Die elektronische Personalakte – Effizientes und sicheres HR-Management hilft Personalleitern im öffentlichen Sektor

08 Oktober, 2020

Personalakten sind eines der wichtigsten Elemente in der Personalwirtschaft: Sie versammeln alle Unterlagen zu Mitarbeitern in Institutionen des Öffentlichen Sektors und privatwirtschaftlichen Unternehmen. Dazu zählen Bewerbungsunterlagen inklusive Lebenslauf, Zeugniskopien, Anschreiben, aber auch Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen.

Da die Personalakte sensible Daten umfasst, sind die enthaltenen Informationen besonders schützenswert. Lesen Sie im Folgenden, inwiefern eine elektronische bzw. digitale Personalakte („E-Akte“) die Datensicherheit erhöhen kann – und welche Vorteile sie Behörden und kommunalen wie privatwirtschaftlichen Unternehmen darüber hinaus bietet.

Personalverwaltungsprozesse effizient und kostensparend gestalten

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Stephan Weber

Stephan Weber
Director bei PwC Deutschland
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Personalakten in Papierform sind gerade im Öffentlichen Sektor noch weit verbreitet. Klar ist aber, dass sie gegenüber digitalen Personalakten einige Nachteile haben: Sie nehmen viel Raum ein und erschweren die Ablage sowie die Suche von Dokumenten. Außerdem können sie nur von einem Ort aus eingesehen werden. Und besonders kritisch: Gehen Akten in Papierform einmal verloren, sind die in ihnen enthaltenen Daten in der Regel für immer verloren. Die elektronische Personalakte bietet demgegenüber entscheidende Vorteile. 

Lesen Sie im Folgenden,

  • wie Sie mit der elektronischen Personalakte Zeit, Platz und Kosten sparen,
  • wie Sie mit der E-Personalakte die Datensicherheit erhöhen und Fehler vermeiden,
  • welche Compliance-Anforderungen es bei der Einführung zu beachten gilt,
  • wie PwC Sie bei der Umstellung auf die E-Akte unterstützt.

Unternehmen und Behörden benötigen für die Aktenaufbewahrung Archivräume. Mit zunehmender Mitarbeiteranzahl wächst die Aktenmenge – mitunter so stark, dass dafür zusätzliche Räume erforderlich werden. Mit einer digitalen Personalakte entfällt dieser enorme Platzbedarf. Hinzu kommt, dass die E-Akte Zeit spart. Denn wenn Dokumente digital erzeugt werden, lassen sie sich schneller ablegen – oft mit nur wenigen Klicks. 

Auch lassen sich E-Akten viel einfacher einsehen: Insbesondere bei räumlich verteilten kommunalen Unternehmen und Behörden lässt sich viel Zeit sparen, weil sich die Akte von unterschiedlichen Orten aus gleichzeitig öffnen lässt.

So entfallen Kosten für Dokumententransporte, die Aktensuche oder Botengänge. Personalverwaltungsprozesse werden damit deutlich effizienter, da auch die Möglichkeit eines Self-Services für die Mitarbeiter besteht. Auf diese Weise können sie direkt Einsicht in die eigene E-Akte nehmen.

E-Akten erhöhen die Sicherheit

Oftmals gelten Personalakten in Papierform als besonders sicher, weil etwa Zugriffe durch angeschlossene IT-Systeme nicht möglich sind. Dem stehen jedoch andere Risiken gegenüber, die Behörden und kommunale Unternehmen unserer Erfahrung nach mitunter unterschätzen. Insbesondere ist die Gefahr groß, dass analoge Akten abhandenkommen – insbesondere, wenn sie nur einmal existieren. Gehen wichtige Akten mit sensiblen Daten verloren, kann dies rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben. 

Demgegenüber sind die Sicherheit und die Verlässlichkeit der Informationen bei E-Akten deutlich höher. Voraussetzung ist ein leistungsfähiges Internes Kontrollsystem (IKS). Es hilft beispielsweise dabei, Fehler in den Personalverwaltungsprozessen zu vermeiden und unberechtigte Zugriffe zu vermeiden.

Compliance-Anforderungen beachten

Apropos Sicherheit: Bei der Umstellung der Personalakten von der Papierform in digitale Formate gilt es, wichtige Compliance-Anforderungen zu beachten. Dazu zählen insbesondere die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) sowie die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

So sieht die EU-DSGVO etwa Transparenz- und Informationspflichten gegenüber Betroffenen vor und verlangt Maßnahmen zur Sicherung personenbezogener Daten. Sie müssen sicherstellen, dass die Daten richtig und vollständig sind. Außerdem müssen Sie Vertraulichkeit gewährleisten.

Digitale Personalakte: Wesentliche Vorteile auf einen Blick

Erhöhte Sicherheit

  • Verarbeitungssicherheit der IT- Systeme durch Sicherstellung der Integrität und Verfügbarkeit der Daten gewährleisten
  • Verlässliches internes Kontrollsystem (IKS) hilft, Fehler zu vermeiden
  • Hohe Verlässlichkeit der Informationen für die interne und externe Kommunikation

Verbesserte Aktenstrukturierung

  • Archivraum einsparen
  • Systematische und einheitliche Ablagestruktur
  • Vermeidung von Mehrfachaktenführung
  • Vermeidung des Verlustes von Dokumenten

Vereinfachte Akteneinsicht

  • Schneller Zugriff auf Dokumente
  • Vereinfachung des Zugangs zur Personalakte, insbesondere bei räumlich verteilten Unternehmen (dezentrale Organisation)
  • Beschränkung des Zugriffs auf berechtigte Personen (Berechtigungskonzept)
  • Direkter und paralleler Zugang zur Personalakte durch mehrere Berechtigte

Abläufe/Prozesse

  • Sichere, effiziente, ordnungsgemäße und nachvollziehbare Geschäftsprozesse etablieren
  • Unterstützung und Optimierung der Personalverwaltung/-prozesse
  • Schnellere Prozessabläufe
  • Vermeidung von Dokumententransporten
  • Keine Aktensuche oder Botengänge
  • Beschleunigung der Aktenablageprozesse
  • Direkte Ablage digital erzeugter oder eingegangener Dokumente
  • Vermeidung von Medienbrüchen

PwC-Unterstützung in 6 Schritten: Vom Konzept bis zur Umsetzung

Zunächst helfen Ihnen unsere Experten dabei, die Rahmenbedingungen zu schaffen und zu evaluieren, etwa durch Anforderungsmanagement, Testmanagement und Risikoberichterstattung. 

In der zweiten Phase erstellen wir gemeinsam mit Ihnen die fachlichen und technischen Konzepte für die Einführung der E-Personalakte. Und in einem dritten Schritt unterstützen wir Sie dabei, die Konzepte umzusetzen. In der vierten Phase testen wir das System: Treten Fehler auf? Wie reagieren die Nutzer auf Software und Prozesse? In einem fünften Schritt unterstützen wir Sie, in Form von Trainings den Umgang mit der elektronischen Personalakte zu vereinfachen. In sechsten und letzten Schritt unterstützen und beraten wir Sie beim Betrieb des neuen Programms – auf Wunsch auch fortlaufend.

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Stephan Weber

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Director, PwC Germany

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