Aus unserer Praxis: Finance Automation – Dauerbrenner Dienstleistungsverrechnung

Herausforderung der Dienstleistungs-verrechnung

Gerade in produzierenden Industrien schenken Unternehmen aufgrund der häufig vom finanziellen Volumen untergeordneten Bedeutung der Verrechnung von Konzerndienstleistungen (zu) wenig Aufmerksamkeit. Wir beobachten dies nicht nur im Mittelstand, sondern bis hin zu DAX40-Unternehmen, bei denen ebenfalls die Dienstleistungsentgelte vielfach manuell mit einfachen Tabellenkalkulationen (wie zum Beispiel MS Excel) berechnet werden. Dieser Weg ist grundsätzlich nicht zu beanstanden, sofern der manuelle Aufwand überschaubar bleibt und die durchgeführten Kalkulationen lückenlos dokumentiert sind.

Bei Einkünftekorrekturen im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen wird die resultierende Doppelbesteuerung in der Regel durch Verständigungsverfahren gelöst. Im Fall von Konzernumlagen mit einer Vielzahl von Leistungsempfängern müssten allerdings sehr viele Verfahren geführt werden. Sollte die vorliegende Doppelbesteuerung nicht höher als die Kosten für diese Verfahren sein, wird oftmals die Doppelbesteuerung als permanent hingenommen.

Nach unserer Wahrnehmung kommt es – unabhängig vom Benefit-Test – in Betriebsprüfungen insbesondere zum Aufgriff und zu Anpassungen aufgrund von

1. Mangelnder Dokumentation der Datenbasis (zum Beispiel da die aus dem ERP exportierten Daten nicht mehr nachvollziehbar sind);
2. Inkonsistenzen bei der Berechnung im Falle unterschiedlicher Leistungserbringer oder -arten;
3. Kalkulationsfehlern durch manuelle Eingriffe in die Kalkulation;
4. Unsauberer Trennung von Durchleitpositionen, Lizenzen und selbst erbrachten Leistungen (was in der Regel Quellensteuerthemen und Diskussionen über den absoluten Gewinnaufschlag nach sich zieht).

Um Korrekturen und (permanente) Doppelbesteuerung aus Konzernumlagen oder allgemeinen Dienstleistungsverrechnungen zu vermeiden und gleichzeitig manuellen Aufwand zu reduzieren, bieten sich daher Automatisierungslösungen an.

Automatisierung der Dienstleistungs-verrechnung

Um die Herausforderungen der Dienstleistungsverrechnung mittels Automatisierungslösungen zu meistern, ist es zunächst wichtig, die individuellen Anforderungen und Gegebenheiten zu identifizieren. Folgende Aspekte sollten bei der Definition der Anforderungen berücksichtigt werden:

1. Sollen Schnittstellen mit dem ERP-System für Datenextraktion und Datenimport genutzt werden, und wenn ja, wie?
2. Welche flexiblen Anpassungsmöglichkeiten werden benötigt, um die unternehmensspezifische Verrechnungspreismethodik abzubilden und einfach Veränderungen umzusetzen?
3. Welche Regeln zur Qualitätsprüfung der Daten sollen umgesetzt werden?
4. Wie werden Kalkulations- und Dokumentationsanforderungen umgesetzt?
5. Welche Ergebnisreportings werden für ein effizientes Kostenmonitoring benötigt?

Skizzierung verschiedener Automatisierungs-ansätze

Basierend auf dem individuellem Anforderungsprofil und unter Berücksichtigung des individuellen Business Cases bieten sich unterschiedliche Automatisierungsgrade an:

1. Low-Code Automatisierung: Mittels Low-Code Automatisierung (zum Beispiel Alteryx) ist es möglich, den Berechnungsprozess der repetitiven Umlagenverrechnung effizienter zu gestalten.
2. Kundenspezifische Lösungen: Individuelle Umsetzung zum Beispiel auf Basis einer Excel-VBA- oder Access-Anwendung zur Abbildung des gesamten Datenflusses von ERP-Auszug, Kalkulation bis Abrechnungssystem in einer Lösung.
3. (Cloud-)Lösungen von Drittanbietern: Fertige, adaptierbare Lösungen, welche von einer Reihe von Anbietern angeboten werden. Diese Lösungen sind in der Regel als SaaS und als Lizenzmodell erwerbbar.
4. Eingebettete ERP-/BI-Lösung: Mit Lösungen wie zum Beispiel SAP Profitability and Performance Management (PaPM) von MSG können Dienstleistungsverrechnungen vollintegriert im ERP abgebildet werden.

Die Wahl der richtigen Technologie hängt unter anderem stark von den digitalen Fähigkeiten der involvierten Mitarbeitenden sowie von der IT-Strategie des Unternehmens ab.

Gerade im Mittelstand beobachten wir zunehmend, dass die Kalkulationen von Dienstleistungsverrechnungen als sogenannter Managed Service von Beratungshäusern erbracht werden.

Fazit und Ausblick

Die digitale Transformation spielt eine immer entscheidendere Rolle, um den steigenden Effizienzanforderungen sowie wachsenden Compliance Pflichten gerecht zu werden. Die Automatisierung der Dienstleistungsverrechnung bildet einen Baustein der Digitalisierungsstrategie im Verrechnungspreisumfeld.

Durch die Automatisierung der Dienstleistungsverrechnung werden die Effizienz und Genauigkeit der Kalkulation erhöht und Fehlerquellen reduziert, bei gleichzeitig sinkendem manuellem Aufwand. Dies sorgt für eine Steigerung der steuerlichen Rechtssicherheit und Reduzierung von Tax-Cash-Out-Effekten. Zusätzlich ist die gesteigerte Kostentransparenz für steuerliche Aspekte aber auch für Controlling- und Incentivierungszwecke hilfreich.