Lohnsteuer- und Sozialversicherungsberatung

Sachzuwendungen Managed Services (SaMS)

Eine Einladung zum Essen oder zu Veranstaltungen wirft steuerliche Fragen auf, die auf dem Weg zur Tax Compliance zu lösen sind. Die steuerlich zutreffende Behandlung der Aufwendungen ist dabei ein letzter Schritt, dem ein komplexer Vorprozess von Unternehmensaktivitäten und Informationsflüssen vorgelagert ist. Mangelndes Problembewusstsein, Zuständigkeitsfragen, Prozessschwächen sowie die Komplexität und Vielfalt von Sachverhalten führt dazu, dass der Bereich der Incentives und Geschenke mit Abstand die Hitliste der Feststellungen in Lohnsteueraußenprüfungen und sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfungen anführt.

Basierend auf einer eingehenden Analyse der Vorprozesse unterstützen wir Sie laufend für jeden Anmeldezeitraum bei der Verarbeitung derartiger Sachzuwendungen einschließlich einer pauschalen Lohnversteuerung gemäß §37b und §40 EStG.

Unser Managed Service ist für Sie system- und technologieunabhängig und erfordert keine Implementierung in Ihre IT-Landschaft.

Lohnsteueraußenprüfungen und sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfungen

Unsere PwC-Expert:innen unterstützen Unternehmen dabei, etwaige Lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Risiken zu erkennen, ggf. bestehende Potentiale zu heben und agieren als Mediator:innen zwischen Ihnen und der Finanzverwaltung oder Deutschen Rentenversicherung. Sie erarbeiten mit Ihnen Handlungsalternativen oder Argumentationslinien, um diese Risiken zu verringern und Erstattungspotential zu identifizieren. Das kann in Form einer Simulation vorab oder in Vorbereitung und Begleitung einer Betriebsprüfung erfolgen. Auch bei den zunehmend technischen Herausforderungen (Digitale Lohnschnittstelle, GDPdU bzw. GoBD) in der Bereitstellung von Lohn- und Finanzdaten unterstützen unsere PwC-Expert:innen Sie mit Erfahrung und Best-Practise Ansätzen.

Lohnsteuer-/Sozialversicherungsrechtliche Health Checks und Quick Checks

Unsere PwC-Expert:innen bieten umfassende Health Checks und effiziente Quick Checks an, um Schwachstellen zu identifizieren und Ihre Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprozesse sowie -Compliance auf die Probe zu stellen. Dabei werden Ihre aktuellen Prozesse, Dokumentationen , rechtlichen Beurteilungen und vorgenommene Bewertungen analysiert, Risiken identifiziert und Potenziale für Effizienzsteigerungen gehoben. Der Umfang richtet sich stets an Ihren Anforderungen aus. Die Prüfungsmodule umfassen Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung und Sachzuwendungen, Reisekosten sowie Expatriates. Mit maßgeschneiderten Prüfungen, Untersuchungsprojekten und Handlungsempfehlungen unterstützen wir Sie dabei, gesetzliche Anforderungen einzuhalten und finanzielle Belastungen zu minimieren. Vertrauen Sie auf unsere Expertise, um Ihre Compliance zu sichern und Ihre Prozesse zukunftssicher und robust zu gestalten.

Payroll Consulting und Compliance Solutions

Die Zentralisierung oder Auslagerung der Payroll oder die Integration einer Payroll beim Erwerb von Unternehmen stellt die Payrollabteilung vor Herausforderungen in den eingespielten Prozessabläufen. Unsere Payroll-Expert:innen unterstützen mit viel Erfahrung in diese Veränderungsprozessen.

Sofern Korrekturen fehlerhafter Lohnabrechnungen erforderlich sind, führt dies zu aufwendigen und zuweilen hochkomplexen Korrekturvorgängen, insbesondere bei langjährigen Sachverhalten. Dabei könnten sowohl lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Vorschriften als auch Mitarbeiteransprüche beeinträchtigt worden sein.

Unsere PwC-Expert:innen helfen Unternehmen, lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Risiken in der Entgeltabrechnung zu erkennen, Probleme zu beheben, Prozesse zu optimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen.

Darüber hinaus unterstützen wir in- und ausländische Mandanten direkt bei der Umsetzung nationaler Entgeltabrechnungen sowie bei Shadow Payrolls in Fällen grenzüberschreitender Mitarbeitertätigkeit. Unternehmen profitieren hierbei von unserer langjährigen Expertise bei der Bewertung ausländischer Gehaltsbestandteile nach nationalem Recht, Gehaltsauteilungen und dem kurzfristigen Einrichten einer reibungslosen Lohnabrechnung. Unsere technologiegestützten best practice Ansätze ermöglichen dabei den sicheren Datentransfer hochsensibler Abrechnungsdaten und die effiziente Verarbeitung innerhalb der gesetzlichen Fristen.

Internationale Mobilität

Talentierte Mitarbeitende werden nicht mehr nur auf dem nationalen Arbeitsmarkt rekrutiert, sondern Arbeitgeber müssen auch auf dem internationalen Parkett mit innovativen und zukunftsfähigen Angeboten von sich überzeugen. Die räumliche und physische Abkoppelung der tatsächlichen Tätigkeit – sei es privat oder beruflich veranlasst – vom Ort eines Arbeitgebers auch international spielt eine immer wichtigere Rolle, womit jedoch viele steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Herausforderungen verbunden sind. Im Fokus stehen dabei nicht mehr primär die klassischen Entsendeprogramme, sondern vielmehr neue, flexible und hybride Arbeitsmodelle: Das Spektrum, das die aktuellen Trends widerspiegelt, reicht von u.a. Remote Work Abroad, Remote Hiring bis hin zu globalen Multi-Rollen von Führungskräften, Matrix-Organisationen und Digital Nomads.

Lesen Sie dazu: Evolution of Work

Um in der modernen Arbeitswelt Rechtssicherheit in allen Bereichen zu schaffen, vertreten unsere PwC-Expert:innen einen holistischen und kundenzentrierten Ansatz durch enge interdisziplinäre Zusammenarbeit erfahrener Spezialist:innen aus Lohnsteuer und Sozialversicherung, Unternehmenssteuer, Verrechnungspreise, Umsatzsteuer, Arbeitsrecht, IT und HR Advisory. Der Beratungsumfang und die Leistungsschwerpunkte reichen von der Einführung bzw. Optimierung von Prozessen und begleitenden Richtlinien und deren Implementierung, gutachterlichen Stellungnahmen, Schulungen und Workshops, steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Compliance bis hin zu digitalen Lösungen und maßgeschneiderten Tools wie dem Remote Work Assistant.

Neue Beschäftigungsformen und Freelancer

Viele Unternehmen stehen unter hohem Kostendruck. Sie versuchen dem zu begegnen, indem sie alternative Beschäftigungs- und Beschaffungsformen nutzen, z.B. freie Mitarbeitende (Freelancer), Zeitarbeit oder befristete Arbeitsverträge, Werk- und Dienstleistungsverträge.

Die PwC-Expert:innen helfen, die lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen zu lösen und rechtskonforme Prozesse zu etablieren. Zusammen mit den Kollegen von PwC Legal unterstützen wir auch bei der Erstellung der entsprechenden vertraglichen Grundlagen und Dokumentationen.

Beratung zu Unternehmens-Transformation und -Transaktionen

Bei Unternehmenstransaktionen ist das Wissen um Faktoren, die den Preis beeinflussen, für die beteiligten Parteien essenziell. Nicht zuletzt, weil die WI-Versicherungsgeber mittlerweile verstärkt eine Überprüfung der lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Haftungsrisiken fordern. Bei Due-Diligence-Prüfungen quantifizieren PwC-Expert:innen etwaige Risiken in den Bereichen Lohnsteuer und Sozialversicherung. So erhöhen sie den Informationsgrad der Verhandlungspartner und tragen zur Ermittlung eines fairen Kaufpreises bei.

Transformationsprozesse im Unternehmen, beispielsweise nach einer erfolgreichen Unternehmenstransaktion, führen auch zu wesentlichen Veränderungen in der Entgeltabrechnung und den Prozessen zur Sicherstellung von Lohnsteuer- und Sozialversicherungs-Compliance. Unsere Expert:innen aus dem Lohnsteuer- und Sozialversicherungsteam unterstützen Sie dabei, diese Veränderungen von Anfang an optimal und rechtssicher mitzugestalten und umzusetzen. Dadurch werden Haftungsrisiken und Risiken für Verantwortliche minimiert.

Vergütungskonzepte, betriebliche Zusatzleistungen und nachhaltige Mobilität

Arbeitgeber sind bestrebt, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Gestaltungsmöglichkeiten auszuschöpfen, um marktgerechte, attraktive und kosteneffiziente Vergütungskonzepte anzubieten. Das breite Spektrum der betrieblichen Zusatzleistungen, von Sonderurlaubstagen über die Kantinennutzung bis hin zur betrieblichen Altersversorgung, ist aus modernen Unternehmensmodellen nicht mehr wegzudenken. Gehaltsumwandlungen oder Modelle zur langfristigen Arbeitszeitflexibilisierung können zudem zu einer besseren Work-Life-Balance im Unternehmen beitragen und damit die „Employer Brand“ stärken.

Auch in Sachen (nachhaltige) Mobilität können Arbeitsgeber positive Akzente setzten. Mögliche Benefits für Mitarbeitende betreffen die Gestellung von Firmenwagen und Diensträdern, Elektromobilität, Angebote im Fernverkehr und ÖPNV bis hin zu flexiblen Mobilitätsbudgets. Beachtet werden sollten hierbei auch Aspekte der Nachhaltigkeit („ESG“). Die Umstellung der Fahrzeugflotte beispielsweise auf elektrisch betriebene Firmenfahrzeuge kann nicht nur die Kosten für die Unternehmen in Bezug auf Wartungskosten, Kraftfahrzeugsteuer und Tankkosten reduzieren, sondern gleichzeitig auch einen substanziellen Effekt auf die Verkehrs-Klimaziele haben.

Es gilt bei allen Zusatzleistungen jedoch den Regelungen des Gesetzgebers, der Rechtsprechung sowie den hohen Dokumentationsanforderungen gerecht zu werden. Steuerliche Verfehlungen können erhebliche haftungsrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen haben. Unsere PwC-Expert:innen überprüfen die zeitgemäße Gestaltung von Zusatzleistungen, entwickeln attraktive Lösungen und stellen Rechtskonformität sicher. Sie können zudem bei Musterformulierungen für Richtlinien oder der Überprüfung von Verträgen unterstützen.

Tax Compliance Management System (TCMS)

Die eigenen Abläufe und Verantwortungen im Unternehmen zu kennen, ist ein wesentlicher Schritt, um Potenziale zu heben und Schwachstellen zu vermeiden. Das hat auch steuerrechtliche Relevanz, wozu ein Tax Compliance Management System (TCMS) substanziell beiträgt. Ein TCMS stellt einen abgegrenzten Teilbereich eines Compliance Management Systems dar, dessen Zweck in der vollständigen und zeitgerechten Erfüllung steuerlicher Pflichten liegt. Damit dient es der Sicherstellung gesetzeskonformen Verhaltens im Steuerbereich und der Minimierung bzw. Vermeidung sowohl finanzieller als auch strafrechtlicher und Reputations-Risiken. Hierbei darf die Lohnsteuer, bei der es stets um sehr hohe Summen geht, nicht unberücksichtigt bleiben, insbesondere aufgrund ihrer Wechselwirkungen zu anderen Steuerarten, ihrer Bedeutung im Massenverfahren und der hohen (teilweise auch persönlichen) Haftungsrisiken.

Die Expert:innen aus dem Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechtsteam bringen hier ihre Best-Practice-Erfahrung in die Prüfung von Risikokontrollen und -maßnahme, die Einführung bzw. Optimierung von Prozessen und begleitenden Richtlinien bis hin zur kompletten Implementierung eines TCMS ein.