Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen

Und was sie für die Abschlussprüfung bedeutet.

Auf dem Weg in die digitale Zukunft

Die Digitalisierung verändert Unternehmen und andere Organisationen so grundlegend, wie es die Wirtschaftswelt noch nie erlebt hat – auch das Finanz- und Rechnungswesen und damit die Abschlussprüfung.

Die erste Befragung zur Digitalisierung der Abschlussprüfung hatten wir im Jahr 2016 durchgeführt – damals bei 98 Unternehmen. Ihr großer Zuspruch und die Relevanz, die die Digitalisierung für die Befragten und für PwC als Abschlussprüfer hat, inspirierten uns zu der hier vorliegenden zweiten Befragung. Etliche Erkenntnisse der aktuellen Befragung haben wir mit den Antworten aus dem Jahr 2016 grafisch verglichen. So wird die Entwicklung noch besser für Sie sichtbar.
 

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Portrait von Prof. Dr. Rüdiger Loitz

Prof. Dr. Rüdiger Loitz, Leiter Capital Markets & Accounting Advisory Services

Wie sieht die Zukunft der Abschlussprüfung aus?

Wir wollten es genau wissen. Daher haben wir diese Frage in über 40 Detailfragen aufgesplittet und Verantwortliche aus dem Finanz- und Rechnungswesen von 76 Mittelständlern und Großkonzernen mit Sitz in Deutschland um detaillierte Antworten gebeten. Die Befragung umfasst folgende Themenbereiche:

  1. Status quo des Finanz- und Rechnungswesens
  2. Digitale Zukunft des Finanz- und Rechnungswesens
  3. Status quo und Weiterentwicklung der Digitalisierung in der Abschlussprüfung
  4. Bedeutung der Digitalisierung für die Zusammenarbeit von Wirtschaftsprüfern und Mandanten
  5. PwC-Tools für die digitale Abschlussprüfung

1. Status quo des Finanz- und Rechnungswesens

Mehrheit beim Technologieeinsatz „durchschnittlich progressiv“

Nur rund ein Fünftel der Ende 2017 befragten Unternehmensentscheider hält den Technologieeinsatz im eigenen Finanz- und Rechnungswesen für sehr progressiv oder progressiv. Das war insgesamt ein Rückgang gegenüber 2016, wobei die sehr Progressiven auf niedrigem Niveau zunahmen. 53 Prozent der Ende 2017 befragten Entscheider sehen sich auf einem ähnlichen Weg wie andere Unternehmen. Das waren 6 Prozent mehr als im Vorjahr. Und wiederum 26 Prozent schätzen sich als konservativ oder sehr konservativ ein.

Das sagt PwC dazu

Der Rückgang jener Befragten, die ihr Unternehmen als „progressiv“ empfinden, und die – wenn auch leichten – Zunahmen bei „konservativ“ und „sehr konservativ“ gehen wohl auch darauf zurück, dass die digitale Revolution 2017 noch stärker in Medien und Unternehmen präsent war als zuvor.

Auch dadurch dürfte vielen Managern des Finanz- und Rechnungswesens klar geworden sein, dass ihr Unternehmensbereich viel Aufholbedarf mit neuen Technologien wie Künstlicher Intelligenz und Robotics hat.

Unklares Bild bei Technologie als Menschenersatz

Bei fast einem Viertel (24 Prozent) der befragten Unternehmen substituieren technische Systeme manuelle Tätigkeiten kaum, was einem Anstieg von lediglich 3 Prozent entspricht. 49 Prozent sehen die Substitution auf mittlerem Level zwischen „gering“ und „hoch“ (2016: 50 Prozent). Eher hoch sehen 25 Prozent die Substitution durch Technik im eigenen Finanz- und Rechnungswesen. Und der Anteil der Unternehmen, die hier „hoch“ antworteten, liegt unverändert bei nur 1 Prozent.

Das sagt PwC dazu

Dass digitale Technologien wie Künstliche Intelligenz die Menschen ersetzen, sehen wir im Finanz- und Rechnungswesen derzeit nur sehr bedingt. Denn auf Fragen wie „Wie ist das Leasingvermögen in der Bilanz abzubilden?“ gibt es bislang keine technologischen Antworten im Sinne einer vollständigen Automatisierung. Bei solchen Fragen ist eine Art der Beurteilung nötig, die bislang nur der Mensch erbringen kann. In der Unternehmenspraxis geht es heute viel mehr noch darum, die generierten Datenmassen zu verstehen und automatisch zu verarbeiten.

Übrigens werden Fragen nach der Substitution menschlicher Arbeit durch Technologien häufig unsicher beantwortet. Diese Ungewissheiten führen zu teils sehr emotional geprägten Prognosen bezüglich der Substitution von Menschen durch Technologie.

2. Digitale Zukunft des Finanz- und Rechnungswesens

Mann schaut aus dem Fenster

Neue Technologien vor allem in drei Bereichen gefragt

Die befragten Unternehmen möchten neue Technologien in ganz unterschiedlichen Bereichen anwenden. Am meisten genannt haben sie die Belegerkennung (22 Prozent), die direkte Datenverarbeitung mit Kunden und Lieferanten (20 Prozent) sowie den Zahlungsverkehr (19 Prozent). In der Kommunikation – beispielsweise mit dem Wirtschaftsprüfer – sehen die Unternehmen neue Technologien zurzeit kaum.

Das sagt PwC dazu

Der Trend, neue Technologien einzusetzen, um unstrukturierte Daten wie Texte, Bilder und Sprache zu erkennen, wird sich fortsetzen. Denn hier liegt das größte Potenzial neuer Technologien. Hinzu kommen Softwareroboter, die Anomalien erkennen oder Buchungen und Transaktionen auslösen. Insgesamt ist der geplante Einsatz konkreter Anwendungen mit Zustimmungswerten von maximal 22 Prozent aus unserer Sicht sehr gering. Um dem technischen Fortschritt im Finanz- und Rechnungswesen mehr Türen zu öffnen, sind deutlich mehr Anwendungstests, Prototypen und – in diesem Zusammenhang – eine höhere Fehlertoleranz nötig. Gemeinsames Ausprobieren nach dem Prinzip „Show, don’t tell“ ist derzeit die beste Methode, um schnell von neuen Technologien zu profitieren. Und auch im direkten Austausch bieten sich Technologien z.B. Chatbots heute schon an, was vermutlich den größten Wandel für die Interaktion und die Arbeitsweise bedeutet und daher häufig noch als „Science-Fiction“ angesehen wird.

Der Use Case eines „Siri for Accounting“ erschließt sich jedoch umgehend. Ein Widerspruch, dem wir derzeit mit agilen Entwicklungen und eben Prototypen als sogenanntem Minimum Viable Product begegnen.

„Der Trend, neue Technologien einzusetzen, um unstrukturierte Daten wie Texte, Bilder und Sprache zu erkennen, wird sich fortsetzen. Hier liegt das größte Potenzial neuer Technologien.“

Prof. Dr. Rüdiger Loitz

3. Status quo und Weiterentwicklung der Digitalisierung in der Abschlussprüfung

Automatisierungsgrad von bis zu 40 Prozent scheint realistisch

70 Prozent der Ende 2017 befragten Entscheider erwarten, dass der Automatisierungsgrad in der Abschlussprüfung infolge der Digitalisierung bis 2022 zwischen 10 und 40 Prozent liegen wird. 2016 nahmen dies lediglich 58 Prozent der Befragten an. Allerdings hat sich der Prozentsatz jener Entscheider, die einen Automatisierungsgrad von mehr als 40 Prozent erwarten, von 42 Prozent im Jahr 2016 auf nunmehr 30 Prozent deutlich verringert.

Das sagt PwC dazu

Um falschen Vorstellungen vorzubeugen: Wir halten einen Automatisierungsgrad in der Abschlussprüfung von 40 Prozent für sehr hoch. Das Umfrageergebnis signalisiert, dass die Entscheider progressiv denken. Dass die Erwartung eines Automatisierungsgrads von über 40 Prozent im Vergleich zu 2016 zurückgegangen ist, hat unserer Erfahrung nach mehrere Gründe: So ist in vielen Unternehmen etwas Ernüchterung darüber eingekehrt, was Technologie heute kann.

Hinzu kommt, dass für das Finanz- und Rechnungswesen die individuelle Kommunikation mit dem Abschlussprüfer nach wie vor mindestens ebenso wichtig ist wie Effizienzgewinne durch die Automatisierung von Prüfungstätigkeiten.

4. Bedeutung der Digitalisierung für die Zusammenarbeit von Wirtschaftsprüfern und Mandanten

Deutliche Mehrheit befürwortet Datenüberlassung

70 Prozent der Ende 2017 befragten Entscheider sind bereit, ihrem Wirtschaftsprüfer Daten aus dem Rechnungswesen für Analysezwecke zu überlassen: davon 33 Prozent ohne Einschränkung, 20 Prozent nur in Teilen und 17 Prozent nur für bestimmte Analysen. Insgesamt ergibt dies ein leichtes Prozentplus gegenüber 2016. Deutlich weniger Umfrageteilnehmer als 2016 würden eine Datenüberlassung aus Datenschutzgründen komplett ablehnen.

Das sagt PwC dazu

Dem Wirtschaftsprüfer Daten zu Analysezwecken zu überlassen ist sinnvoll, weil die Prüfungsergebnisse dadurch valider werden. Zudem ermöglichen zusätzliche Daten dem Wirtschaftsprüfer zusätzliche Analysen, die dem Mandanten einen Mehrwert bringen.

PwC garantiert Mandanten einen absolut zuverlässigen und vertrauenswürdigen Umgang mit Daten.

5. PwC-Tools für die digitale Abschlussprüfung

PwC setzt sich hohe Qualitätsansprüche – auch als Wirtschaftsprüfer, auch in der Abschlussprüfung. Moderne digitale Anwendungen, die wir ständig und in enger Zusammenarbeit mit den Mandanten verbessern, ermöglichen uns immer effizientere Abschlussprüfungen. Unter anderem die folgenden digitalen Tools setzen wir bereits erfolgreich bei Mandanten ein oder entwickeln sie gerade gemeinsam mit dem Fraunhofer Institut für Intelligente Analyse- und Informationssysteme (Fraunhofer IAIS) und dem German Research Center for Artificial Intelligence.

HALO – für transparente, prüfungssichere und optimierte SAP-Systeme

PwC setzt bei der Abschlussprüfung auf das automatisierte Prüfungstool Halo, um große Datenmengen effizient zu analysieren. Halo verknüpft intelligente Auswertungsalgorithmen mit einer interaktiven grafischen Oberfläche. Halo for SAP durchleuchtet beispielsweise die Prozessabläufe und Datenflüsse in SAP-­Systemen auf mögliche Risiken. Hierfür werden Beleg- und Prozessdaten im System gelesen, strukturiert, kombiniert, analysiert und visuell aufbereitet. Weitere Halo­-Tools, etwa für den Finanzsektor und die Performance­-Analyse, sind aktuell in der Entwicklung. Halo sorgt für ein hohes Maß an Transparenz- und Prüfungs­sicherheit. Der Prüfer gewinnt ein schnelles Verständnis über die Abläufe und erkennt Risiken. Halo zeigt Potenziale zur Optimierung der Systeme und Prozesse auf.

Aura – für die Planung und Dokumentation von Prüfungsprozessen

Diese Software haben PwC-Experten aus dem weltweiten Netzwerk entwickelt. Ergänzt wird die Software durch „Aura online“. Dieses webbasierte Tool ermöglicht den Online-­Zugang zu Dokumenten. Aura-Anwender können dadurch flexibel von jedem Ort der Welt aus arbeiten. Aura unterstützt die Prüfer via definiertem Workflow dabei, Prüfungsstrategien zu entwickeln, die Prüfung zu dokumentieren und sie zu managen. Aura unterstützt den risikoorientierten Prüfungsansatz und stellt ein einheitliches Vorgehen sicher.

Connect – für den effizienten Datenaustausch bei der Abschlussprüfung

Dieses Tool optimiert und dokumentiert den Datenaustausch in Echtzeit. Die Audit-Teams erkennen mit einem Blick, welche Informationen fehlen und noch beschafft werden müssen. Das eingebaute Tracking erkennt Verantwortlichkeiten und erleichtert somit die Zusammenarbeit im Audit-Team. Der Zugriff ist ortsunabhängig über PC, Tablet und Smartphone möglich. Status-Berichte zum aktuellen Projektstand verbessern die Planung. 

RPA – für automatisierte Prozesse mittels Softwarerobotern

Mit den Tools „Halo“ und „Celonis“ hilft PwC seinen Kunden, Prozesse via Data Mining zu analysieren, Prozesskosten zu reduzieren, Planungen zu sichern, Zeit zu sparen und die Prozessqualität zu verbessern. PwC analysiert mehrere Prozesse beispielsweise bezüglich Standardisierungsgrad, Fehlerhäufigkeit oder Stammdatenqualität. Zudem unterstützen Benchmarks bei Prozessoptimierungen. Eine der effektivsten Prozessoptimierungsstrategien basiert auf Robotic Process Automation (RPA). Denn RPA­-Software übernimmt bisherige Mitarbeitertätigkeiten und automatisiert sie. Dabei nutzt sie die gleichen Systemzugänge wie die Mitarbeiter, was schnelle Implementierungen ohne Systemänderungen ermöglicht. RPA lässt sich mit selbstlernender Software ergänzen, so dass weitere Unternehmensentscheidungen datenbasiert automatisiert werden können.

GL.ai – für die sekundenschnelle Risikobewertung von Massendaten

Dieses Tool nutzt PwC, um bei der Abschlussprüfung große Datenmengen zu analysieren und Risiken zu identifizieren. Selbst für unsere erfahrensten Prüfer ist es sehr aufwendig, Profile und Verhaltensmuster jedes einzelnen Mitarbeiters bei Mandanten auf Unregelmäßigkeiten wie Fehler oder Betrug zu analysieren. Mit GL.ai übernehmen Algorithmen diese Aufgabe. Das preisgekrönte Tool analysiert Milliarden von Daten binnen Sekunden. PwC-Prüfer haben die Algorithmen entwickelt und so trainiert, dass sie den Entscheidungsprozess der Prüfer replizieren. Der Prozess wird deutlich schneller und sicherer.

Interview

Digitalisierung des Finanz- und Rechnungswesens bei der Daimler AG

Im Interview mit Robert Köthner, Chief Accounting Officer bei Daimler über den Status quo im Finanz- und Rechnungswesen bei der Daimler AG und die Zukunft der Abschlussprüfung.

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