Liquidität muss zum strategischen Thema in Pflegeheimen werden
Die stationäre Altenpflege in Deutschland arbeitet in einem komplexen Spannungsfeld: Die wirtschaftliche Tragfähigkeit vieler Pflegeheime ist durch Kostensteigerungen und ausbleibende Zahlungen seitens der Kostenträger gefährdet. Gleichzeitig steigt die Nachfrage nach Pflegeplätzen stetig – bis zum Jahr 2050 entsteht eine Versorgungslücke von rund 275.000 Pflegeplätzen. In dieser Lage wird Liquidität zu einem Schlüssel für erfolgreiches Wirtschaften. Doch das Potenzial eines aktiven Liquiditäts- und Forderungsmanagement schöpfen die Einrichtungen bei weitem nicht aus: Jedes fünfte Heim hat derzeit offene Forderungen im sechsstelligen Bereich ab 100.000 Euro. Das ist mehr als ein betriebswirtschaftliches Problem, denn finanzielle Engpässe können die Versorgung bedrohen. Wie können Pflegeheime in diesem Spannungsfeld agieren und Liquidität zu einem strategischen Thema machen? Wie sieht die aktuelle Lage aus und womit kämpfen die Einrichtungen am meisten? Antworten finden sich in der Studie „Liquiditätsprobleme von Pflegeheimbetreibern und ihre Ursachen“, für die PwC Deutschland und Strategy&, die globale Strategieberatung von PwC, mehr als 100 Pflegeheimleitungen befragt hat.
„Pflegeheime in Deutschland stehen unter erheblichem Liquiditätsdruck, auch weil Kostenträger verspätet zahlen. Das hat unmittelbare Folgen für die Versorgungssicherheit: Wenn Einrichtungen ihr Angebot einschränken oder ganz schließen müssen, vergrößert sich die Schere zwischen dem wachsenden Bedarf an Pflegeplätzen und tatsächlichen Kapazitäten weiter.“
Die Studie im Überblick
Liquiditätsengpässe sind Gefahr für die stationäre Altenpflege
Die Zahl der Menschen über 80 Jahre mit Pflegebedarf in Deutschland wächst rasant: Bis zum Jahr 2050 wird sie von derzeit rund 2,8 Millionen auf 4,4 Millionen ansteigen. Dadurch entsteht eine Versorgungslücke von etwa 275.000 Pflegeplätzen, was 3.500 Pflegeheimen entspricht. Sollte es den Einrichtungen in den kommenden Jahren nicht gelingen, sich wirtschaftlich tragfähig aufzustellen, ist die Versorgung akut gefährdet.
Kostenträger sorgen für Unterdeckung durch verspätete Zahlungen
Das Problem vieler Pflegeheime sind nicht die berechtigten Forderungen, die sie an die Kostenträger Pflegeversicherung, Sozialhilfeträger und Selbstzahler richten. Vielmehr leiden die Einrichtungen unter systemischen Verzögerungen bei Leistungserstattungen und Zahlungseingängen. Dadurch sind die Häuser gezwungen, laufende Kosten über längere Zeiträume vorzufinanzieren. Das kann selbst Heime belasten, die eigentlich wirtschaftlich erfolgreich sind. In 20 Prozent der Einrichtungen sind sechsstellige Beträge gebunden, die als Forderung erfasst, aber nicht verfügbar sind. Gebundene Mittel reduzieren die finanzielle Flexibilität und Planbarkeit.
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Liquiditätsprobleme von Pflegeheimbetreibern und ihre Ursachen
Verspätete Zahlungen sorgen für viel Bürokratie
Für Pflegeeinrichtungen entsteht dadurch erheblicher Verwaltungsaufwand. Die Bearbeitung offener Posten bindet pro Woche und Heim im Schnitt etwa einen Arbeitstag (8,3 Stunden) – Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Umso wichtiger ist es, dass Einrichtungen ihren gesamten Forderungsprozess professionalisieren. Gerade in diesem Bereich gibt es derzeit aber noch erhebliche Schwächen: 46 Prozent der Befragten setzen einen standardisierten Forderungs- und Mahnprozess nicht konsequent um. Dadurch bleiben Fälle oftmals liegen und Fristen werden verpasst.
Kurzfristige Lösung: Verbindlichen Standardprozess etablieren
Ihr Liquiditätsmanagement können Pflegeheime nur dann verbessern, wenn sie den gesamten Prozess in den Blick nehmen – von der Leistungserfassung bis zur Klärung von Zahlungseingängen. Kurzfristig ist es sinnvoll, einen verbindlichen Standardprozess für offene Posten aufzustellen, der für die gesamte Organisation verbindlich gilt. Darin ist auch festgehalten, wer den Zahlungseingang prüft und wann weitere Schritte eingeleitet werden. Ebenso ist es ratsam, für alle Bewohner:innen einheitliche Fallakten mit standardisierten Inhalten anzulegen.
Mittelfristige Lösung: Die Digitalisierung vorantreiben
Mittelfristig reichen solche manuellen Lösungen allerdings nicht aus. Vielmehr ist es notwendig, eine durchgängig digitale Bearbeitung von Abrechnung, Forderungsmanagement und Zahlungszuordnung zu ermöglichen. Das Interesse von Heimleitungen daran ist groß – 52 Prozent wünschen sich in erster Linie eine erleichterte Zahlungszuordnung. Eine umfassende Digitalisierung schließt auch digitale Schnittstellen zu externen Partnern wie Kostenträgern ein. Nur so kann sie zu einem echten Liquiditätshebel werden.
3 Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung im Forderungsmanagement
- Bei einem konkreten Liquiditätsproblem beginnen
- Typische Medienbrüche vermeiden
- Schnittstellen digital anschlussfähig gestalten
Bei einem konkreten Liquiditätsproblem beginnen
Ein aktives Forderungsmanagement braucht eine konsequente Digitalisierung. Dafür sollten Einrichtungen bei einem konkreten Problem ansetzen, zum Beispiel der Zahlungszuordnung, der Avisverarbeitung oder der Bearbeitung von offenen Fällen mit Klärungsbedarf. Eine flächendeckende IT-Modernisierung ohne Engpassbezug ist hingegen nicht zielführend – wirksam wird Digitalisierung erst, wenn sie konkrete Prozessschritte spürbar verbessert.
Typische Medienbrüche vermeiden
Digitale Lösungen zeigen erst dann ihr volles Potenzial, wenn sie ohne Medienbrüche in bestehende Abrechnungs- und Buchhaltungsabläufe integriert werden. Hingegen verlagert eine digitale Schnittstelle, deren Ergebnisse anschließend manuell übertragen werden müssen, den Aufwand lediglich.
Schnittstellen digital anschlussfähig gestalten
Der größte Mehrwert entsteht, wenn digitale Schnittstellen Informationen übertragen und gleichzeitig Folgeschritte in der Bearbeitung offener Posten auslösen. Das sorgt für mehr Transparenz und reduziert den Verwaltungsaufwand. Ein Best-Practice-Beispiel für ein solches Vorgehen ist die Digitalisierung des Pflegeanbieters Alloheim, der die Zusammenarbeit mit den AOK-Pflegekassen durch eine direkte Schnittstelle neu gestaltet hat.
„Eine aktive Liquiditätssteuerung wird für Pflegeheime immer wichtiger. Wenn berechtigte Forderungen erst Monate verspätet beglichen werden, müssen die Einrichtungen für laufende Personal- und Sachkosten in Vorleistung gehen. Das belastet selbst Häuser, die eigentlich wirtschaftlich tragfähig sind.“
Marcus Steffen Bauer,Partner Public Health bei Strategy& DeutschlandJetzt herunterladen
Liquiditätsprobleme von Pflegeheimbetreibern und ihre Ursachen
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Die Methodik
Für die Studie wurden mehr als 100 Heimleitungen stationärer Pflegeeinrichtungen in Deutschland mittels strukturiertem Fragebogen zu Liquiditätslage, Treibern offener Posten und gewünschten Lösungsansätzen befragt. Ergänzt wurden die Ergebnisse durch Experteninterviews sowie Auswertungen öffentlich verfügbarer Markt- und Pflegeheimdaten.
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