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COVID-19-Impfzentren im Saarland: PwC zieht Bilanz

Im Dezember 2020 hatte das saarländische Gesundheitsministerium „seine“ drei Impfzentren eröffnet. Sie sollten dazu beitragen, die COVID-19-Pandemie in den Griff zu bekommen. Ende September 2021 hat es sie planmäßig wieder geschlossen. Der große Impferfolg im Saarland kann sich sehen lassen – auch für PwC. Über maximale Agilität, glückliche Verantwortliche und wesentliche Erfolgskriterien.

Das Wichtigste in 30 Sekunden

  • 83 Prozent aller Saarländer über 18 Jahre sind vollständig geimpft.
  • Die Terminvergabe für die Impfung gegen COVID-19 hat das PwC-Team über eine technische Randomisierung nach dem Zufallsprinzip gestaltet, weil der Ansturm auf Impftermine zu Beginn einem Tsunami glich
  • Die Beteiligten haben bei ihrem Einsatz gegen das Coronavirus alles für ihre Region und ihre Mitbürger:innen getan. Die hohe gesellschaftliche Relevanz der Impfzentren zusammen mit lokaler Verbundenheit hat sie zusammengeschweißt.

Ihr Experte für Fragen

Peter Detemple

Peter Detemple
Partner im Geschäftsbereich Öffentlicher Sektor sowie Standortleiter in Saarbrücken bei PwC Deutschland
Tel: +49 681 9814-152
E-Mail

Vom Start weg eine Spitzenleistung

„Saar-Ministerium engagiert Berater für Impf-Kampagne“, lautete eine Überschrift in der Saarbrücker Zeitung vom 25. Januar 2021. Dann der Teaser: „Die Beratungsgesellschaft PwC hilft bei der Vergabe der Impftermine und bei den Abläufen in den Impfzentren.“ Und danach: ein ausführlicher Text.

Bereits am 28. Dezember 2020, mit nur einem Monat Vorlaufzeit, hatte medizinisches Personal in den drei saarländischen Impfzentren an den Standorten Saarbrücken, Neunkirchen und Saarlouis die ersten Bürger:innen gegen das Coronavirus geimpft. Damit gehörten sie zu den ersten in Deutschland, die mit der Impfkampagne begannen.

Hinzu kam im April 2021, am Ostersonntag, das ebenfalls allen Bürger:innen zugängliche Impfzentrum in der Bundeswehrkaserne Lebach. Dort wurde sogar an sieben Tagen in der Woche rund um die Uhr gegen COVID-19 geimpft. Und, genauso wichtig, die technische Vorbereitung und organisatorische Koordination der mobilen Impfteams, die als Dreier- oder Vierer-Teams in Kleintransportern überall dorthin eilten, wo nichtmobile Menschen auf ihre Impfung warteten: in Senioren- und Pflegeheimen, Kliniken, Justizvollzugsanstalten – sowie später auch in Fußgängerzonen und Einkaufszentren.

Ende September 2021, neun Monate nach dem Start, wurden die vier Standorte wieder geschlossen. PwC und sein Auftraggeber, das saarländische Gesundheitsministerium, sowie die Landkreise, die Personal und Infrastruktur gestellt haben, resümieren: Mission erfüllt!

Aufnahme vom 21.12.2020 im Impfzentrum Saarbrücken, StS Stephan Kolling, Peter Detemple, Andreas Hellenbrand und Bernd Schnabel (Stabsstellenleiter).

Rund 830.000 Corona-Impfungen hat das Personal in den vier Impfzentren verabreicht – im Schnitt knapp 3.000 pro Tag. Oder anders ausgedrückt: Das Saarland hat Mitte Oktober 75 Prozent einmal und 73 Prozent vollständig geimpft. Damit rangierte das Bundesland auf Platz zwei im gesamtdeutschen Vergleich. Nur Bremen hatte per Ende September noch mehr Corona-Impfstoff verabreicht, nachdem das Saarland  lange Spitzenreiter gewesen war.

Erschöpft, stolz und hochzufrieden

Für die Impfzentren bei PwC hauptverantwortlich waren Peter Detemple, Partner im Geschäftsbereich Öffentlicher Sektor sowie Standortleiter in Saarbrücken, und sein Kollege Andreas Hellenbrand, Director und Spezialist für Digitalisierung im öffentlichen Sektor sowie Projektleiter von PwC für das Impfprojekt.

Wenn Peter Detemple zurückblickt, wirkt er wie ein Marathonläufer nach einem Rekordlauf: erschöpft, aber glücklich.

„Ich bin in meinem Berufsleben schon einige Strecken gelaufen. Aber dieses Projekt war einzigartig für mich. Einzigartig bezüglich Agilität, gesellschaftlicher Relevanz, organisatorischer Komplexität, Geschwindigkeit und Teamwork mit dem Gesundheitsministerium sowie allen anderen Beteiligten.“

Peter Detemple, Partner im Geschäftsbereich Öffentlicher Sektor sowie Standortleiter in Saarbrücken

Andreas Hellenbrand ergänzt: „Für die Mammutaufgabe der Impfung gegen COVID-19 gab es keine Blaupause. Aber wir haben sie kreativ und erfolgreich gelöst. Ich war noch nie tiefer in eine solch fundamentale Strategie¬umsetzung involviert. Daraus können wir auch viel für kommende Projekte in ganz anderen Zusammenhängen mitnehmen.“

Sogar BILD war mit dabei

Das Medieninteresse an der Corona-Impfung im Saarland war groß. Sogar die BILD-Zeitung schaute eines Tages am Standort vorbei. Am 25. April 2021 veröffentlichte sie einen Artikel über die vom PwC-Team entwickelte, zufallsbasierte Terminvergabe – mit Peter Detemple und dem Saarbrücker Notar Kyrill Schäfer auf einem großen Foto. Detemple lacht: „Das war natürlich eine Anerkennung der besonderen Art für Berater wie mich, die sonst vor allem im Hintergrund wirken. Wir haben uns gefreut!“

Die Terminvergabe für die Impfung gegen COVID-19 hat das PwC-Team über eine technische Randomisierung nach dem Zufallsprinzip gestaltet, weil der Ansturm auf Impftermine zu Beginn einem Tsunami glich.

„Schon in den ersten vier Wochen, als der Impfstoff noch knapp war, waren zehntausende Terminanfragen über uns hereingebrochen“, erzählt Andreas Hellenbrand. „Wie soll man da gerecht verteilen? Die faire Terminvergabe nach dem Prinzip ‚gleiches Recht für alle‘ war da der einzig richtige Weg.“

Andreas Hellenbrand, Director, Spezialist für Digitalisierung im öffentlichen Sektor

Umfangreiches Aufgabenheft

Vor den Erfolgskriterien für das Projekt noch kurz zu den operativen Hauptaufgaben von PwC:

  • das Ministerium, die Landkreise und andere Beteiligte koordinieren, um den Aufbau der Impfzentren sicherzustellen – inklusive Messebau, Möblierung, Internetanbindung, Personalbeschaffung, Durchlaufpläne, Notfalllösungen und weiterer wichtiger Details,
  • die Ausrüstung der Standorte mit Hardware, lokalem Internetnetzwerk sowie mit Spezialkomponenten wie Label-Druckern und QR-Code-Scannern betreuen,
  • die Software für die Terminbuchungen und den technischen Prozess der Impfung inklusive Chatbot definieren
  • Software-Anbieter auswählen und alle Anpassungen für den Terminbuchungs- und Impfprozess im Zusammenspiel mit der Softwareentwicklung steuern,
  • sämtliche Logistik- und Kommunikationsprozesse begleiten sowie ein Callcenter auswählen und inhaltlich organisieren sowie
  • die internen und externen Prozesse kommunizieren und deren Steuerung als Teil der Stabsstelle Impfen unterstützen

Zusammenspiel mehrerer Erfolgskriterien

Und wie haben die Beteiligten das Aufgabenpuzzle unter maximalem Zeit- und Erfolgsdruck nahezu störungsfrei zusammengefügt? „Es gibt mehrere Erfolgskriterien“, sagt Projektleiter Andreas Hellenbrand. Im Folgenden sind sie skizziert.

Highspeed-Planung

Planung auf Augenhöhe mit allen noch so unterschiedlichen Beteiligten

Die Impfzentren mussten in Höchstgeschwindigkeit aufgebaut werden. Dafür legten die Beteiligten zuerst die Anforderungen fest und planten passende Maßnahmen. Neben PwC waren beispielsweise der E-Health-Spezialist Samedi für die Terminbuchungs- und Impfmanagement-Software sowie das Contact Center Teleperformance für die Hotline dabei – um nur die größten Kooperationspartner zu nennen. Hochagiles Anforderungsmanagement und eine Turbo-Übersetzung der Anforderungen in action waren das Gebot der Stunde. Drängende Fragen waren zum Beispiel: Wie sorgen wir dafür, dass das medizinische Personal der Bundeswehr an sieben Tagen pro Woche 24 Stunden pro Tag die Impfungen gegen COVID-19 kann? Und: Wie bekommen wir durch das Virus besonders gefährdete ältere Menschen auch nachts in das 24/7-Impfzentrum?

Das konnte nur mit Planung auf Augenhöhe funktionieren, wie unterschiedlich die Beteiligten auch immer waren. Dabei halfen die zwei Treffen pro Woche mit anderen Verantwortlichen in den Impfzentren sowie der tägliche Jour Fixe mit der Stabsstelle, zudem die bilaterale Klärung der Anforderungen direkt mit den Impfzentrumsleitungen, die regelmäßige Vor-Ort-Präsenz von PwC, um beim Aufbau und bei der Umsetzung hautnah dabei zu sein, aber auch der direkte Kontakt zum Chefentwickler von Samedi.

Digitale Impfakte & „Bot“

Ab der ersten Umsetzungsminute konsequent auf Digitalisierung gesetzt

Den Impfprozess haben PwC und seine Kooperationspartner voll digitalisiert: von der plattformbasierten, flexiblen Terminvergabe über den Check-in und die Impfung bis hin zum Check-out. Notwendige Personeninformationen kamen in eine digitale Impfakte, damit sie jederzeit verfügbar waren. Eine Feuerprobe für den Workflow war der abrupte Stopp des Corona-Impfstoffs von AstraZeneca. Ein besonderes Highlight war der Software-Roboter („Bot“), der in einem vereinfachten Verfahren die Impflisten großer Kliniken wie des Universitätsklinikums für die eigenverantwortliche Impfung ihres eigenen Personals maschinell verarbeitete.

Impfstatistiken gingen digital und anonymisiert an das Gesundheitsministerium, das Robert Koch-Institut (RKI) und etliche Institutionen systemrelevanter Berufsgruppen wie Bundeswehrangehörige, Lehrer:innen, Klinikpersonal und Polizist:innen.

PwC hat bei seinem Engagement zur Eindämmung der Pandemie ab der ersten Minute konsequent auf Digitalisierung gesetzt. Das hat kaum länger gedauert als vermeintlich einfachere, analoge Lösungen und sich als sehr flexibel und skalierbar erwiesen. Die optimale technische Umsetzung war die Basis dafür, dass der Workflow jederzeit funktionierte – auch unter Vollauslastung der Impfzentren. Zudem blieb ein technisches Expert:innenteam von PwC für den Vor-Ort-Einsatz verfügbar, um auch dort Hand anzulegen, wenn es nötig war.

Data Analytics & Dashboards

Eine hohe Datenqualität sichergestellt

Fehleingaben von Daten, zum Beispiel falsche Chargennummern der Corona-Impfstoffe, waren im Massenbetrieb der Impfzentren kaum vermeidbar. PwC hat sie jederzeit schnell identifiziert, die Datenbasis ständig kontrolliert, bei Bedarf auch korrigiert und die Dateneingabe und -verarbeitung permanent verbessert. Zudem trug PwC dazu bei, parallellaufende Prozesse zu optimieren. Das war auch deshalb relevant, weil das medizinische Personal verschiedene Impfstoffe parallel verabreichte.

Eine hohe Datenqualität war immens wichtig. Rohdaten aus dem Samedi-System hat PwC strukturiert, mit Data Analytics aufbereitet und in Dashboards visualisiert. Das dafür zuständige feste PwC-Team hat die Technik und Prozesse en detail beherrscht, Fehler deshalb schnell erkannt und korrigiert sowie valide Auswertungen für alle Phasen des Impfgeschehens punktgenau bereitgestellt.

24/7-Erreichbarkeit

Echtes Vertrauen und intrinsische Motivation geschaffen

PwC war für Ministerin Monika Bachmann und Staatssekretär Stephan Kolling, das Personal in den Impfzentren und für den saarländischen Impfstab quasi rund um die Uhr erreichbar und jederzeit fähig, schnell und kompetent zu helfen. Außerdem gehörte PwC zum Gesamtteam, das für die Verteilung der Impfstoffe und die Impfungen verantwortlich war. In dieser Umgebung konnte PwC kreative Ideen entwickeln, um beispielsweise mit schwankenden Verfügbarkeiten der Corona-Impfstoffe oder variierender Impfbereitschaft in der Bevölkerung umzugehen.

Unvergessliche Verbundenheit

Die Beteiligten haben bei ihrem Einsatz gegen das Coronavirus alles für ihre Region und ihre Mitbürger:innen getan. Die hohe gesellschaftliche Relevanz der Impfzentren zusammen mit lokaler Verbundenheit hat sie zusammengeschweißt.

„Man muss nicht immer einer Meinung sein. Und es hilft auch, wenn um Verbesserungen sachlich gerungen wird. Die Motivation und die Verlässlichkeit, die uns alle über Monate hinweg getragen haben, werde ich niemals vergessen.“

Peter Detemple,Partner im Geschäftsbereich Öffentlicher Sektor, Standortleiter in Saarbrücken, PwC Deutschland
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