20 Prozent der Pflegeheime haben offene Forderungen in Höhe von mindestens 100.000 Euro / Im Schnitt investieren Pflegeeinrichtungen rund einen Arbeitstag pro Woche in die Bearbeitung offener Posten / Lediglich die Hälfte arbeitet konsequent mit einem standardisierten Forderungsprozess / Einrichtungen müssen trotz angespannter Finanzlage dringend neue Kapazitäten schaffen: Bis zum Jahr 2050 fehlen 275.000 Pflegeplätze
Düsseldorf, 12. Juni 2026
Pflegeheime in Deutschland stehen unter großem finanziellen Druck: Die wirtschaftliche Tragfähigkeit vieler Einrichtungen wird durch hohe Außenstände belastet. Jedes fünfte Pflegeheim hat offene Forderungen im sechsstelligen Bereich, also ab 100.000 Euro. Damit steigt die Gefahr von Insolvenzen in der stationären Altenpflege. Liquiditätsengpässe entstehen vor allem durch Zahlungsverzögerungen und ineffiziente Prozesse auf Seiten der Kostenträger, sodass die Einrichtungen laufende Personal- und Sachkosten über längere Zeit vorfinanzieren müssen. In dieser Situation wird ein aktives Forderungsmanagement zu einem Schlüssel für Wirtschaftlichkeit. Das sind zentrale Ergebnisse der Studie „Liquiditätsprobleme von Pflegeheimbetreibern und ihre Ursachen“ von PwC Deutschland und Strategy&, der globalen Strategieberatung von PwC. Für die Studie wurden mehr als 100 deutsche Pflegeheimleitungen befragt.
Der Mangel an Pflegeplätzen wird sich zuspitzen
Liquiditätsengpässe sind in der stationären Altenpflege weit mehr als ein betriebswirtschaftliches Problem. Vielmehr gefährden sie die Versorgung. Denn die angespannte Wirtschaftslage trifft die Heime in einer Phase, in der es immer mehr Menschen mit Pflegebedarf gibt: Die Zahl der Pflegebedürftigen über 80 Jahre wird von derzeit rund 2,8 Millionen auf 4,4 Millionen im Jahr 2050 wachsen. Die rechnerische Unterdeckung wird sich bis 2050 auf circa 275.000 Pflegeplätze belaufen, was etwa 3.500 Pflegeheimen entspricht.
„Es ist klar absehbar, dass die Einrichtungen mit dem Angebot an stationären Pflegeplätzen nicht nachkommen können, weil die Voraussetzungen für deren Ausbau fehlen. Die wirtschaftliche Attraktivität zum Betrieb von stationären Pflegeeinrichtungen hat spürbar abgenommen; die Zahl der insolvenzbedingten Schließungen ist stark gestiegen. Das hat unmittelbare Folgen für die Versorgungssicherheit.“
Pflegeheime als Vorfinanzierer eines ineffizienten Systems
In dieser Situation wird eine gute Liquiditätssteuerung zum zentralen Schlüssel für Pflegeeinrichtungen. Die Häuser stehen aktuell vor einer komplexen Situation: Sie finanzieren sich auf der Basis von mehreren Kostenträgern – dazu zählen die Pflegeversicherung sowie Sozialhilfeträger und Selbstzahler. Die Zahlungen der verschiedenen Träger müssen zusammengeführt und zugeordnet werden. Viele Forderungen werden allerdings erst Monate nach Leistungserbringung beglichen.
„Dadurch müssen die Pflegeheime in Vorleistung gehen und laufende Kosten zwischenfinanzieren. Dieser Liquiditätsengpass belastet in Zeiten von stark steigenden Personal-, Sach- und Finanzierungskosten selbst Häuser, die eigentlich wirtschaftlich tragfähig sind.“
Sozialämter stellen das größte Liquiditätsrisiko dar
Besonders groß sind die Probleme in der Zusammenarbeit mit Sozialämtern, die Hilfe zur Pflege leisten. So sagen 55 Prozent der befragten Heimleitungen, dass die Sozialämter die höchsten offenen Posten aufweisen. Für Verzögerungen bei den Zahlungen sorgen vor allem fehlende Unterlagen und Nachweise (60 Prozent), gefolgt von unklaren Zuständigkeiten und Kostenträgerwechseln (45 Prozent). Zum Teil dauert die Bearbeitung zwischen sechs und zwölf Monaten, in Einzelfällen sogar bis zu mehreren Jahren. Dadurch entstehen für Pflegeheime Vorfinanzierungen über lange Zeiträume, die ihnen erheblich zusetzen.
Etwas entspannter ist die Situation in der Zusammenarbeit mit Pflegekassen: Lediglich 20 Prozent der Heimleitungen nennen sie als Träger mit den höchsten offenen Posten (OPOS). Dennoch verursachen auch die Pflegekassen hohen Verwaltungsaufwand, insbesondere bei Zahlungszuordnungen, Anpassungen und Abrechnungskorrekturen. Auf Seiten der Bewohner:innen und deren Angehörigen ist die Lage ebenfalls weniger angespannt als bei den Sozialämtern – 25 Prozent der Befragten identifizieren Selbstzahler als die Gruppe mit den höchsten offenen Posten. Diese Gruppe verursacht allerdings auch Verwaltungsaufwand, vor allem durch zahlreiche Einzelfälle und hohen Kommunikationsbedarf.
Der Forderungsprozess kostet viel Arbeitszeit
Gerade weil der bürokratische Aufwand enorm hoch ist, bindet die Bearbeitung offener Posten viel Arbeitszeit, die den Einrichtungen an anderer Stelle fehlt. Im Schnitt liegt dieser Wert bei durchschnittlich rund einem Arbeitstag (8,3 Stunden) pro Einrichtung und Woche. Der Arbeitsaufwand ist auch deshalb hoch, weil knapp die Hälfte der Pflegeheime (46 Prozent) keinen standardisierten Forderungs- und Mahnprozess konsequent umsetzt.
„Der hohe Bürokratieaufwand führt häufig dazu, dass Fälle liegenbleiben, Fristen verpasst werden und Eskalationen zu spät erfolgen.“
Aktives Forderungsmanagement braucht umfassende Digitalisierung
Was können Pflegeeinrichtungen tun, um ihr Forderungsmanagement zu verbessern und so ihre Liquidität zu erhöhen? Ein kurzfristiger Hebel liegt darin, einen verbindlichen Standardprozess für offene Posten zu etablieren – vom Prüfen des Zahlungseingangs bis zur Mahnung. Ebenso ist es sinnvoll, einheitliche Fallakten für alle Bewohner:innen zu erstellen, damit Unterlagen vollständig vorliegen, und offene Posten systematisch zu priorisieren, etwa nach Betragshöhe.
Mittelfristig reicht es allerdings nicht aus, die Abläufe manuell besser zu organisieren.
„Der eigentliche Hebel liegt in einer durchgängig digitalen Bearbeitung von Abrechnung, Forderungsmanagement und Zahlungszuordnung.“
Die Leitungen von Pflegeheimen sind an digitalen Abläufen sehr interessiert: 52 Prozent wünschen sich vor allem eine erleichterte Zahlungszuordnung, gefolgt von Forderungsübersichten mit Abgleich zwischen Pflegesystem und Finanzbuchhaltung, digitalen Fallakten und automatisiert erzeugten Schreiben. Eine umfassende Digitalisierung der Prozesse schließt die Steuerung in einem digitalen Cockpit, die Automatisierung der Zahlungszuordnung und digitale Schnittstellen zu externen Partnern ein.
„Wenn die Einrichtung auch nach außen digital angebunden ist, wird Digitalisierung zu einem echten Liquiditätshebel.“
Zur Studie
„Liquiditätsprobleme von Pflegeheimbetreibern und ihre Ursachen“
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