 Prozent), nur noch 31 Prozent sehen Verbesserungspotenzial beim Management der Prüfung (2020: 43 Prozent).

Offenbar fielen aus Sicht der Unternehmen limitierende Faktoren für eine zeitgemäße Abschlussprüfung deutlich weniger ins Gewicht. Wir konnten die hohe technologische Veränderungsgeschwindigkeit offenbar gut mitgehen und sehen uns darin bestärkt, den eingeschlagenen Weg gemeinsam mit unseren Mandant:innen weiter zu beschreiten.

Abschlussprüfung vor Ort wird zum Auslaufmodell

Deutlich weniger Befragte als im Vorjahr meinen, dass die Abschlussprüfung in fünf Jahren noch hauptsächlich vor Ort stattfinden wird – 83 ggü. 58 Prozent im Jahr 2020.

Während der Pandemie musste die Prüfung zwangsläufig ortsunabhängig funktionieren – und das hat sie! Diese Entwicklung wird sich fortsetzen, auch weil wir als PwC die Abschlussprüfung selbst klimaschonender gestalten und beispielsweise auf Reisen wo immer möglich verzichten wollen.

PwC-Tools für die digitale Abschlussprüfung

Adam

Buchhaltungsunterlagen automatisiert prüfen

„Adam“ steht für „Automatisches Datenmanagement“. Dieses Tool klassifiziert und auditiert Datenproben vollautomatisch KI-basiert. Buchhaltungsunterlagen werden mit dem zugehörigen Quelldokument – etwa einem Lieferschein oder einer Rechnung – verknüpft und analysiert. Fehler oder Fehlerindikationen werden mittels Datenanalysen identifiziert. In einem späteren Stadium streben wir eine vollständige, KI-basierte Prüfung der Aufzeichnungen in Echtzeit an.

Ali

Compliance mit neuronalen Netzen sichern

Unternehmen verwalten viele Compliance-Prozesse mittels umfangreicher Checklisten. Auf Basis dieser Checklisten durchsucht Ali unstrukturierte Texte der Unternehmen (beispielsweise Reportings) in einem Bruchteil der Zeit, die Menschen für diese bislang sehr aufwändige Routinetätigkeit benötigen. Zudem minimiert die auf selbstlernender Künstlicher Intelligenz basierende Anwendung die Fehlerwahrscheinlichkeit.

Aura

Prüfungsprozesse ortsunabhängig planen und dokumentieren

Unternehmen verwalten viele Compliance-Prozesse mittels umfangreicher Checklisten. Auf Basis dieser Checklisten durchsucht Ali unstrukturierte Texte der Unternehmen (beispielsweise Reportings) in einem Bruchteil der Zeit, die Menschen für diese bislang sehr aufwändige Routinetätigkeit benötigen. Zudem minimiert die auf selbstlernender Künstlicher Intelligenz basierende Anwendung die Fehlerwahrscheinlichkeit.

Connect

Daten in der Abschlussprüfung effizient austauschen

Dieses Tool optimiert und dokumentiert den Datenaustausch in Echtzeit. Die Audit-Teams erkennen mit einem Blick, welche Informationen fehlen und noch beschafft werden müssen. Das eingebaute Tracking erkennt Verantwortlichkeiten und erleichtert somit die Zusammenarbeit im Audit-Team. Der Zugriff ist ortsunabhängig über PC, Tablet und Smartphone möglich. Statusberichte zum aktuellen Projektstand verbessern die Planung.

GL.ai

Massendaten sekundenschnell auf Risiken bewerten

Um bei der Abschlussprüfung große Datenmengen zu analysieren und Risiken zu identifizieren, nutzt PwC GL.ai. Das preisgekrönte Tool analysiert Milliarden von Daten binnen Sekunden. PwC-Prüfer haben die Algorithmen entwickelt und so trainiert, dass sie den Entscheidungsprozess der Prüfer replizieren. Der Prozess wird mit dem Tool deutlich schneller und sicherer.

Halo

SAP-Systeme transparent und prüfungs sicher analysieren

Um bei der Abschlussprüfung große Datenmengen zu analysieren und Risiken zu identifizieren, nutzt PwC GL.ai. Das preisgekrönte Tool analysiert Milliarden von Daten binnen Sekunden. PwC-Prüfer haben die Algorithmen entwickelt und so trainiert, dass sie den Entscheidungsprozess der Prüfer replizieren. Der Prozess wird mit dem Tool deutlich schneller und sicherer.

Text Mining

Dokumente und ihre Zyklen flexibel abbilden

Diese Anwendung bildet den kompletten Dokumentenzyklus von beispielsweise IFRS 16-Verträgen, Projektaufträgen und Immobilienverträgen ab – inklusive Historisierung, Validierung und Modifikation. Es verfügt über flexible Schnittstellen zu anderen Datenanalyse- und Textminingtools von beispielsweise der Fraunhofer Gesellschaft und PwC. Die Daten werden vor allem für das Training von lernenden KI-Systemen verwendet.

RPA

Prozesse mit Software-Robotern optimieren

Eine der effektivsten Prozessoptimierungsstrategien basiert auf Robotic Process Automation (RPA). RPA-Software automatisiert bisherige Mitarbeitertätigkeiten und nutzt dabei die gleichen Systemzugänge wie die Mitarbeiter, was schnelle Implementierungen ohne Systemänderungen ermöglicht. RPA lässt sich mit selbstlernender Software ergänzen, sodass weitere Unternehmensentscheidungen datenbasiert automatisiert werden können.

„Die Abschlussprüfung kann Unternehmen wesentliche zusätzliche Informationen liefern – anonymisiert und streng datenschutzkonform. Das Potenzial verkennen viele Unternehmen aus unserer Sicht noch.“

Prof. Dr. Rüdiger Loitz,Assurance Technology & Innovation, PwC Germany

Die Methodik

An der Studie haben 100 große und mittelständische Unternehmen in Deutschland teilgenommen. Diese wurden im Frühjahr 2021 durch das Meinungsforschungsinstitut Kantar Deutschland befragt.

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Petra Justenhoven

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Mitglied der Geschäftsführung und Leiterin Assurance, PwC Germany

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