IT-Sourcing
Erfolgreiche IT-Beschaffung in allen Details
Eine professionelle Beschaffung von IT-Systemen und IT-Dienstleistungen über externe Anbieter (IT-Sourcing bzw. -Outsourcing) ist in vielen Unternehmen erprobte Praxis. Sie ist relevanter denn je, seit die digitale Transformation alle Gesellschaftsbereiche erfasst. Dennoch zeigen Untersuchungen von PwC, dass 80 Prozent aller IT-Organisationen, die Outsourcing planen, eine ausreichend dokumentierte, aus den Business-Zielen abgeleitete Strategie dafür fehlt. Fundierte Make-or-Buy-Entscheidungen setzen jedoch eine Strategie voraus.
In über 60 Prozent der IT-Sourcing-Verfahren ist auch der Umfang unzureichend beschrieben. Folglich sind eingegangene Angebote ungenau und kaum miteinander vergleichbar. Entsprechend schwierig gestaltet sich die Vertragsgestaltung. Später ist oft auch das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Kooperationsqualität ernüchternd.
Herausforderungen wie diese meistern Sie in Zusammenarbeit mit den IT-Sourcing-Experten von PwC. Wir beraten Sie bei der Festlegung der richtigen Fertigungstiefe, kennen die verschiedenen Service Provider, IT-Sourcing-Modelle mit ihren spezifischen Vor- und Nachteilen – und wissen, wie Sie Ihre Service Provider effizient steuern können. Zudem kalkulieren und evaluieren wir Ihre Sourcing-Cases und empfehlen auch „Rückholaktionen“ bestimmter Services in die eigene Organisation.
Lesen Sie weiter, um unsere praxisbewährte IT-Sourcingberatung kennenzulernen. Sprechen Sie uns gerne an. Wir freuen uns auf Sie.
Kompetenz und Verlässlichkeit in sechs Phasen
Wir begleiten Sie bei der effizienten Planung, Steuerung und Kontrolle Ihres Outsourcings von IT-Systemen und übernehmen Verantwortung in 6 Phasen, zu denen Sie unten Details erfahren.
PwC unterstützt Sie in diesen Bereichen
- 1. Strategie
- 2. Machbarkeit
- 3. Ausschreibung/Vertrag
- 4. Transition
- 5. Transformationsoptimierung
- 6. Vertragsende/Neubewertung
1. Strategie
Mit Blick auf die Strategie geht es vor allem darum, Rahmenbedingungen zu erfassen, strategische Ziele festzuschreiben, Optionen zu bewerten, die Fertigungstiefe festzulegen und eine IT-Sourcing-Roadmap zu erarbeiten. Gemeinsam mit Ihnen beantworten wir dafür Detailfragen wie diese:
- Wie beeinflusst Ihre Business-Strategie Ihre IT-Systeme?
- Welche Ziele möchten Sie durch das Outsourcing von IT erreichen?
- Welche Kernkompetenzen und -funktionen sollen in Ihrer Organisation verbleiben?
- Wo liegt die für Ihr Unternehmen optimale Fertigungstiefe?
- Welche Rahmenbedingungen müssen Sie beachten?
- Welche Modelle bieten die größten Vorteile für Ihre Anforderungen?
- Wo haben Sie internes Optimierungspotenzial?
2. Machbarkeit
IT-Organisationen müssen ihr Sourcing-Vorhaben detailliert vorbereiten, um es erfolgreich zu realisieren. Das beginnt in der Machbarkeitsphase. Hier entwickeln wir einen Business Case, definieren Erfolgskriterien, analysieren Risiken und beschreiben Leistungsbeziehungen. In dieser Phase machen wir Sie “ready-for-sourcing” für Ihre IT-Leistungen und beantworten folgende Fragen dafür:
- Welche Risiken ergeben sich für Ihre Organisation und wie reduzieren Sie die Risiken?
- Wie können Sie den Erfolg der Transformation Ihres Sourcings messen?
- Sind die beteiligten Unternehmensbereiche auf das Thema vorbereitet?
- Wie können Sie Service Provider transparent und zielorientiert steuern?
- Wie effektiv und effizient ist Ihr derzeit bezogener IT-Service?
- Erreichen Sie erwünschte Vorteile auch mit derzeitigen Dienstleistern?
- Ist der Business Case wirtschaftlich sinnvoll?
3. Ausschreibung/Vertrag
In mehr als 60 Prozent aller Sourcing-Verfahren ist der Umfang unzureichend beschrieben. Folglich streuen die eingereichten Angebote zu stark und sind schwer vergleichbar. Die Anbieterauswahl und die Vertragserstellung sind dann schwierig. Auf der Ebene „Ausschreibung/Vertrag“ erstellen wir mit Ihnen Ausschreibungsunterlagen, wählen Bieter aus, bereiten die Due Diligence vor und begleiten diese, erarbeiten mit Ihnen Verhandlungsstrategien und unterstützen Sie bei Vertragsverhandlungen. Dabei stehen die folgenden Fragen im Mittelpunkt:
- Sind Ihre Anforderungen realistisch und zielgenau?
- Welche Anbieter erfüllen die Anforderungen Ihrer Organisation?
- Wie beschleunigen Sie den Ausschreibungsprozess?
- Wie bewirken Sie Verbesserungen von Anfang an in der Sourcing-Beziehung?
- Wie stärken Sie Ihre Verhandlungsposition, damit Sie bessere Konditionen erhalten?
4. Transition
Bei 95 Prozent aller Transitionsprojekte entstehen bei IT-System-Nachfragern und IT-System-Anbietern gleichermaßen Aufwände, die über den ursprünglich geplanten Zeit- und Finanzbudgets liegen. Auf beiden Seiten sind die häufigsten Ursachen dafür fehlende Erfahrung sowie zu knappe Ressourcen bei der Vorbereitung und Durchführung des Themas. Deshalb geht es in der Transitionsphase vor allem darum, angemessene Ressourcen für die Veränderungen bereitzustellen, einen Governance-Rahmen zu etablieren, Mitarbeiterübergänge zu begleiten und den Business Case fortzuschreiben. Hierfür sind unter anderem diese Fragen relevant:
- Wie planen Sie Mitarbeiter- und Assetübergänge an IT-Dienstleister?
- Wie stellen Sie einen optimalen Wissenstransfer zum Anbieter sicher?
- Wie schaffen Sie es von Beginn an, den IT-Dienstleister zu steuern?
- Wie stellen Sie Ihren Geschäftsbetrieb während der Veränderungen sicher?
- Wie verbinden Sie ausgelagerte Prozesse nahtlos mit Ihren internen Abläufen?
5. Transformationsoptimierung
Nur bei 14 Prozent der Outsourcing-Projekte sind die Entscheider mit ihrem Outsourcing sehr zufrieden. Deshalb geht es in der Phase der Transformationsoptimierung vor allem darum, die langfristigen Ziele und Optimierungen, die zu Beginn definiert wurden, Realität werden zu lassen. Nur so kann die Sourcing-Beziehung für den Kunden und den Dienstleister langfristig erfolgreich sein. In diesen Zusammenhängen beantworten wir mit Ihnen Fragen wie diese:
- Woran erkennen Sie, ob das IT-Sourcing-Modell – an den vorab definierten Zielen gemessen – funktioniert?
- Ist der ursprüngliche Business Case noch aktuell oder braucht er Veränderungen?
- Werden die Motive für das bestehende IT-Sourcing-Modell regelmäßig überprüft und Alternativen analysiert?
- Wie können Sie Ihr Modell bezüglich Qualität, Leistung und Supplier Relationship Management verbessern?
6. Vertragsende/Neubewertung
In nur 58 Prozent aller IT-Sourcing-Verträge prüft die IT-Abteilung am Vertragsende die IT-Sourcing-Strategie, um sie eventuell zu verändern und/oder den IT-Sourcing-Vertrag aufzulösen. 25 Prozent der Verträge werden ungeprüft und automatisch verlängert. Für 17 Prozent erfolgt generell eine Neuausschreibung. Um Folgeverträge zu optimieren, beantworten wir mit Ihnen als Kunden nun Fragen wie diese:
- Sind die Kosten Ihres bisherigen Anbieters gerechtfertigt oder sollten sie sinken?
- Inwieweit hat die bisherige IT-Sourcing-Strategie Ihre ursprünglichen Ziele erreicht?
- Wie können Sie Ihre Vertragsbeziehung zum Anbieter optimieren und was sind die Gründe für Unzufriedenheit?
- Welche Handlungsoptionen gibt es und welche sollten Sie umsetzen?
- Zu welchen Konditionen sollte der Vertrag verlängert und wie ein Vertragsende vorbereitet werden?
- Wie sollten Sie den Übergang auf einen neuen Anbieter planen?
Mehr als 100 Expertinnen und Experten allein in Deutschland
Wenn Sie PwC als Beratungspartner für Ihr IT-Sourcing-Vorhaben wählen, haben Sie Zugriff auf die umfassende Erfahrung von mehr als 100 hochqualifizierten Expertinnen und Experten allein in Deutschland – und von über 1000 weltweit.
Zudem schätzen unsere Kunden den ganzheitlichen PwC-Ansatz „From Strategy through Execution“, weil dieser Ansatz garantiert, dass wir sie mit strategischer, technischer, operativer, juristischer, steuerlicher und regulatorischer Expertise unterstützen. Unser Best Practice-Ansatz hat sich bereits in hunderten IT-Sourcing-Projekten bewährt. Und wir verbessern ihn ständig.
Der Sourcing-Trend geht weiter
Die IT-Studie „Sourcing 2018“, an der PwC beteiligt war und für die über 350 Unternehmen in Deutschland über ihren Status quo und über ihre Erwartungen an IT-Sourcing befragt wurden, ergab mit Blick auf das Jahr 2023 unter anderem folgende Ergebnisse:
- 81 % der befragten Organisationen gehen davon aus, dass sie bis 2023 mindestens Teile ihrer IT ausgelagert haben werden.
- 62 % der Unternehmen gehen davon aus, dass sie ihre IT-Landschaft „onshore“ auslagern, also an Anbieter in ihrer Nähe.
- Mehr als 90 % der Unternehmen, die bereits IT-Outsourcing nutzen, arbeiten mit mehr als einem Dienstleister zusammen.
Agile Tendering: Mit Co-Creation-Sessions zum passenden IT-Partner
Aufwändige Ausschreibungsverfahren bremsen Ihre zeitkritischen IT-Projekte aus? Die Wahl des richtigen Geschäftspartners gleicht der Suche nach der Nadel im Heuhaufen? Lösen Sie die Blockade durch Agile Tendering. Unser Whitepaper zeigt, wie die iterative Ausschreibungsmethode Ihnen hilft, die Beschaffung zu erleichtern und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
IT Sourcing und Service Delivery: Ankommen in der neuen Normalität
Die COVID-19-Pandemie hat die IT-Beschaffung und die IT-Servicebereitstellung von heute auf morgen vor neue Herausforderungen gestellt. Um künftig besser auf kurzfristige Veränderungen und Krisen zu reagieren, müssen CIOs die IT flexibler gestalten. Unser Point of View zeigt, wie Sie die IT-Lieferkette nachhaltig optimieren können und damit mittel- bis langfristige Investitions- und Innovationsziele erreichen.
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„Insbesondere die immer populäreren Möglichkeiten von Cloud-Lösungen beschleunigen das IT-Sourcing. Unternehmen sollten es so vorbereiten und umsetzen, dass negative Überraschungen ausbleiben. PwC unterstützt Sie dabei.“
Sie haben Fragen? PwC antwortet Ihnen
- Sie möchten eine IT-Sourcing-Strategie für Ihr Unternehmen entwickeln?
- Sie suchen den am besten geeigneten Service Provider für Ihre Aufgabe?
- Sie wollen zielorientierte und rechtssichere Ausschreibungs- und Vertragsunterlagen erstellen?
- Sie wünschen sich einen praxiserfahrenen Partner, der Ihre IT-Sourcing-Umsetzung begleitet?
- Sie möchten Ihre IT-Sourcing-Strategie während und am Ende der Vertragslaufzeit unabhängig prüfen und verbessern lassen?
Informieren Sie sich bei unseren Experten, wie sie Ihnen nützen können.
Mit dem ICT Dashboard zum passenden IT-Shoring-Standort
Bei der Wahl eines passenden IT-Shoring-Standorts sind diverse Kriterien zu betrachten, die in komplexer Weise miteinander zusammenhängen, sodass hierfür qualitative Daten und Informationen benötigt werden, die den Entscheidungsprozess unterstützen. Diese Informationen sind jedoch meist nicht frei zugänglich und müssen aufwendig zusammengetragen und aufbereitet werden. Am Markt gibt es bislang kein Tool, das die relevanten Informationen und Insights konsolidiert bereitstellt. Damit Unternehmen die benötigten Informationen möglichst frühzeitig im Entscheidungsprozess über den Shoring-Standort nutzen können, haben wir bei PwC das ICT-Dashboard entwickelt. Es umfasst über 40 KPIs, die aus 15 relevanten Quellen aufbereitet wurden.
So finden Sie den richtigen Cloud-Anbieter
Ein wesentlicher Vorteil von Cloud-Computing ist der bedarfsgerechte Bezug von IT-Infrastruktur. In der Praxis lauern jedoch viele Fallstricke. Die Auswahl der Anbieter muss daher eng mit den technischen, geschäftlichen und regulatorischen Anforderungen abgestimmt werden. Hierbei gilt es, anhand eines klaren und gewichteten Kriterienkatalogs die optimalen Cloud Service Provider zu finden. Erfahren Sie jetzt, wie wir Ihnen dabei helfen, die passenden Cloud-Anbieter für Ihr Projekt zu gewinnen.
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